Судоходная компания ускорила обработку договоров с помощью Directum СЭД+

Цели проекта

Ранее судоходная компания использовала устаревшую корпоративную систему холдинга, которая объединяла все его структуры, а договорные документы хранила на платформе DocTrix. С ростом потребностей бизнеса единая корпоративная СЭД перестала справляться с нагрузкой.

Предприятиям этой отрасли важно обмениваться данными с партнерами в автоматическом режиме, иметь возможность быстро связываться с судами и работать со специфическими документами в удобном интерфейсе. С 2024 года весь документооборот в логистике должен был стать электронным, поэтому компании потребовалось перейти на ЭДО с контрагентами.

Еще одной предпосылкой к изменениям стала работа с централизованной бухгалтерией. После подписания договора в Диадок начиналась длинная цепочка пересылок и печати, прежде чем файлы попадали в финансовый архив на базе OpenText. Компания хотела связать системы напрямую, избавиться от лишних действий и автоматически отправлять файлы в архив.

Кроме того, за все время в компании накопилось 36 схем согласования договоров и почти 700 блоков маршрутизации. Поддерживать такую конструкцию стало трудоемко.

Руководство приняло решение о переводе ключевых процессов в Directum СЭД+ и обновлении платформы Directum RX до версии 25.2.

Основные цели проекта:

• снизить число бумажных документов во внутреннем финансовом контуре;
• сократить срок обработки документов;
• обеспечить полноту данных в учетной системе;
• упростить контроль сроков платежей;
• формировать отчетность по движению документов в системе.

Решение

Над внедрением работали специалисты заказчика и партнера Directum — компании «Гарант-Чебоксары».

Проект запустили 1 июня 2024 года и завершили через 7,5 месяцев. Команда синхронизировала более 30 типов объектов с учетными системами, внедрила интерфейс для работы с очередью сообщений, который используют специалисты первой линии поддержки.

В ходе проекта команда:

• запустила через ИИ-сервис обработку неформализованных документов, поступивших из Диадок. Система автоматически дообучается на новых данных, чтобы точнее распознавать нестандартные формы;
• подключила обмен данными через брокера сообщений Kafka с учетными системами 1С ERP;
• настроила интеграцию с SAP S/4 для запуска процессов Workflow в системе SAP MDG;
• организовала передачу данных в систему OpenText для архивного хранения;
• перенесла более 20 тыс. договорных документов из DocTrix.

Результаты проекта

Поставленные цели достигнуты в полном объеме. Пока централизованная бухгалтерия холдинга продолжает обслуживание компании, старая система на базе OpenText работает как финансовый архив.

Раньше специалисты бэк-офиса вручную разбирали неформализованную корреспонденцию из Диадока: определяли тип, вид, проверяли реквизиты. Теперь входящий поток сначала обрабатывается через ИИ-сервисы: сотрудники получают корректно распознанные электронные оригиналы и тратят меньше времени на обработку файлов. ИИ дообучается в процессе работы с неформализованными документами. С помощью Directum СЭД+ команда объединила разрозненные потоки документов в единую очередь и распределила между сотрудниками бэк-офиса.

Все регламенты согласования настроили в Directum СЭД+ с помощью no-code: 36 схем заменили двумя — для договоров и дополнительных соглашений. Команда создала 48 вычисляемых ролей, а 12 согласующих, которых раньше сотрудники вписывали вручную, теперь определяются автоматически. Участие разработчика при этом осталось минимальным: основную настройку бизнес-аналитик выполнил штатными инструментами системы.

Схема согласования договоров в Directum СЭД+

Показатели проекта:

• 697 сотрудников компании работают в новом ПО;
• 20 тыс. документов перенесены из исторической системы;
• 2,8 тыс. объектов в день в среднем синхронизируется между Directum СЭД+ и учетными системами;
• 310 неформализованных документов в день поступает из Диадок и обрабатывается ИИ-сервисами от Directum.

Параллельно предприятие запустило современный электронный архив в Directum СЭД+. В перспективе это даст возможность отказаться от архива централизованной бухгалтерии.

Исполнитель

Компания «Гарант-Чебоксары» более 25 лет специализируется на автоматизации бизнес-процессов и консалтинговой поддержке бизнеса, органов власти и госучреждений. С 2007 года партнер Directum реализовал множество проектов внедрения на региональном и федеральном уровнях.