Работа с регламентирующими документами:
правила, тонкости и цифровые помощники

Регламентирующие документы (положения, порядки, инструкции, регламенты и др.) — это неотъемлемый элемент успешной компании: они обеспечивают правовую защищенность и упорядочивают бизнес-процессы. Ежедневно с такими документами работают юристы, кадровики, специалисты службы по охране труда, бухгалтеры, инженеры и другие сотрудники организации.

Отсутствие единой системы управления регламентирующими документами (РД) приводит к типичным проблемам:

• работник просит инструкцию по оформлению командировки, а вы полчаса ищете нужный документ среди десятков файлов на сервере;
• юрист обнаруживает, что в двух отделах действуют разные версии одного регламента и теперь нужно разбираться, кто и когда внес правки;
• надзорный орган приходит с проверкой и выясняется, что часть документов не обновлена под требования закона и компании грозит штраф;
• новый сотрудник месяц изучает внутренние правила, потому что они разбросаны по разным папкам и написаны сложным языком.

Если хотя бы один пункт вам знаком, то вы не одиноки. Сотни специалистов каждый день сталкиваются с одной и той же проблемой: регламентирующие документы жизненно важны, но взаимодействие с ними сложное и трудозатратное, а неточности могут обернуться серьезными последствиями — штрафами, судебными разбирательствами и сбоями бизнес-процессов.

Причина этих рисков носит системный характер: в компаниях часто отсутствует единый подход к управлению регламентирующими документами на всем их жизненном цикле — от разработки до актуализации и вывода из действия.

В статье разберем, как выстроить процессы, связанные с РД и какие цифровые решения упрощают эту задачу.

Для чего нужны регламентирующие документы

На самом деле проблема не в том, что вы «не умеете» работать с такими документами или «не успеваете» этого делать. Проблема в том, что большинство компаний до сих пор взаимодействуют с регламентирующими документами как с обычными файлами: сохраняют в папках, пересылают по почте, хранят в разных местах. Из-за этого РД перестают выполнять свою ключевую функцию.

По своей сути регламентирующие документы — это внутренние нормативные акты, которые образуют «скелет» управления процессами организации. Их основные задачи:

• стандартизировать процессы (чтобы все могли действовать по одним правилам);
• снижать операционные риски (меньше простоев, ошибок, конфликтов);
• обеспечивать юридическую защищенность (доказательство соблюдения норм);
• ускорять адаптацию новых сотрудников (есть четкие инструкции).

Правила работы с РД: советы и практика

Чтобы регламентирующие документы приносили компании только пользу, важно четко выстроить процессы взаимодействия с ними.

1. Создайте единое окно для всех документов
   Необходимо сформировать единый реестр регламентирующих документов, в нем:
   • каждый документ имеет свой ID и статус («в разработке», «действующий», «устаревший»);
   • доступен удобный поиск по разным фильтрам (по ключевым словам, по ответственному, по статусу и т.д.);
   • сохраняется возможность отслеживать историю изменений документа (например, кто из сотрудников обращался к документу, как менялись версии и редакции и т.д.).
2. Пишите документы так, чтобы понимали все
   Язык регламентирующего документа должен быть понятен в организации каждому. Избегайте сложных конструкций, узкоспециализированных терминов.
3. Используйте единые шаблоны
   Создайте корпоративные шаблоны для каждого типа документа (структура, термины, стиль изложения). Это облегчит разработку документа, упростит его понимание, снизит количество ошибок.
4. Настройте маршруты и сроки согласования
   Самый долгий и трудный процесс во взаимодействии с РД — это согласование документа. Иногда оно длится месяцами, документ постоянно возвращается на доработку.
   Составьте матрицу согласования РД, в которой зафиксируйте маршруты, количество циклов и сроки.
5. Автоматизируйте процессы
   В работе с РД много особенностей: ознакомление с документами под подпись и в установленные сроки, большое число согласующих лиц, отслеживание сроков актуализации документа и т.д. Все эти моменты надо автоматизировать и снять нагрузку со специалистов. Помочь может информационная система, которая будет контролировать сроки, напоминать об их приближении и формировать нужные отчеты.

Если вы впервые сталкиваетесь с регламентирующими документами или хотите систематизировать уже накопленный опыт — обратите внимание на курс обучения «Методология цифровизации управления регламентирующими документами» от Directum, который ориентирован на практические задачи и поможет разобрать типовые ситуации на реальных кейсах, без избыточной терминологии.

Как цифровизация упрощает работу

Сегодня многие компании всё чаще используют инструменты, которые помогают навести порядок в регламентирующих документах и снять ручную нагрузку.

В Directum мы много лет общаемся со специалистами, которые ежедневно взаимодействуют с регламентирующими документами, и хорошо понимаем, с какими сложностями и проблемами они сталкиваются в работе. Этот опыт лег в основу решения, которое поможет:

• создать единое хранилище регламентирующих документов компании;
• обеспечить мгновенный и удобный поиск;
• согласовать документы по настроенным маршрутам быстро и прозрачно;
• ознакомить работников с РД под подпись;
• сформировать листы ознакомления с документом;
• автоматически отслеживать сроки актуализации каждого документа;
• создавать версии и редакции РД.

Современные подходы к управлению регламентирующими документами предполагают использование искусственного интеллекта. В решении Directum этот подход также реализован.

ИИ — рабочий инструмент для эффективной работы

Что можно делегировать умному помощнику:

• Генерацию черновиков: достаточно указать тип документа и контекст (например, «Положение о премировании»), и ИИ предложит структуру и текст на основе лучших практик и ваших внутренних шаблонов.
• Формирование аннотаций: перед отправкой на согласование или ознакомление будет сформировано краткое описание документа.
• Анализ на соответствие: ИИ сравнивает новую версию или редакцию с уже существующими документами и выявляет противоречия.
• Вопросно-ответны поиск: пользователь спрашивает — система отвечает точным фрагментом из актуального документа-источника.

Практическая польза ИИ для разных подразделений

ИИ в работе с регламентирующими документами формирует единое, актуальное и управляемое правовое поле компании. Он помогает специалистам быстрее ориентироваться в правилах, находить нужные формулировки и снижать риски ошибок.

HR-менеджер с помощью интеллектуального поиска быстро находит и обновляет внутреннее положение о дистанционной работе, опираясь на уже согласованные формулировки, а не выдумывая всё заново.

Юрист при подготовке нового внутреннего нормативного акта видит, не противоречит ли он уставу или другим внутренним регламентирующим документам. ИИ автоматически сопоставляет документы и подсвечивает расхождения в терминах и требованиях.

Главному инженеру не нужно искать в общих сетевых папках утвержденную версию инструкции по охране труда — ИИ показывает действующую версию документа и ее легко найти через простой вопрос: «Какие требования к СИЗ на складе?».

Бухгалтер, согласовывая положение о командировках, сразу видит, соответствует ли оно внутренним финансовым нормам компании, т.к. интеллект проверяет документ на соответствие лимитам и порядку утверждения расходов.

Решение не заменяет внешние источники, но обеспечивает порядок внутри, а это уже огромный шаг к юридической безопасности и операционной стабильности.

Что можно сделать уже сегодня

Если вы устали от хаоса в РД начните с малого:

1. Проведите аудит среди документов компании.
2. Определите ответственных за РД по направлениям.
3. Выберите 2-3 необходимых документа (например, положение о структурном подразделении или положение об отпусках) и приведите их в порядок по единым правилам.
4. Разработайте маршрут согласования одного вида РД.
5. Выберите удобный инструмент для автоматизации.

Управляйте регламентирующими документами с Directum

РД отражают уровень зрелости компании. Но их ценность раскрывается только при системной работе: четких правилах создания, регламентированных маршрутах согласования, быстроте ознакомления, доступности для всех участников процесса, контроле актуальности.

Если чувствуете, что однообразные, повторяющиеся действия мешают качеству, попробуйте цифровизировать. Решение «Регламентирующие документы» от компании Directum со встроенными ИИ-инструментами переводит процессы на новый уровень:

• ИИ берет на себя рутину (поиск, генерацию текстов, проверку норм);
• эксперты фокусируются на стратегически важных задачах (анализ процессов, принятие решений);
• компания получает гибкий, актуальный и понятный набор регламентов.

Вместо:

Выстроенная работа с регламентирующими документами — основа управляемости, прозрачности и юридической устойчивости компании. Когда РД актуальны, согласованы и легко доступны, они перестают быть формальностью и начинают выполнять свою ключевую функцию — поддерживать бизнес-процессы.

Интеллектуальные инструменты усиливают эту систему. Но не забывайте, что ИИ — не замена специалисту, а его помощник. Он не снимет ответственности с юриста или руководителя, но даст возможность снизить объем рутины и сосредоточиться на ключевых задачах.