Финансовый архив как центральное звено в налоговом мониторинге. Опыт ПЗЦМ
150
пользователей системы
2-3 дня
занимает подготовка документов для налогового мониторинга
1 минута
на поиск документов
4 системы
работают в едином контуре за счет интеграции
Предпосылки проекта
ПЗЦМ — организация с государственным участием, которую контролирует Правительство РФ. Чтобы участвовать в специальных инвестиционных контрактах, был необходим прозрачный механизм финансовой отчетности. Акционерное общество обязали перейти на налоговый мониторинг.
Налоговый мониторинг — это форма контроля, которая заменяет традиционные проверки. Сотрудник ФНС может в онлайн-режиме просматривать отчетность, начиная от деклараций и регистров бухгалтерского учета до конечных первичных документов.
Такой способ коммуникации с регулятором сокращает риски штрафов или доначислений. За счет того, что можно обратиться к инспектору за мотивированным мнением в спорной ситуации, компания вовремя корректирует свои действия.
Завод начал подготовку к переходу на новый режим взаимодействия с ФНС. На предприятии уже использовали продукты Directum, поэтому обратились к компании БТЛаб, которая сопровождала ИТ-решения вендора по другим направлениям.
На этапе аналитики специалисты выделили проблемные зоны.
- Разрозненное хранение. Договоры и первичные документы находились только в 1С:ERP, где не было оригиналов подписанных версий. Также без единого архива бумажные документы могли дублировать электронные.
- Долгая подготовка ответа в ФНС. Поиск оригинала в сетевой папке, бумажном архиве, на сервисах обмена иногда занимал до 15–20 минут.
- Лишняя работа. Разные органы исполнительной власти могли затребовать один и тот же комплект документов в разные моменты времени, поэтому приходилось искать и собирать информацию заново.
- Неконтролируемая договорная база. В 1С:ERP использовался механизм искусственно созданных карточек договоров с номером только для проводки платежей, что засоряло учет и снижало достоверность данных.
Все эти факторы создавали риски при налоговых проверках и усложняли предоставление данных в ФНС.
Цели и задачи
Главная цель проекта — организовать для налоговой онлайн-доступ в режиме реального времени к учетным и документальным системам компании. При этом раскрываться должны не просто реквизиты, а файлы первичных документов, хранящихся в системе электронного архива.
Финансовый архив для налогового мониторинга должен был:
- обеспечивать полный жизненный цикл договорной и первичной документации и исключать ее потерю;
- обмениваться статусами документов с учетными системами 1С:ERP Управление предприятием и 1С: Учет драгоценных металлов;
- интегрироваться с витриной данных и АИС «Налог-3» ФНС России;
- взаимодействовать с сервисами обмена;
- работать на российской операционной системе Astra Linux и СУБД PostgreSQL.
Ход проекта
Решение «Финансовый архив» на базе уже внедренной и успешно работающей системы Directum СЭД+ стало центральным звеном проекта. На его основе настроили интеграцию с ключевыми системами ИТ-ландшафта предприятия, а именно 1С: Учет драгоценных металлов, 1С:ERP Управление предприятием и сервисом обмена Контур.Диадок.
Сотрудники завода обсудили с клиентами переход на электронный документооборот. Вместе определили документы, которыми будут обмениваться через ЭДО (акты, счета-фактуры, УПД). Тем самым сократили количество бумажных документов, подлежащих оцифровке.
Из 1C:ERP в Directum СЭД+ средствами интеграции мигрировали действующие договоры и связанные с ними контрагенты.
Специалисты реализовали специализированный REST API — связующее звено между внутренним контуром Directum и внешней системой налогового мониторинга. Витриной данных выбрали сервис Контур.Налоговый мониторинг.
Так появилось единое пространство для создания, согласования, подписания, хранения и представления в ФНС документов.
Как выстроено взаимодействие с ФНС
- Инициация. Витрина данных Контур.Налоговый мониторинг (выступающая в роли шлюза) получает из информационной системы 1С:ERP Управление предприятием перечень первичных документов с уникальными идентификаторами карточек из Directum СЭД+.
- Запрос контента. Витрина данных «Контур.Налоговый мониторинг» направляет запрос в Directum СЭД+, используя разработанное API, с указанием уникального идентификатора документа (РК).
- Интеллектуальная выгрузка. Созданный API анализирует тип документа и его статус в жизненном цикле Directum СЭД+ и динамически определяет, какой именно файл необходимо предоставить. Если документ типизированный (например, счёт-фактура, акт), API возвращает печатную форму, сформированную в системе. Если документ поступил через сервис ЭДО (Контур.Диадок), API возвращает подписанный XML-файл (юридически значимый формат).
API гарантирует возврат актуальной версии документа на момент запроса, что критически важно для достоверности данных, предоставляемых ФНС.
9 типов интеграционных взаимодействий
Чтобы обеспечить непрерывный обмен данными между Directum СЭД+, 1С:ERP, Контур.Диадок и Контур.Налоговый мониторинг, разработали разные варианты совместной работы систем.
| № | Интеграция | Назначение |
|---|---|---|
| 1С:ERP ↔ Directum СЭД+ | Двусторонняя синхронизация контрагентов | |
| 1С:ERP ↔ Directum СЭД+ | Двусторонняя синхронизация договоров | |
| 5 | 1С:ERP ↔ Directum СЭД+ | Передача данных о первичных документах для создания карточек из 1С:ERP в Directum СЭД+ |
| 6 | Directum СЭД+ → 1С:ERP | Передача статусов первичного учетного документа из Directum СЭД+ в 1С:ERP |
| 7 | 1С:ERP → Directum СЭД+ | Прекращение регламентов по карточке в Directum СЭД+ в один клик из интерфейса 1С:ERP |
| 8 | Контур.Диадок ↔ Directum СЭД+ | Сопоставление регистрационных карточек по уникальным ID Контур.Диадок |
| 9 | Контур.Налоговый мониторинг → Directum СЭД+ | Реализация API для Контур.Налоговый мониторинг, чтобы получать файлы из Directum СЭД+ и раскрывать данные ФНС |
Обновление 1С:ERP Управление предприятием
Уникальность проекта заключалась в том, что вместе с подключением к налоговому мониторингу проходило обновление 1С:ERP. Три компании-разработчика адаптировались к требованиям друг друга, не дали пострадать бизнес-процессам и обеспечили бесперебойную работу всех систем. Например, обновили методы взаимодействия и обеспечить передачу в 1С:ERP актуального состояния документов из Directum СЭД+.
Также для удобства пользователей и плавного перехода в 1С:ERP был добавлена функциональность из Directum СЭД+. Например, статус согласования некоторых документов можно было увидеть непосредственно из карточки 1С:ERP.
Проект длился 8 месяцев. За это время команда специалистов не просто «сделала и ушла», они помогли нам актуализировать договорную базу, обучили пользователей, и сейчас мы продолжаем развивать систему в рамках технологического сопровождения. Разработанный у нас механизм прямого API-взаимодействия с Контур.Налоговый мониторинг подтверждает, что Directum СЭД+ способна выступать в роли надежного источника данных для самых требовательных внешних систем, включая государственную информационную систему АИС «Налог-3».
Итоги проекта
Непрерывный обмен данными между 1С: Драгоценные металлы, 1С:ERP Управление предприятием, Контур.Диадок и Контур.Налоговый мониторинг сделал Directum СЭД+ центральным звеном финансовой экосистемы предприятия. Благодаря этому удалось:
- создать единый архив финансовых документов на базе Directum СЭД+;
- автоматизировать процессы согласования и подписания входящих/исходящих первичных учетных документов (бумажных и электронных), которыми обмениваются через Контур.Диадок;
- настроить двустороннюю синхронизацию Directum СЭД+ с 1С:ERP и создать единую базу договоров и контрагентов;
- добиться прозрачности жизненного цикла документов через обмен статусами и ссылками на оригиналы документов между системами;
- подготовить инфраструктуру для налогового мониторинга с помощью API для выгрузки файлов из архива Directum СЭД+ в систему Контур.Налоговый мониторинг.
Предприятие смогло выполнить главную цель, с которой начался проект внедрения — перейти на новое взаимодействие с ФНС, стать более открытым и выполнить требования «Соглашения о защите и поощрении капиталовложений» (СЗПК). Для завода — участника специальных инвестиционных контрактов — это критический фактор выполнения обязательств перед государством.
Изменения для пользователей
Ожидания бухгалтерии от «Финансового архива» полностью оправдались. Все оригиналы документов, которые подписаны электронной подписью, и скан-копии структурированно хранятся в Directum СЭД+. Их можно легко открыть по ссылке в 1С:ERP.
Бухгалтеры видят актуальный статус непосредственно в учетной системе, не переключаясь между интерфейсами. Исчезли вопросы о том, где находится документ, кто его подписал, почему возникла задержка с согласованием.
В системе есть различные способы группировок и фильтров, которые помогают оперативно собирать информацию для отчетности, проверок, аудита. Время поиска занимает меньше минуты: по номеру, дате, типу документа или виду.
Бухгалтеры больше не теряют время на поиск файлов и ручной ввод контрагентов в две системы, не дублируют бумажные и электронные документы. Мы исключили ошибки, связанные с ручной выгрузкой для проверок ФНС. И в целом вся подготовка ответов на запросы регулятора с их сокращенными сроками перестала быть трудоемким ручным процессом. Срок закрытия налогового периода потенциально сокращается с 3 месяцев до нескольких дней.
Проект демонстрирует комплексный подход к решению двух главных бизнес-задач: оперативное наведение порядка в финансовом документообороте и подготовка к налоговому мониторингу. Обе задачи смогла решить Directum СЭД+. Структурирование процессов, синхронизация данных из разных систем и цифровизация регламентированных процедур сделали работу предприятия эффективнее.
Исполнитель
ООО «БТЛаб» — авторизованный партнер Directum, занимается внедрением СЭД в организациях различных масштабов и сфер деятельности.
Планируете внедрять цифровые инструменты?
Узнайте, чем будут полезны решения Directum для вашей компании! Оставьте заявку, и мы свяжемся с вами в течение рабочего дня — определим ваши интересы и подготовим индивидуальную презентацию.
