Электронный кадровый документооборот
в КБ «Кубань Кредит»:
быстро, эффективно, конфиденциально

Предпосылки проекта

Масштаб компании обязывал к кардинальным переменам — в бумажном формате процессы переставали справляться с документопотоком.

1. Подписание приказов и договоров с удаленными подразделениями растягивалось до 3 недель из-за курьерских пересылок между регионами.
2. Кадровый отдел тратил время на сортировку, подшивку и поиск бумаг.
3. Росли транспортные расходы.
4. Пересылка конфиденциальных данных создавала риски утраты и компрометации.

В ноябре 2021 года поправки в Трудовой кодекс (статьи 22.1–22.3) легализовали КЭДО, и банк принял решение перевести в цифру сразу все кадровые процессы, не растягивая переход на годы.

После анализа рынка выбрали Directum HR Pro: система из «коробки» закрывает 95% потребностей, легко интегрируется с 1С:ЗУП и содержит инструменты гибкой настройки процессов без программирования.

Цели и задачи

С помощью КЭДО в финансовом учреждении планировали:

• снизить трудозатраты кадровой службы;
• закрепить зоны ответственности по согласованию документов и установить контроль их исполнения;
• обеспечить конфиденциальность документов;
• ускорить валидацию приказов.

Решение

Выбор продукта

Рабочая группа заказчика проанализировала информацию рейтинговых агентств и рынок решений. Эксперты сформировали перечень основных функциональных требований к будущей системе.

В первую очередь предложения разработчиков оценивали по стоимости внедрения и сопровождения, наличию гибкой настройки процессов, возможности интеграции с существующей в банке системой кадрового учета и расчета зарплаты 1С:ЗУП.

Следующим шагом стали встречи с вендорами выбранных систем. Функциональность изучали на презентациях и через знакомство с демоверсиями, беседовали с клиентами поставщиков и разработчиков.

Больше всего плюсов получила система Directum HR Pro. Компания выбрала решение «Кадровый ЭДО», с помощью которого руководство контролирует процесс подписания документов, а работник может в электронном личном кабинете:

• ознакомиться с кадровыми документами и выгрузить их;
• подписать трудовой договор;
• получить информацию от HR-специалистов о кадровых событиях.

Кадровому отделу банка было важно синхронизировать данные о сотрудниках всех офисов и сохранить привычный процесс начисления зарплаты. Для этого Directum HR Pro интегрировали с 1С:ЗУП.

Развитие

Следующие 2 года после внедрения систему более тонко настраивали под задачи банка. То, что работало «из коробки», дополняли возможностями с учетом специфики кадровых процессов в крупной финансовой организации с разветвленной филиальной сетью.

Валидация приказов

В банке каждый приказ перед отправкой сотруднику должен пройти проверку руководителем отдела кадрового администрирования. До внедрения системы начальник отдела вручную просматривал стопки бумаг, выискивая ошибки.

С помощью no-code-инструментов в Directum HR Pro заложили логику проверки документа на старте. Это критично, потому что, если документ с ошибкой уйдет сотруднику и будет подписан, переделывать его придется с участием 3 сторон: кадровика, руководителя банка и самого сотрудника. Валидация в цифре не сократила количество просматриваемых ответственным документов, но стала быстрее и комфортнее.

Адаптация под регуляторные требования и внутренние запросы

Компания расширила интеграцию с 1С:ЗУП для корректной передачи документов на отгулы, отзыв из отпуска и совмещение. В ходе проекта настроили механизм автоматической подстановки актуальных подписантов в печатные формы с учетом замещений. Доработки выполнили силами собственных 1С-программистов, не привлекая внешних разработчиков.

Вовлечение

Для помощи сотрудникам при переходе на КЭДО в отделе кадров организовали специальное рабочее место. Там эксперты наглядно показывают, как заходить в личный кабинет, находить и подписывать документы. На старте выпускали памятки и листовки. Затем развили институт кураторства внутри компании.

Кураторы и исполнительская дисциплина

Электронный документ доходит до адресата за секунды. Но если сотрудник забыл про задание, подписание может растягиваться на недели. Раньше процесс замедляла логистика. Иногда срок подписания документа доходил до 3 недель. После перехода на КЭДО оставался единственный барьер — человеческий фактор. Сотрудник мог пропустить задачу, отвлечься и забыть о ней и т.д.

Решить проблему помог институт кураторства. За каждым кадровым специалистом закрепили свой пул подразделений. Сейчас таких кураторов 7. Для них в системе через no-code-инструменты создали динамические папки поиска, куда автоматически попадают все задания, по которым истек срок или которые давно не выполняются.

Куратор открывает папку, видит список зависших задач, проверяет статус. Если нужно, напоминает сотруднику в корпоративном мессенджере. Это помогает решить проблему до того, как она перерастет в нарушение сроков.

Новых сотрудников кураторы знакомят с системой лично, это помогает быстро освоиться и вызывает доверие к электронному формату. Для нестандартных вопросов у кураторов есть общие чаты, где оперативно разбирают сложные случаи. Если вдруг кому-то понадобится бумажная копия, такая возможность предусмотрена, но за 2 года к ней никто не обращался.

Результаты

На первом этапе перехода на КЭДО к Directum HR Pro подключили треть персонала банка — 880 сотрудников. В течение следующих 4 месяцев на новый формат работы перешли еще 1600 пользователей. Постепенно к электронному кадровому документообороту подключатся все работники финансового учреждения. Исключение — сотрудники в длительных отпусках (по беременности, родам и по уходу за ребенком), а также малая доля отказавшихся по собственной инициативе. Благодаря внедрению кадрового ЭДО банк экономит 13+ млн руб. в год.

С момента внедрения системы в апреле 2024 года:

• подключено 4 тыс. человек (с учетом сменяемости кадров);
• актуальных пользователей — 2,6 тыс. человек;
• зарегистрировано документов — 100 тыс.;
• ознакомлений с внутренними нормативными документами — 38 тыс. событий;
• среднее время подписания документа — 5 минут;
• экономия времени подписания по сравнению с бумажным форматом — 85%.

Сотрудники кадровой службы перестали заниматься подшивкой, курьерскими отправками и ручным поиском бумаг, теперь они сосредоточены на управлении персоналом и консультировании.

Персонал тоже оценил удобство. Ранее на подписание бумаг уходило в среднем 20 минут: нужно было отпрашиваться с места, идти в отдел кадров, ждать, пока найдут документ. Для удаленных специалистов процесс был еще дольше. Теперь процедура занимает не больше пяти минут в личном кабинете, многие подписывают документы вечером с телефона или в выходной.

Безопасность — еще один важный итог. Переход на КЭДО практически исключил риски потери или компрометации персональных данных. Вся информация хранится в защищенном контуре, доступ строго регламентирован, каждое действие фиксируется.

Планы

Проект не останавливается. Банк переходит на версию Directum HR Pro 2.7.

Параллельно завершается тестирование мобильного приложения, которое даст руководителям и сотрудникам возможность подписывать документы со смартфонов — это особенно удобно для тех, кто редко бывает за стационарным компьютером. В ближайших планах банка — внедрение модуля «Отпуска» (от планирования графика до подписания приказов) и изучение возможностей решения «Долговременный архив» для хранения электронных дел.