Переход на ЭДО с контрагентами за 6 шагов

Повсеместная цифровизация набирает обороты. Компании всё чаще переходят на электронные документы и обмен ими в цифровом формате. К этому их подталкивают время, партнеры и развитие технологий. Сегодня закон не обязывает всех вести электронный документооборот (ЭДО), но с каждым годом объем передаваемых документов через сервисы обмена растет.

Обязательно ли переходить на ЭДО

До сих пор остаются контрагенты, которые предпочитают бумажный документооборот и считают, что электронный обмен их не коснется. Это мнение явно расходится с позицией ФНС. В 2020 году налоговая представила концепцию развития ЭДО, в соответствии с которой к концу 2024 года 95% всех счетов-фактур и 70% транспортных и товарных накладных будут передаваться в электронном виде.

Концепция направлена на то, чтобы сократить расходы государства и бизнеса на печать, доставку, хранение бумажных документов и увеличить скорость обмена данными. ЭДО уже стало обязательным для участников:

• национальной системы прослеживаемости импортных товаров;
• обмена маркированными товарами;
• госзакупок на некоторых электронных площадках.

Также ожидается, что в ближайшее время станет обязательным обмен перевозочными документами. С 1 сентября 2022 года утвержден формат, порядок обмена и правила заполнения электронных транспортных накладных, поэтому перевозчики, отправители и получатели грузов могут уже обмениваться ими по ЭДО в добровольном порядке.

Преимущества перехода на электронный документооборот с контрагентами

Положительного эффекта от цифрового обмена документами намного больше, чем от бумажного. Организация ЭДО с контрагентами дает ряд преимуществ:

• уменьшаются расходы на содержание архива;
• сокращается стоимость печати и пересылки документов;
• контролируются статусы согласования и подписания;
• исключаются потери документов;
• сохраняется юридическая значимость при обмене.

Два способа перейти на ЭДО с контрагентами

1. Прямой документооборот через электронную почту

Если компания выбирает этот способ обмена, то ей необходимо самостоятельно заключить договоры с каждым партнером, актуализировать форматы документов в соответствии с требованиями ФНС, организовать техническую возможность и безопасность передачи данных

Основной минус прямого обмена — нельзя обмениваться электронными счетами-фактурам, так как они в обязательном порядке должны подписываться КЭП и передаваться через оператора ЭДО. По Налоговому кодексу РФ отправлять ЭСФ через электронную почту незаконно.

2. Документооборот через сервис обмена

Компании не придется самостоятельно подключать и настраивать взаимодействие с контрагентами, если она пользуется сервисами обмена. Провайдер фиксирует даты отправления и получения документов, проверяет подлинность КЭП и сохраняет юридическую силу при обмене. В случае споров оператор ЭДО может предоставить доказательства легитимности операций и выступить третьей независимой стороной в суде.

План перехода организации на электронный документооборот

Несколько шагов на пути к ЭДО с контрагентами:

1. Оценить текущее состояние документооборота

Посмотрите, как проходит работа с документами на бумаге: кто согласовывает и подписывает, в какой последовательности, есть ли задержки в процессе и на каком этапе. Определить, что изменится в работе с документами после перехода, и сравнить с тем, что было до. Чаще всего получается оптимизировать документооборот. Например, чтобы первичные документы из сервисов обмена поступали напрямую в бухгалтерию, а договорные — в юридический отдел, в Directum RX можно настроить автоматическое распределение ПУД на email ответственных.

Организация абонентских ящиков

2. Получить КЭП и выпустить доверенности

Сотрудникам, которые согласовывают и утверждают документы, необходимо выпустить квалифицированные электронные подписи (КЭП). А с 1 сентября 2023 года физлица, которые подписывают документы от лица компании в электронном виде, должны подтверждать свои полномочия с помощью машиночитаемой доверенности (МЧД).

3. Подключиться к оператору ЭДО и выбрать способ интеграции

Простого подключения к сервису обмена недостаточно, если в компании:

• поток первичных документов превышает 10 тыс. экземпляров в год;
• множество учетных и информационных систем;
• сложные регламенты согласования;
• много доверенностей, которыми нужно управлять;
• внутренний документооборот ведется в электронном виде.

В этих случаях необходимо комплексное решение по цифровизации бизнес-процессов и полная интеграция системы электронного документооборота в ИТ-пространство компании. В Directum RX благодаря коннекторам к сервисам обмена сотрудники могут работать с документами в привычном интерфейсе.

4. Создать регламент работы с ЭДО

Чтобы компания могла официально вести документооборот через сервис обмена, необходимо подготовить внутренние документы — приказ о переходе на ЭДО и соответствующее положение.

5. Подготовить инструктаж

Сотрудников, вовлеченных в документооборот, необходимо обучить новому формату работы. Разработать инструкции и сценарии, а также зафиксировать возможность ЭДО в учетной политике компании.

6. Отправить контрагентам приглашение к электронному обмену

На последнем этапе остается лишь пригласить поставщиков и клиентов к ЭДО. Звать к обмену можно даже контрагентов, которые не зарегистрированы в сервисах обмена, и отправлять приглашения напрямую из Directum RX.

Приглашение контрагента по ИНН

Чем больше партнеров и покупателей будет подключено к электронному обмену, тем быстрее компания увидит положительный эффект от перехода на ЭДО.