Как Центр международной торговли перешел на Directum RX

Цели и задачи проекта

Долгое время команда ПАО «Центр международной торговли» пользовалась системой Directum 5.5 с высокой степенью кастомизации. Здесь хранился большой массив исторических и критически важных документов. Часть процессов велась в электронном виде, но значительный объем, особенно в финансовом контуре, продолжал находиться на бумаге.

Перед компанией встала задача перехода на современную цифровую платформу Directum RX с сохранением исторических данных, действующих процессов и связей с учетными системами. Проект должен был решить сразу несколько задач:

1. Заменить устаревшую платформу.
2. Сохранить преемственность в работе пользователей.
3. Расширить электронный документооборот на новые виды документов.
4. Снизить объем бумажных документов.

Ход проекта

Переход на Directum RX и перенос исторических данных

Проект реализован собственными силами компании. Все этапы — от миграции данных до обучения пользователей и последующего сопровождения — выполнены тремя специалистами без привлечения вендора.

9 января 2025 года ЦМТ официально перешел с Directum 5.5 на Directum RX. В новую систему перенесли согласование договоров и допсоглашений, служебных и докладных записок, входящих и исходящих писем, приказов и распоряжений, прейскурантов, а также все исторические данные за 20 лет.

Параллельно с миграцией специалисты ЦМТ адаптировали систему под реальные бизнес-процессы компании:

• разработали 50 маршрутов и 130 шаблонов документов;
• настроили процедуру оформления новых контрагентов с параллельным созданием связей в Directum RX и 1С;
• реализовали интеграцию со СБИС, а также с Active Directory для выгрузки справочников сотрудников, подразделений и должностей;
• наладили импорт договоров и дополнительных соглашений в 1С:Управление договорами и экспорт справочника контрагентов из 1С:Бухгалтерия;

Расширение цифрового контура

На втором этапе компания подключила процессы, которые ранее выполнялись вручную. Перевод документов на электронное согласование осуществлялся поэтапно в течение 2025 года: каждый новый процесс добавлялся по мере его готовности. На текущий момент в системе по автоматизированным маршрутам согласуются:

• заявки на оплату входящего счета;
• акты выполненных работ/УПД;
• акты сверки взаиморасчетов;
• документы по списанию материалов по заказам-нарядам;
• конкурентные листы.

Также на платформе развернут финансовый архив. Его наполнение происходит из трех источников: ручной ввод бумажных документов, автоматическая загрузка из СБИС по электронным входящим и исходящим документам и «подтягивание» из учетных систем документов, оформленных на бумаге.

Интеграция с 1С

До внедрения нового решения в компании входящие счета обрабатывались по двум параллельным маршрутам: бумажному и электронному. Бумажные экземпляры передавались между согласующими, на подпись и в бухгалтерию вручную. Одновременно тот же счет заводился в 1С:Управление Договорами, где заполнялись аналитики, запускалось согласование и автоматически проверялись лимиты.

После завершения интеграции с тремя учетными системами процесс кардинально изменился:

1. Из 1С:Управление холдингом поступают данные о заказах на закупку.
2. В 1С:Управление договорами передаются заявки на оплату и статусы согласования.
3. Из 1С:Бухгалтерия приходят накладные и информация об оплате.

Дополнительно в ходе проекта настроили новый процесс изменения реквизитов контрагентов с синхронным обновлением данных в Directum и 1С.

Главный эффект от решения в том, что процесс стал человекоориентированным. Вместо того чтобы вручную носить на подпись бумаги по кабинетам, сотрудник получает прозрачный и удобный сценарий работы:

• вся цепочка согласования с комментариями и статусами собрана прямо в карточке задачи;
• можно быстро «переходить» по связанным документам из разных «окон»;
• система сама напоминает о неоплаченных счетах;
• после оплаты сумма и номер платежного поручения автоматически возвращаются в заявку;
• контроль реквизитов и обязательных полей встроен в маршрут;
• все счета собраны в отдельном потоке, где их удобно отслеживать и управлять ими.

Результаты проекта

Сегодня Directum RX стал рабочей цифровой средой для 600 специалистов компании. Платформа ежедневно сопровождает значительный объем операционной деятельности предприятия. Проект принес не только технологические изменения, но и ощутимый бизнес-эффект:

1. В едином цифровом контуре Directum RX объединены договорный, канцелярский и финансовый документооборот, а также финансовый архив.
2. Доля бумажных документов снизилась с 40% до 10%.
3. Согласование оплат счетов ускорилось на 41%.
4. В новой системе сохранен массив документов за 20 лет, благодаря чему пользователи работают без потери накопленной информации.

Планы по развитию

Созданная архитектура и полученный опыт внедрения позволяют масштабировать систему на новые процессы. В ближайших планах компании — расширение пользовательского охвата и развитие кадрового ИТ-контура на базе Directum HR Pro.