Завершен проект внедрения DIRECTUM в ГК АКОМ

Группа АйТиКонсалт, авторизованный партнер компании DIRECTUM в Самарской области, завершила внедрение системы электронного корпоративного документооборота в ГК АКОМ – крупнейшем российской предприятии по производству аккумуляторов.

Группа компаний АКОМ является крупнейшим поставщиком аккумуляторных батарей (АКБ) для российской автомобильной промышленности. Доля в поставках на рынок автопроизводителей достигает 40%, и практически 100% потребностей АвтоВАЗа покрывается поставками предприятий Группы.

Из-за территориальной распределённости предприятий Группы назрел вопрос об организации их взаимодействия. При пользовании электронной почтой возникали проблемы, связанные с отсутствием общей картины согласования, что затрудняло взаимопонимание и задерживало процессы. Особенно остро вопрос взаимодействия стоял в части согласования договорных документов. В большинстве случаев договоры перед подписанием должны быть согласованы с аппаратом управления, то есть если подразделение-инициатор находится на другом берегу Волги, то длительность процедуры согласования увеличивается на 1-2 дня.

С целью оптимизации движения документов руководством предприятия было принято решение о внедрении системы электронного документооборота DIRECTUM. После проведения обучения рабочей группы был сделан анализ имеющихся процессов согласования договорных документов, оформлен проект будущей системы, который впоследствии и был реализован специалистами Группы АйтиКонсалт. Параллельно с процессом разработки шло обучение сотрудников ГК АКОМ основам работы в системе DIRECTUM. Через обучение прошло в общей сложности около 40 человек, что позволило оперативно провести опытно-промышленную эксплуатацию представленного функционала, поправить все, что оказалось не вполне удобным, и начать работать в системе электронного документооборота.

В результате внедрения DIRECTUM предприятию удалось сократить сроки согласования договорных документов до 1-2 дней вне зависимости от местоположения инициатора или согласующих лиц. Все многообразие видов, категорий и особенностей процедур согласования договорных документов удалось привести всего к двум типовым маршрутам, а сам процесс согласования – в единую стройную систему с автоматическим формированием архива договорных документов и реестров договоров по каждому предприятию холдинга. Был получен полноценный архив всех договорных документов с историей согласования каждого договора. За счет интеграции СЭД DIRECTUM с системой 1С отпала необходимость дублирования информации.