Особенности банковского документооборота: современные вызовы и решения

Прошло то время, когда за кредитами и вкладами надо было идти в банк, теперь любую услугу можно получить в несколько кликов в приложении. Это стало возможным благодаря ЭДО, который сейчас в той или иной степени используют в каждой финансовой организации.

Документооборот в банке очень объемный: тысячи, а то и миллионы клиентов, сотни юридических контрагентов, десяток контролирующих органов. Но специализированных систем для финансовых компаний нет. Они используют те же продукты, что и организации из других сфер. И все-таки на рынке представлены ИТ-решения, которые подходят им больше.

Чем отличается электронный документооборот в банке

Когда мы говорим про работу в банках с документами, имеем в виду создание, проверку, передачу, обработку, хранение и архивирование, необходимые для финансовых операций и других бизнес-процессов кредитной организации. ЭДО помогает обслуживать клиентов, обмениваться информацией с другими сотрудниками, вести учет транзакций и выполнять требования законодательства.

С одной стороны всё, как у других крупных организаций, с другой — запросы у банков ещё выше. С точки зрения безопасности данных документ обязан иметь несколько степеней защиты. С точки зрения скорости, надо, чтобы юридически значимый ЭДО и электронные подписи использовались на всех уровнях. С точки зрения минимизации ошибок — каждое действие требует строгого регламента и тщательного контроля.

Основные вызовы и «болевые точки» банковского документооборота сегодня

Повышенные требования влекут за собой несколько проблем, с которыми сталкивается сектор.

1. В любом финансовом учреждении ежедневно обрабатывают не только договоры с клиентами, но и заявления, анкеты, паспорта, кредитные досье, закладные, внутренние распоряжения, платежные и кадровые документы, бухгалтерские и регуляторные отчеты. Одни из них создаются в самой организации, другие поступают извне. Для каждой категории действуют свои требования к оформлению, проверке и срокам хранения. Такое разнообразие делает документооборот в банке сложной системой, в которой ошибки имеют очень высокую цену.
2. Несмотря на цифровизацию, сотрудники продолжают тратить рабочие часы на ручной перенос данных из анкет и паспортов в договоры, проверку реквизитов, заполнение типовых форм. Часто из-за отсутствия интеграции между системами приходится несколько раз вводить одни и те же сведения. Так появляются ошибки в реквизитах, фамилиях, датах и суммах. На их исправление тоже уходит время.
3. Еще одна характерная проблема — долгое согласование. Перед подписанием договор может пройти через менеджера, юриста, службу безопасности, подразделение комплаенса, риск-менеджеров и руководителей различных уровней. Если не настроить прозрачный маршрут, процесс затягивается. Это может привести к тому, что клиент выберет другой банк с более быстрым обслуживанием. Конкуренция на этом рынке высокая.
4. Каждая кредитная организация имеет более или менее развитую сеть филиалов. Некоторые документы приходится пересылать между подразделениями, повторно регистрировать, отслеживать их статус и искать актуальную версию. Если часть процессов ведется на бумаге, растет риск задержек, дублирования и использования устаревших редакций.
5. Отдельной проблемой остаются бумажные архивы. По закону некоторые документы имеют длительные сроки хранения, поэтому немало средств тратится на обслуживание специальных помещений.
6. Финансовые документы содержат персональные данные клиентов, сведения о счетах и операциях, поэтому доступ посторонних к ним должен быть закрыт. Важно отслеживать историю изменений, разграничивать права пользователей, следить, чтобы форматы соответствовали требованиям регуляторов и обеспечивать юридическую значимость в течение всего срока хранения.

Справиться с этими вызовами может грамотная автоматизация работы, важно только ответственно подойти к выбору информационной системы.

Как ECM-система помогает решить проблемы документооборота в банке

Исходя из набора требований, банкам стоит рассматривать продукты из класса ECM-систем. Они нужны, чтобы перевести работу с корпоративным контентом в единое цифровое пространство. В качестве примера возьмем одно из самых проработанных ИТ-решений на российском рынке Directum СЭД+.

Для точности: автоматизация работы

Эта интеллектуальная ECM-система для крупных компаний берет на себя значительную часть рутинных операций. Договоры и другие типовые документы создаются по готовым шаблонам, а данные о клиентах сами подгружаются из учетных сервисов. Сотрудникам не приходится вводить одну и ту же информацию вручную. Это снижает вероятность ошибок и ускоряет оформление.

Для скорости: фиксированные маршруты

Вместо пересылки файлов по электронной почте или передачи бумажных экземпляров система направляет их по заранее настроенным маршрутам согласования. Согласующий получает уведомление о новой задаче, а руководители могут в любой момент увидеть, на каком этапе находится процесс и где возникла задержка. Благодаря этому сокращается время принятия решений.

Для взаимодействия филиалов: единое информационное пространство

ECM объединяет подразделения в общей цифровой среде. Все отделения работают по одним регламентам, с актуальными версиями документов, могут ставить друг другу задачи и быстро находить необходимую информацию независимо от того, в каком офисе она была создана. Это избавляет от повторной регистрации, риска работы с устаревшими редакциями и постоянного обмена письмами.

Для экономии: электронное хранение

Вместо физического хранилища для большого количества бумаг банк использует единый электронный архив. Все документы систематизируются, снабжаются реквизитами и быстро ищутся по различным параметрам: номеру договора, клиенту, подразделению, дате создания.

Directum СЭД+ поддерживает долговременное хранение с сохранением юридической значимости, помогает своевременно передавать электронные документы в архив или уничтожать после окончания установленного периода. Это значительно сокращает расходы на содержание помещений и ускоряет поиск информации при проверках или запросах контролирующих органов.

Для избавления от рутины: интеграция

ECM легко интегрируется с учетными системами: 1С, CRM и другими банковскими приложениями. Благодаря этому информация синхронизируется автоматически, а документы создаются на основе уже имеющихся сведений. Это исключает повторный ввод данных, уменьшает количество ошибок и ускоряет выполнение операций.

Для безопасности: разграничение доступа и контроль изменений

Каждый пользователь получает доступ только к той информации, которая необходима ему для работы. Система фиксирует все действия, хранит историю, поддерживает использование электронной подписи и помогает соблюдать требования законодательства по защите персональных данных и хранению юридически значимых документов.

Для легкости: искусственный интеллект

Встроенный в Directum СЭД+ ИИ забирает на себя рутинные, трудоемкие, но ответственные задачи: помогает секретарю обрабатывать первичку, заполнять карточки входящих, определив их вид и содержание, формулирует аннотации для руководителя.

Также умные сервисы полезны при подготовке писем и служебных записок, могут найти любые документы по запросу на естественном языке, проверяют, не внес ли контрагент изменения в договор, и находят в тексте любые отклонения от заданных норм и стандартов.

Перспективы электронного документооборота в банках

Вряд ли найдется хоть одна финансовая организация, которая до сих пор не использует ИТ-решения для управления документами. Но цифровизация в отрасли продолжает набирать обороты. Компании всё больше сокращают количество ручных операций, полностью отказываются от бумаги, используют новые технологии. Такой подход помогает быстрее обслуживать клиентов, снижать операционные расходы и оперативно реагировать на новые требования законодательства.

Не всякое ПО способно поддержать эту динамику, справиться с возрастающей нагрузкой и предложить расширенную функциональность для дальнейшего развития процессов. Если ваш банк стремится успевать за прогрессом, Directum СЭД+ позволит решить большинство задач, с которыми ежедневно сталкиваются финансовые организации, и создать надежную основу для масштабирования бизнеса.