Опыт автоматизации сквозных договорных процессов в ООО «Газпром подземремонт Уренгой»

На декабрьском вебинаре Practicum Directum компания ООО «Газпром подземремонт Уренгой» на собственном примере показала, как на базе системы Directum выстроить прозрачную работу с договорами по тендерам.

Закупочные процедуры сопровождаются большим объемом договорных документов, сведения о которых необходимо в ограниченные сроки предоставить для публикации на порталы закупок и в информационные системы. Компания ООО «Газпром подземремонт Уренгой» поделилась опытом реализации 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» и Постановления правительства № 1132 «О порядке ведения реестра договоров, заключенных заказчиками по результатам закупки» на базе договорного модуля Directum.

Для исполнения требований законодательства и внутренних регламентов предприятиям ПАО «Газпром» необходимо предоставлять сведения сразу в три информационные системы: ПУР АСБУ (Подсистема управления расчётами Автоматизированной системы бюджетного управления), АСЭЗ (Автоматизированная система электронных закупок) и ЕИС (Единая информационная система в сфере закупок Правительства Российской Федерации).

В каждую из этих систем данные нужно отправлять в конкретные сроки:

• 3 рабочих дня с момента заключения договора (в ПУР АСБУ + ЕИС);
• 10 календарных дней с момента закрытия, изменения условий (заключения доп.соглашения) или расторжения договора (в ПУР АСБУ + ЕИС);
• 10 календарных дней с моментов исполнения (в т. ч. оплат), включая сканы документов (с 1 января 2016 г.) (в ЕИС);
• Ежемесячно до 10 числа — сводный аналитический реестр (в АСЭЗ).

По факту в исполнении договоров в ООО «Газпром подземремонт Уренгой» участвует 3 отдела: подразделение-куратор (отвечает за выполнение объемов), бухгалтерия (отражает первичные документы в бухгалтерском учете) и финансовый отдел (осуществляет платежи). До недавнего времени все подразделения взаимодействовали достаточно сложно.

Схема предоставления данных о заключенных договорах в ПУР АСБУ на базе Directum реализована так:

Куратор создает в Directum договор, заполняет его карточку, где указывает все необходимые реквизиты, и отправляет по типовому маршруту на согласование. Для экономии времени все согласующие отделы смотрят договор параллельно. В процессе согласования юридический отдел и отдел закупок вносят необходимую информацию в карточку договора. После того, как договор прошел полное согласование, юридический отдел отмечает в системе факт завершения согласования договора. Далее автоматически формируется пакет документов, который отправляется на выгрузку в информационную систему ПУР АСБУ.

Карточка задания Directum на выгрузку договора в ПУР АСБУ

В задачу вложены: договор, документ основания, докладная записка, протокол подведения итогов закупки, различные документы, которые потребовались для согласования договора, а также xml — файл, который формируется автоматически. Специалистам необходимо лишь загрузить его в систему и привязать к нему скан-копию договора.

Мы рассмотрели схему предоставления информацию о заключенных договорах, помимо этого необходимо предоставлять данные о платежах. Смотрите запись вебинара узнайте, как этот процесс реализовала компания «Газпром подземремонт Уренгой».

Чтобы получить более полную картину о том, как ECM-система оптимизирует процесс закупок, предлагаем посмотреть наш сентябрьский онлайн-семинар «Идеальное управление закупками — миф или реальность?». Эксперты Directum подробно рассказали, как автоматизировать важные этапы закупочной процедуры: сбор потребностей, согласование запроса на план закупку, согласование с головной организацией, включение в план закупок, согласование запроса на закупку, проведение закупки.