Электронный договор: что это такое и как его подписать
Договоры входят в топ-3 документов, которые чаще всего переводят в цифру средние и крупные компании. Электронный формат выгоднее бумажного: не нужно тратить время и бюджет на печать и доставку, выделять место для архива.
В статье расскажем, как правильно заключить и расторгнуть договор в электронном виде, какие подписи можно использовать, какими правовыми нормами руководствоваться.
Что такое электронный договор
Закон разрешает заключать соглашения на бумаге или с помощью технических средств, что закреплено в ГК РФ (ст. 160, п. 2 ст. 434). Электронный договор (ЭД) имеет юридическую силу, если возможно:
- воспроизвести содержание в неизменном виде на каком-либо носителе;
- идентифицировать стороны, другими словами — достоверно определить лица, совершившие сделку.
Какие договоры можно заключать в электронном виде
В онлайн-формате можно подписывать любые соглашения, в том числе между компаниями, некоммерческими организациями, частными лицами. Но есть исключения, когда цифровая форма невозможна:
- стороны зафиксировали, что оформляют сделки только на бумаге;
- закон прямо указывает, что требуется бумажная форма.
| Какие сделки можно заключать онлайн | ||
| Основание | Вид документа | Примечание |
| Ст. 22.3 ТК РФ | Трудовые договоры | Подходит в том числе и для удаленных сотрудников |
| Ст. 434 ГК РФ | Пользовательские соглашения, договоры |
Все сделки, к которым закон не требует нотариальной или бумажной формы |
| Ст. 5 |
Договор между поставщиком и заказчиком | Только онлайн на торговых площадках |
Как подписать электронный договор
Чтобы ЭД стал действительным, его должны подписать обе стороны. С точки зрения безопасности и удобства для этого лучше использовать электронную подпись. Таким образом вы защитите документ от нежелательных изменений, а в случае необходимости без труда докажете, кто именно совершил сделку.
Виды электронных подписей
При заключении ЭД стороны могут использовать три вида электронных подписей (ЭП).
- Квалифицированная (КЭП). Наиболее предпочтительный вариант, максимально защищенный средствами шифрования. Руководители компаний получают сертификат КЭП в ФНС, сотрудники — в аккредитованных удостоверяющих центрах. Использование этой подписи не нужно дополнительно оговаривать при составлении договора.
- Неквалифицированная (НЭП). Набор зашифрованных символов, с помощью которого можно отследить, кто заверил документ, и какие изменения вносились после подписания. Статья 6
63-ФЗ «Об электронной подписи» предупреждает, что стороны должны договориться о порядке проверки ЭП. - Простая (ПЭП). Формируется без подключения криптографии, поэтому наименее защищена. Если стороны все же выбрали этот вид ЭП, им нужно подготовить соглашение о том, как будет обеспечиваться конфиденциальность и устанавливаться подписант (ст. 9
63-ФЗ ).
Если электронный договор подписывает сотрудник, а не директор компании, то используют связку «ЭП + машиночитаемая доверенность (МЧД)». Руководитель может подтвердить полномочия сотрудника только квалифицированной КЭП. МЧД дает возможность проконтролировать, какие юридически значимые действия совершает работник от имени организации.
Как обмениваться электронными договорами
Самый быстрый и надежный способ обмена — воспользоваться сервисом ЭДО. Компания загружает в него проект соглашения, находит получателя, запрашивает подпись (поставив галочку в специальном поле) и отправляет. Контрагент получает запрос, ставит ЭП и возвращает подписанный документ тем же способом.
Можно ли подписать договор по email
Закон не запрещает заключать сделки с помощью сообщений, включая электронные письма. Но не любой email с обсуждением сотрудничества можно признать договором.
При каких условиях признается юридическая сила
- есть договоренность с двух сторон. В его тексте (или хотя бы в переписке) нужно зафиксировать, что стороны выбрали обмен сообщениями и признают этот способ значимым;
- можно точно установить, кто оформил сделку. В письмах нужно указывать ФИО, контакты и должности подписантов, данные о компании.
Кроме того, по email нельзя подписывать соглашения, которые касаются аренды или продажи предприятия, страхования, торгов. В исключения попадают и документы, которые по закону требуют заверения нотариусом или обязательной государственной регистрации.
Как заключить электронный договор
Шаг 1. Подготовить текст
В цифровом договоре, как и в привычном бумажном варианте, указывают реквизиты (наименование сторон, ИНН, ОГРН, адреса и регистрации), прописывают предмет сделки и условия, например, ответственность участников, стоимость услуг
Шаг 2. Выбрать формат
Обязательных форматов у ЭД нет, можно воспользоваться любым удобным: pdf, docx, xlsx, jpg. Для договоров оферты и дополнительных соглашений есть рекомендуемые ФНС форматы с расширением PDF/
Шаг 3. Отправить контрагенту
Подготовленный договор нужно загрузить в сервис ЭДО, ввести наименование контрагента или его ИНН, указать тип документа и заполнить обязательные поля. Останется только поставить электронную подпись и нажать кнопку отправки.
Шаг 4. Проверить подпись
После получения ответа от контрагента можно проверить НЭП или КЭП, которой подписан договор. Это нужно, чтобы убедиться: сертификат действителен на момент подписания, и изменения в содержание документа не вносились.
Для полноценной юридической проверки НЭП или КЭП подходят:
онлайн-сервисы «Контур. Крипто» или «КриптоПро»;- программы, которые устанавливаются локально на ПК, например, «КриптоАРМ».
- Портал Госуслуг.
Как расторгнуть электронный договор
Гражданский Кодекс допускает расторжение контракта в цифре по тем же правилам, что и бумажного.
- По соглашению сторон. В этом случае контрагенты оформляют документ, в котором прописывают, с какой даты договор прекращает действовать, а также какие обязательства остаются у сторон.
- В одностороннем порядке. Контрагенту нужно отправить уведомление, например, по email. С момента его получения сделка будет считаться расторгнутой.
Если у одной из сторон есть существенные претензии, то тогда расторжение происходит через суд. В любом случае, продумать и зафиксировать условия такой процедуры лучше на этапе составления соглашения.
Преимущества электронного договора
- Ускорение процессов. Передача документов контрагенту происходит мгновенно, не нужно ждать курьера или почтовой доставки. Но это только верхушка айсберга: цифровизация договорных процессов в несколько раз сокращает время подготовки, согласования и поиска документов.
- Экономия на бумаге и услугах курьера.
Онлайн-формат позволяет уйти от расходов на печать и пересылку документов. - Прозрачность. Это преимущество доступно тем, кто работает с договорами в корпоративной системе. В любой момент можно узнать статус документа: кто уже согласовал его, а кто отклонил.
- Удобное хранение и быстрый поиск. Соглашения в цифре не занимают места на полках архива, в шкафах и коробках. Хранятся они у оператора ЭДО или в СХЭД (системе хранения электронных документов). Сотрудник с правом доступа может со своего рабочего места за пару минут найти нужный экземпляр, и для этого не нужно делать запрос, отправляться на поиски нужной папки.
Полезное видео: как заключать договоры без рисков
Узнайте о цифровых инструментах, которые помогут выстроить прозрачные процессы с контрагентами.
Как ИИ помогает в работе с электронными договорами
Одно из преимуществ цифровизации — возможность передать искусственному интеллекту рутинную часть работы. На примере платформы Directum RX рассмотрим три популярных сценария, в которых ИИ ощутимо снижает трудозатраты на составление соглашений с контрагентами.
Сравнение версий договора. Чтобы найти изменения, внесенные контрагентом, раньше приходилось вычитывать весь документ. Сейчас за юриста это делает ИИ: сравнивает версии (даже если они в разных форматах) и подсвечивает правки. Зеленым цветом выделяются добавленные фрагменты, красным — то, что удалили, желтым — текст с изменениями.
Подготовка аннотации. Не всем согласующим нужно внимательно вчитываться в договор. Если для ускорения процесса полезнее будет краткая выжимка с основными деталям сделки, ИИ подготовит ее за несколько секунд.
Проверка на риски. Генеративный ИИ «вычитывает» контракты компании с точки зрения внутренних правил и требований законодательства. Интеллектуальный сервис подскажет, каких обязательных реквизитов не хватает в документе, укажет на возможные риски — штрафы, пени, неустойки. Юрист не тратит время на вычитку и поиск ошибок, а работает с готовым отчетом.
Результат Мнение эксперта
Существует некий «джентльменский набор» функциональности корпоративной системы для работы с электронными договорами. В него входит создание документов по шаблону, подписание ЭП, согласование по настроенным по маршрутам, интеграция с сервисами ЭДО. Все эти возможности ускоряют оформление сделок, сокращают количество ошибок и потерянных документов.
Чтобы ускорить заключение контрактов и свести риски к минимуму, можно пойти еще дальше. Например, в Directum СЭД+ мы реализовали проверку надежности контрагента прямо в системе через интеграцию с Контур. Фокус. Автоматически сверяются полномочия подписантов, что снижает вероятность признания договоров недействительными. Встроенные
руководитель проектов развития бизнеса Directum
Опыт бизнеса по цифровизации договорных процессов
Через юридические департаменты средних и крупных компаниях количество ежемесячно проходят сотни соглашений с контрагентами. Переход на электронный документооборот избавляет от бумажной волокиты и в несколько раз сокращает время, которое сотрудники тратят на подготовку, согласование, контроль сроков.
Кейс № 1. Ритейл
Один из крупнейших отечественных ритейлеров METRO оптимизировал работу с договорами. Согласование сделок и счетов ускорили за счет интеграций решений SAP, Directum RX, сервиса ЭДО Диадок. В результате более 1000 пользователей работают с контрактами и счетами в электронном виде, а срок согласования сократился с 7 дней до нескольких часов.
Кейс № 2. Медицинский центр
Сеть
Кейс № 3. Производитель электрооборудования
Компания Systeme Electric владеет 3 производственными площадками, имеет большую сеть поставщиков и клиентов. Юридические процессы сосредоточили в одном цифровом контуре, включая согласование, выпуск МЧД,
Заключение. Что нужно помнить об электронных договорах
- Сделки можно оформлять как на бумаге, так и в электронном виде. Главное, чтобы можно было достоверно идентифицировать стороны и подтвердить неизменность текста после подписания.
- Заключать соглашения с контрагентами можно с помощью простой, неквалифицированной или квалифицированной ЭП. Самый защищенный вид подписи — КЭП.
- Формализованные договоры имеют структуру, утвержденную налоговой службой и расширение PDF/
A-3 и XML, неформализованные — составляются в свободной форме и в любом формате. - К преимуществам электронного оформления сделок относятся скорость подписания, прозрачность, удобное хранение и поиск.
- Искусственный интеллект ускоряет обработку юридических документов, проверяет текст на риски и оперативно находит правки от контрагентов.
Планируете внедрять цифровые инструменты?
Узнайте, чем будут полезны решения Directum для вашей компании! Оставьте заявку, и мы свяжемся с вами в течение рабочего дня — определим ваши интересы и подготовим индивидуальную презентацию.
