Дата статьи: 21.10.2022

Электронный договор: подписываем по всем правилам

Еще несколько лет назад было сложно представить, что оформление сделок станет цифровым. Однако это уже реальность, и всё больше компаний предпочитают электронное подписание договоров. Но как организовать его правильно, чтобы впоследствии не возникло претензий и судебных разбирательств?

Как устроен цифровой договор

Электронная сделка так же, как и сделка на бумаге, фиксирует договоренности сторон по какому-либо вопросу, но изначально создается в цифровом формате. Основанием для формирования документа выступают ст. 434 ГК РФ, ст. 11 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Чтобы заключить договор в электронном виде, достаточно обсудить этот момент с контрагентом и закрепить непосредственно в документе. Также важно указать каналы, по которым будут приходить сообщения и правки по договору: email, телефон, личная встреча. В случае споров эти источники можно считать достаточным доказательством правоты одной из сторон.

Какую электронную подпись выбрать

В цифровом пространстве гарантом неизменности и подлинности документа выступает электронная подпись (ЭП). Ее юридическая значимость регулируется упомянутым выше 63-ФЗ.

Для подтверждения сделки можно выбрать:

  • квалифицированную ЭП. Ее получают в удостоверяющем центре. Электронный договор, утвержденный такой подписью, имеет полную юридическую силу. Главное, чтобы ЭП действовала на момент совершения сделки;
  • неквалифицированную ЭП. В этом случае стороны должны заключить соглашение о правилах использования такой подписи;
  • простую ЭП. Для этого необходимо договориться, как будет идентифицироваться подписант и обеспечиваться конфиденциальность ключа подписи.

Если всё оформлено верно, сделка считается законной.

Как отправить электронный договор

Для заключения цифровой сделки используют email или сервисы обмена документами.

Электронная почта

Отправить договор можно на обычный email-адрес. Компания высылает цифровой документ, а контрагент распечатывает его, подписывает, сканирует и возвращает обратно по электронной почте. После получения вторая сторона выполняет те же процедуры.

При обмене по почте важно четко прописать, с каких адресов можно отправлять и принимать документы, и с какого момента они считаются доставленными (уведомление о прочтении, контрольный звонок).

Сервисы ЭДО

При использовании операторов обмена документами стороны заключают соглашение — какой сервис они выбирают. Полный перечень надежных операторов ЭДО размещен на сайте ФНС. Например, для пользователей системы Directum RX налажена удобная интеграция с сервисами обмена СБИС и Диадок, которые есть в списке налоговой.

Отправка документов через операторов ЭДО освобождает компании от распечатки, физического подписания и сканирования.

Для чего нужны форматы ХML и PDF/А3

XML-формат уже давно известен и применяется в компаниях с высоким уровнем цифровизации. Информация в нем представлена в виде структурированных элементов, поэтому система легко распознает контент. Но для тех, кто только начинает свой путь в ЭДО, XML-файлы сложны в обработке.

Поэтому в 2022 году ФНС утвердила еще один формат — PDF/А3, состоящий из двух частей:

  • визуальной, понятной человеку;
  • структурированной, которую обрабатывает машина.

Новшество означает, что договор в электронной форме смогут использовать абсолютно все организации. Из минусов — возможные расхождения в структурированной и человекочитаемой частях.

 

«Электронное подписание договоров занимает меньше времени, а если контрагенты из разных регионов, то процесс может сократиться с нескольких дней до считанных минут. Кроме того, компании значительно экономят на курьерских услугах, бумаге и обслуживании принтеров. Если перевести весь жизненный цикл сделки в цифру — от создания и внутреннего согласования до финального подписания и занесения в архив — то эффект будет еще заметнее».

Алиса Муратова, руководитель проектов развития бизнеса в Directum

Планируете внедрять цифровые инструменты?

Узнайте, чем будут полезны решения Directum для вашей компании! Оставьте заявку, и мы свяжемся с вами в течение рабочего дня — определим ваши интересы и подготовим индивидуальную презентацию.

0

Оставьте свои контактные данные, и мы свяжемся с вами