Directum в «Тольяттиазот».
История цифровой
трансформации

ПАО «ТОАЗ» – крупнейшая компания химической отрасли нашей страны. Входит в десятку мировых лидеров производителей аммиака. Единственный в мире химический комбинат, способный производить 3 миллиона тонн аммиака на одной производственной площадке ежегодно. Предприятие занимает более чем 200 гектар производственных площадей.

4100
сотрудников

в штате

Производство
3 млн тонн аммиака
в год

Экспорт
продукции
в 120 стран мира

Внедренные решения:

Делопроизводство
Закупки
Договоры
Личный кабинет

С 2013 года ТОАЗ последовательно внедряет Программу трансформации, определяющую развитие и оптимизацию основных бизнес-процессов компании, включая планирование производства и ремонтов, закупочной и проектной деятельности, документооборота, бюджетной политики, системы оплаты труда и мотивации. Оптимизация затрагивает как основное производство, так и бизнес-процессы — высвобождение неэффективного времени и затрат.

«Система Directum — центральное звено в ИТ-ландшафте компании и основа для развития решений для бизнес-задач самой разной направленности. Эффективная цифровизация процессов требует не только качественной технологической платформы, но и грамотной команды специалистов, осуществляющих внедрение, развитие и сопровождение систем. Компания «БР Консалт», партнер Directum, больше 5 лет принимает участие в наших проектах внедрения решений Directum. Это помогает нам ускорять цифровизацию ключевых бизнес-процессов с сохранением текущего штата собственных ИТ-специалистов.»

Николай Пестерев,

заместитель генерального директора — директор по информационным технологиям АО Корпорация «Тольяттиазот»

Процессы

Закупки, договоры и счета
  • противодействие коррупции в закупках;
  • жесткое соблюдение сроков исполнения договорных обязательств;
  • смс-оповещение согласующих о договорах на аварийное обслуживание;
  • планирование и согласование платежей по договорам.
Делопроизводство и совещания
  • автоматический захват, регистрация и маршрутизация электронных писем;
  • полностью электронные служебные записки;
  • единый модуль для разных видов совещаний.
Заявки обращения в ИТ
  • экономия 800 человеко-часов в месяц;
  • 75% обращений выполняются в течение дня;
  • выполнение настроек в системе без участия администратора.
Личные кабинеты сотрудников
  • экономия от 40 минут на размещение 1 запроса;
  • простота получения кадровых сервисов: инфокиоски с личными кабинетами располагаются в самых проходных местах на предприятии.
Цифровизация КПП
  • электронный журнал пропусков;
  • 2 минуты на согласование и оформление посещений внешних контрагентов;
  • 4000 пропусков в месяц;
  • экономия 866 человеко-часов в месяц;
  • автоматическое вычисление типа пропуска по введенным данным.
Управление инцидентами
  • дашборд инцидентов с нормативным временем на устранение;
  • автоматическая фиксация и маршрутизация инцидентов информационными системами;
  • 13 000 инцидентов в реестре за год.

Процессы в деталях

Делопроизводство и совещания
  • Все входящие электронные документы захватываются автоматически, регистрируются и маршрутизируются на рассмотрение ответственным. Скан-образы бумажных входящих заносятся секретарями и отправляются на рассмотрение. Поручения выдаются и контролируются средствами системы.
  • Служебные записки и ряд распорядительных документов в компании полностью электронные — согласуются в системе и подписываются ЭП.
  • Тип совещания определяет маршрут согласования, шаблон протокола и пакет документов: повестка, протокол, выписка из протокола для конфиденциальных совещаний.
Заявки и обращения в ИТ-службу

Заявки формируются, согласуются и выполняются в электронном виде. Для этого в системе Directum настроены дополнительные маршруты и разработаны 3 новых вида заявок: на изменения в договорах, на настройку замещения сотрудника, запрос доступа к информационным ресурсам.

  1. Если обращения на изменение договора или настройку замещения согласованы, то система самостоятельно вносит корректировки без участия сотрудника ИТ-службы. Система подхватывает нужные данные из маршрута согласования и проводит настройку сама.
  2. В одном обращении может быть указан произвольный набор информационных ресурсов, каждый из которых в отдельности обрабатывается разными структурными подразделениями параллельно, что значительно экономит время.
  3. Заявки и обращения маршрутизируются в зависимости от направления деятельности. При этом критичность обращения и SLA на время реакции присваивается автоматически. Контроль выполнения SLA ведется в дашбордах мониторинга. У каждого подразделения ИТ есть свои KPI по обращениям, которые отслеживаются в реальном времени.

С введением показателей эффективности и оценок компания получила инструмент отслеживания эффективности работы ИТ-службы, а сама служба — подтверждение качества своей работы.

В планах компании автоматизировать выполнение заявок в ИТ таким образом, чтобы после согласования заявки администратору не нужно было заходить в систему, и учетная запись генерировалась сама. Цель — высвобождение ресурсов специалистов.

Договоры и закупки

В системе реализован полный цикл управления договорными документами: от запроса коммерческих предложений поставщиков до согласования счетов на оплату.

Контролируются сроки получения и занесения в систему предложений поставщиков, они вскрываются автоматически, затем выдаются права на документацию — так в системе работает схема противодействия коррупции. По настроенным маршрутам согласуются технические квалификации, а предложения проверяются на соответствие установленным требованиям.

Конкурентный лист согласуется по настроенному маршруту в системе. После принятия решения в зависимости от размера или вида лота инициируется заключение договора либо процедура тендерного комитета. Аккредитация контрагентов финансовым, юридическим отделами, службой безопасности ведется также в электронном виде.

Маршрутизация договора и состав согласующих зависят от вида и параметров документа.

  • Матрицу согласующих можно изменять — система автоматически определяет нужных исполнителей, их последовательность и сроки рассмотрения.
  • В Directum автоматически контролируется иерархия договорных документов и превышение сумм по ним.
  • При поступлении на согласование договора на аварийное обслуживание согласующие получают оповещения по СМС — процесс не затягивается.
  • Для контроля исполнения обязательств система отслеживает ключевые события (сроки поставки, выставление закрывающих документов, счетов и пр.). Договоры автоматически ставятся на контроль отдела анализа или службы безопасности.
Первичные учетные документы
  1. Документы согласуются с ответственными по заданным маршрутам, а после подписания автоматически отправляются контрагенту через сервис ЭДО.
  2. В платежном календаре планируется оплата счетов, ведется согласование заявок на оплату, после чего в учетной системе формируются платежные поручения.
  3. Реестр платежей генерируется автоматически, генеральный директор имеет возможность помечать заявки, которые нужно исключить. Такие заявки отправляются в работу к директору по экономике и финансам.
  4. Дополнительно была настроена интеграция Directum с ERP-системой Галактика, выполняющая динамическую синхронизацию данных о контрагентах, договорах и курсах валют — исключается двойной ввод данных в информационные системы компании.

Дополнительно компания прорабатывает процедуру передачи платежных поручений в банк-клиент, исключая участие специалистов в процессе.

Личный кабинет сотрудника и инфокиоски

Цель компании — сделать кадровые сервисы как можно ближе к сотрудникам. При этом акцент делается на обычных рабочих, у которых нет компьютера и которые распределены по большой площади предприятия. Решением стали информационные киоски, расположенные по всей территории предприятия, в местах наиболее высокой проходимости.

  1. Авторизация в личный кабинет осуществляется по стандартному пропуску сотрудника. В решении можно заказать сервис и посмотреть его статус. Чаще всего сотрудники заказывают различные справки, копию трудовой книжки и пр. Подготовленный документ можно забрать как лично в ответственном подразделении, так и получить по почте.
  2. Через личный кабинет можно задать вопрос руководству, подать анонимную жалобу или отправить обращение в Service Desk. Маршрутизация и выполнение отправленных обращений, фиксация статусов и времени исполнения происходит в Directum. Затем результат рассмотрения синхронизируется обратно в личный кабинет.
  3. Для вовлечения работников в использование решения использовали информирование через информационные дисплеи, статьи во внутренней газете.

«Нам удалось сократить непроизводственные затраты времени сотрудников. С учётом масштабов территории раньше нужно было потратить час-полтора, чтобы добраться из своего цеха до отдела кадров, а потом проделать этот же путь обратно. Сейчас сотрудник может пройти его всего лишь раз, когда документ готов.

За счёт того, что все заявки фиксируются в системе, у нас появилась прозрачность, статистика по обработке заявок. Сейчас в работе новая версия личного кабинета: изменяется интерфейс, наиболее популярные услуги будут вынесены на виджеты.

Кроме того, мы работаем над личным кабинетом в мобильном приложении. В этом случае никуда ходить не нужно. И услугу запросить можно в любой момент.»

Николай Пестерев,

заместитель генерального директора — директор по информационным технологиям АО Корпорация «Тольяттиазот»

Контрольно-пропускные пункты

ПАО «Тольяттиазот» — режимный объект с особо опасным производством. 15 контрольно-пропускных пунктов предприятия работают как на производственных площадях, так и на объектах в городе. Для перемещения материальных ценностей предприятия необходимо оформлять пропуска. Контроля требует и стандартная отгрузка готовой продукции.

  • В зависимости от указанных данных в унифицированной форме заявки на пропуск, система самостоятельно вычисляет его вид.
  • Пропуск выдается на человека, машину или материальные ценности. Вывести что-либо с территории завода без согласования в Directum невозможно. Нужен всего 1 пропуск на автомобиль, при этом номер авто на КПП считывается автоматически, и охранник может разрешить въезд одним кликом на планшете.

Решение для оптимизации работы с пропусками включает интеграцию с несколькими системами и имеет следующую логику:

Управление инцидентами

Модуль управления инцидентами универсален для всех информационных систем предприятия и обеспечивает 90% физической, экономической и промышленной безопасности.

Чтобы обеспечить промышленную безопасность, требуется постоянный мониторинг. В модуле закреплены роли сотрудников по контролю ситуаций (перегрев, течь на производстве и пр.). Работники фиксируют, регистрируют инциденты, которые затем попадают в дашборд с определенным сроком на исправление.

Например, при прекращении ответов камеры на запросы этот инцидент фиксируется и автоматически уходит в нужную систему, о необходимости устранения уведомляется ответственный.

Интеграция объединяет 3 автоматизированные системы регистрации инцидентов: транспортно-логистическую ИС (ТЛИС), систему мониторинга цифровых устройств Zabbix, систему контроля и управления доступом (СКУД).

Почему «Тольяттиазот»
выбирает Directum?

Набор готовых решений для внутренних процессов со строгими требованиями исполнительской дисциплины
Широкие интеграционные возможности системы для создания единого информационного пространства предприятия
Поддержка сложных вычислений маршрутизации документов и процессов, гибкой настройки шаблонов и регламентов
Богатые возможности для оптимизации затрат и высвобождения человеческих ресурсов

Интересуют похожие решения?

Оставьте заявку на индивидуальную консультацию.

Наш специалист свяжется с вами: расскажет о практике проектов автоматизации,
возможностях системы Directum и ответит на ваши вопросы.

0
Связаться
с нами

Оставьте свои контактные данные и мы свяжемся с вами