Новости законодательства в области архивного хранения в 2026 году

Итоги 2025 года

Законопроект об электронных дубликатах

Напомню, что в декабре 2024 года законопроект об оцифровке документов планировался к рассмотрению на сессии Государственной думы Федерального собрания. Шли активные обсуждения и предположения о принятии. В итоге в 2025 году его дважды включали в план работы на сессии Государственной Думы на июнь и на декабрь, но «чуда» не произошло. Он так и не был рассмотрен. Последняя информация: законопроект включен в примерную программу на июнь 2026 года.

Мы наблюдаем за судьбой документа, но, скорее всего, он так и останется законопроектом и не приобретет другой статус. Экспертные сообщества называют его «нежизнеспособным» из-за правовых рисков фальсификаций и несоответствия логике существующих законов. Критика от силовых структур, Верховного Суда и бизнеса подчеркивает проблемы с доказательной силой электронных копий в судах и при расследованиях. Еще в конце 2023 года было предложено подготовить отдельный законопроект об электронных дубликатах вместо поправок в существующие законодательные акты. Потребность в замещающем сканировании сохраняется, решение, вероятно, придет через отраслевые нормы или новый текст, а не этот проект.

Обновленные ГОСТы по делопроизводству и архивному делу

Прошлый год принес нам два обновленных ГОСТа:

• ГОСТ Р 7.0.8–2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

Стандарт вступил в силу с 1 марта 2025 года и актуализировал информацию в сфере делопроизводства и архивного дела. В нем появилось 50 новых терминов, включая официальные определения для систем электронного документооборота, систем хранения электронных документов и «научно-технической документации». Наконец-то определились с термином «подпись». Теперь точно ознакамливаем под подпись, а «роспись» так и остается художественным украшением или письменным перечнем чего-либо. Однако разработчики исключили определение «электронный документ», оставив этот вопрос открытым для профессиональных дискуссий. Если в своих внутренних нормативных актах вы использовали термины из ГОСТа 7.0.8–2016, то вам нужно актуализировать документы.

• ГОСТ Р 7.0.97–2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

Стандарт вступил в силу 18 августа 2025 года и распространяется на оформление документов: от приказов и писем до актов и договоров. Он закрепил правило, согласно которому электронные документы оформляются по тем же нормам, что и бумажные, включая расположение реквизитов. Появился новый 31-й реквизит — QR-код для автоматизации поиска и идентификации документа в информационных системах. Введены требования к метке доверенного времени в электронных подписях — необходимо указывать дату и время подписания электронного документа электронной подписью. Закреплено требование об обязательности оформления заголовка документа, изменены наименования некоторых реквизитов. Если в оформлении своих документов вы используете данный ГОСТ, обязательно пересмотрите свои регламентирующие документы для приведения их в соответствие и внесения изменений в шаблоны.

«Странные» Рекомендации

28 ноября 2025 года был подписан приказ Росархива № 156 «Об утверждении Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов исполнительной власти, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов».

Цель документа — установить порядок создания электронных документов и их передачи на постоянное государственное хранение в единую систему. Документ напрямую связан с ГИС «Платформа „Центр хранения электронных документов“» (ГИС ЦХЭД). То есть речь идет о переходе от пилотных решений к системной интеграции. Государство начинает формировать централизованную инфраструктуру для долговременного хранения.

В Рекомендациях приведен перечень документов, которые можно перевести в электронный вид. А также тех документов, которые переводить в цифру не рекомендуется. Что интересно, сами электронные перечни необходимо дублировать на бумаге.

Документ вызвал споры и недоумение в профессиональном сообществе. В тексте много «серых зон» и неразрешенных вопросов: как обеспечить юридическую силу и долговременную сохранность ЭД, что делать с истекшим сроком сертификата ЭП, как разделять документы постоянных сроков хранения, имеющие краткосрочное или оперативное значение от остальных? Рекомендации противоречат стратегии развития цифровизации, тормозя переход к безбумажному взаимодействию. В приказе подчеркнуто, что он носит рекомендательный характер для ФОИВов. Это радует, значит и применять его необязательно, особенно, если вы не относитесь к этой категории.

Что ждем в 2026 году

Методические рекомендации к Правилам 2023

Главным событием для практикующих архивистов и ИТ-специалистов станет долгожданная конкретизация приказа Росархива № 77 от 31.07.2023. После его выхода мы много обсуждали разночтения в 10 и 11 разделах Правил 2023 и четких инструкций не хватало. В 2025 году эта работа была завершена.

13 ноября 2025 года на заседании Комиссии Росархива по научно-исследовательской и методической работе был одобрен доработанный проект «Методических рекомендаций к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ…» (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77).

Финал процесса наступил 10 декабря 2025 года, когда решением комиссии Росархива по научно-исследовательской и методической работе (НИМР) рекомендации были официально одобрены. Ждем размещения документа на официальных сайтах.

В Методических рекомендациях подробно отражены вопросы:

• отбора документов на архивное хранение на основе номенклатуры дел;
• проведения экспертизы ценности, включая электронные и аудиовизуальные документы;
• оформления результатов экспертизы ценности;
• передачи в архив организации ЭД;
• составления описи электронных и аудиовизуальных документов;
• определения классификационной схемы метаданных электронных и аудиовизуальных документов;
• ведения учетных документов архива;
• обеспечения использования архивных документов с учетом законодательных и нормативных актов и др.

В документе даны пояснения по термину «архивный документ» и много интересного и полезного. Обязательно изучите эти рекомендации, как только у вас появится такая возможность.

Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97–2025

В ближайшее время будут опубликованы Методические рекомендации по применению новой редакции ГОСТ Р 7.0.97. Документ призван облегчить внедрение стандарта в работу компаний: в нем изложены подходы к организации документооборота, уточнены требования к созданию и оформлению документов и реквизитов, а также описаны особенности подготовки документов с использованием информационных систем. Рекомендации одобрены Росархивом и в ближайшее время будут размещены в официальных источниках.

Методические рекомендации по работе с электронными научно-техническими документами

Документ пока размещен на сайте ВНИИДИД в качестве проекта. Рекомендации должны помочь решить сложные вопросы по хранению электронных научно-технических документов, но пока никакой информации о том, когда он будет доработан и вступит в действие, нет. Будем мониторить ситуацию и надеяться, что это случиться в этом году.

Методические рекомендации по комплектованию государственных и муниципальных архивов

Работа над документом началась еще в 2025 году и продолжается. В ходе исследования было выявлено сокращение количества организаций, которые являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов. Поэтому в документ внесли требования и рекомендации по составлению списков таких организаций.

В отдельный раздел рекомендаций, над которым будет идти активная работа в этом году, вынесена работа по комплектованию государственных и муниципальных архивов электронными документами. Уже давно поднимается вопрос о том, что архивам придется принимать на хранение электронные архивные документы, избежать этого никак не получится. Поэтому Росархив и ВНИИДАД стараются дать как можно больше информации о том, как правильно построить работу.

Проект приказа Минцифры

На портале проектов нормативных актов размещен проект приказа Минцифры «О внесении изменений в формат ЭП, обязательный для реализации всеми средствами ЭП, утвержденный приказом Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ от 14.09.2020 № 472. Проект предлагает включить в состав ЭП метки доверенного времени (МДВ, т. е. достоверной информации о дате и времени подписания документа). Сейчас требование о ее применении прямо не закреплено в законе № 63‑ФЗ «Об электронной подписи». Однако в ряде нормативных актов уже содержатся положения, которые фактически делают ее использование обязательным.

Например:

• Приказ Минцифры от 18 августа 2021 г. № 857 «Об утверждении единых требований к формам доверенностей, необходимых для использования квалифицированной электронной подписи».
• Постановление Правительства РФ от 18 июля 2019 г. № 934 «Об утверждении требований к форматам исполнительных документов, вынесенных и (или) направляемых для исполнения в форме электронного документа».
• Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 30 декабря 2025 г. № 265 «О внесении изменений в Инструкцию по судебному делопроизводству в кассационных судах общей юрисдикции».

Это важный шаг для развития электронного взаимодействия и обеспечения сохранности электронных архивных документов. Технологии по «усовершенствованию» ЭП существуют уже несколько лет, но вот нормативно не были закреплены. Многие компании столкнулись с проблемой подтверждения подлинности подписи после истечения срока действия сертификата ЭП и ключа проверки. Введение этого приказа поможет решить споры о необходимости включения МДВ и информации о действительности сертификатов ЭП на момент подписания. Это поможет обеспечить юридически значимое хранение электронных документов в течении сроков, предусмотренных законодательством.

Что делать сейчас?

2025 год наглядно показал: законодательство не стоит на месте и развивается в сторону закладывания фундаментальных основ для электронного взаимодействия. Методические рекомендации к Правилам 2023 уточняют и более подробно рассказывают о том, как хранить электронные архивные документы в системе хранения электронных документов (СХЭД). Основа для легального и безопасного электронного архива создана.

Если компания создает электронные документы длительных сроков хранения, то ей необходимо начинать заботиться о них уже сейчас. Обратить внимание на необходимость присоединения МДВ к ЭП уже в системе, в которой создаются и подписываются документы (например, в СЭД или КЭДО).

Компаниям, которые уже сегодня начнут приводить свои СХЭД в соответствие с Правилами 2023 завтра не придется в авральном порядке спасать свои электронные документы и экстренно искать решения для подтверждения юридической силы документов 2030-х годов.

Грамотное архивное хранение сегодня — это гарантия того, что через 10, 20 или 50 лет ваши документы будут работать на вас: пройдут любую проверку, защитят ваши интересы в суде, при необходимости будут приняты в государственный или муниципальный архив на хранение.

Directum помогает выстроить эту работу на практике. Эксперты компании предлагают к изучению курс «Организация хранения электронных документов», где подробно разбирают требования законодательства, форматы хранения, подготовку СХЭД и передачу документов в государственные архивы.

А для технологической стороны задачи предусмотрено решение Directum «Долговременный архив», оно обеспечивает сохранность электронных документов на десятилетия, поддерживает юридическую значимость и помогает снизить нагрузку на рутинные этапы работы делопроизводителей и архивистов.