"Авис Эксперт" внедрит DIRECTUM в "ПетербургГаз"

Партнер компании DIRECTUM – компания "Авис Эксперт" – объявляет о начале масштабного проекта внедрения системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM в газораспределительной организации "ПетербургГаз" (г. Санкт-Петербург).

Газораспределительная организация "ПетербургГаз" занимается комплексным развитием систем газоснабжения и бесперебойным, устойчивым обеспечением природным газом потребителей Санкт-Петербурга. Компания выполняет важные работы по транспортировке газа, управлению системой газоснабжения Санкт-Петербурга, эксплуатации, реконструкции и проектированию объектов газораспределительной системы.

В конце ноября 2008 года Советом директоров ООО "ПетербургГаз" было принято решение о самостоятельном выполнении всего комплекса работ по техническому обслуживанию системы газоснабжения Санкт-Петербурга. Это повлекло за собой существенные изменения организационной структуры и перестройку культуры бизнеса предприятия.

В рамках модернизации предприятия была запланирована оптимизация и автоматизация внутренних бизнес-процессов компании, в том числе процессов документационного обеспечения управления. Для этого руководством компании был взят курс на внедрение системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM. В качестве поставщика и интегратора была выбрана компания "Авис Эксперт" – партнер компании DIRECTUM.

Специалисты компании "Авис Эксперт" провели на предприятии предварительную диагностику, которая позволила выявить ряд особенностей компании "ПетербургГаз" и проблем, требующих решения:

• Рост документопотока. После реструктуризации количество регистрируемых документов увеличилось на 45%, сейчас в течение года регистрируется порядка 22 000 документов.
• Территориальная распределенность. Особенностью "ПетербургГаза" является наличие 3 крупных удаленных офисов и восьми управлений, которые активно обмениваются документами и каждое из которых имеет собственные места регистрации документов.
• Необходимость реорганизации службы делопроизводства для работы в новых условиях.

По итогам диагностики была составлена карта стратегического развития системы документооборота на ближайшие 2 года и детальный план первого этапа. Первый этап – "Автоматизация канцелярии" – предполагает внедрение базового функционала электронного документооборота и формирование базиса для дальнейшего развития и масштабирования системы.

В ходе первого этапа будут автоматизированы важные процессы регистрации входящей, исходящей и внутренней документации. Все бумажные документы будут сканироваться и передаваться на хранение в электронный архив системы DIRECTUM. В итоге будет организована единая база электронных образов внешних и внутренних документов.

Также у руководства "ПетербургГаза" появятся механизмы контроля исполнительской дисциплины: в системе будут организованы такие процессы, как постановка задач и поручений исполнителям, приемка результатов, построение аналитических отчетов по загруженности персонала и исполнительской дисциплине.

Результатом внедрения системы DIRECTUM должен стать переход "ПетербургГаза" на практически полную "безбумажную" технологию работы с документами, что значительно сократит издержки на документооборот и позволит сотрудникам слаженно работать в рамках единого информационного пространства.