ИИ в документообороте государственных органов

Согласно Национальной стратегии развития искусственного интеллекта на период до 2030 года ИИ становится одним из важных направлений цифровой трансформации органов власти. Он призван оптимизировать процессы и сделать предоставление государственных услуг проще, быстрее и качественнее. При этом важная область применения ИИ — документооборот. В этой статье расскажем, как органы власти используют интеллектуальные сервисы.

Какие ИИ-функции полезны для документооборота госсектора

Интеллектуальные сервисы на основе машинного обучения упрощают обработку документов: извлекают факты, заполняют карточки и реквизиты, маршрутизируют поручения, выявляют расхождения в версиях. Рассмотрим процесс на примере входящего письма. Когда корреспонденция приходит в госорган, ИИ-сервис извлекает текстовый слой. На основе этой информации система автоматически заполняет карточку. Далее подключается умная маршрутизация, с помощью которой определяется исполнитель поручения. В результате с делопроизводителей и помощников руководителей снимается значительная часть рутинных задач.

Также в госсекторе применяются инструменты на базе генеративных сетей. Например, в цифровых решениях Directum для органов власти есть:

• вопросно-ответный поиск;
• генерация контента;
• саммаризация.

Остановимся на них подробнее. Документы в госучреждениях формализованы и чаще всего создаются по шаблонам. Из-за этого смысловая часть обычно кроется в деталях, поэтому руководителю не нужно читать документ целиком для согласования, важно понять суть. В этом случае помогает саммаризация: ИИ изучает содержимое документа и выделяет основную информацию. Это ускоряет согласование и маршрутизацию.

С помощью генеративного ИИ также можно готовить содержание исходящих писем, проекты резолюций и поручений, специфичных для госсектора. Сотруднику достаточно описать примерное содержание документа.

Еще одна важная функция — вопросно-ответный поиск. С его помощью можно найти, например, нужную информацию в справке. Вместо того, чтобы вчитываться в сложные пользовательские инструкции, сотрудники делают ИИ интересующий запрос на естественном языке и за секунды получают ответ.

Для обучения ИИ в Directum используется fine-tuning (тонкая настройка) на основе специализированных данных. Такая методика позволяет адаптировать уже готовые языковые модели под конкретные запросы организации, специфические задачи или узкую отрасль деятельности.

Реальные результаты от внедрения ИИ

Опыт клиентов Directum показывает, что искусственный интеллект дает ощутимый экономический эффект. Например, внедрение ИИ-инструментов в Министерстве по налогам и сборам Республики Беларусь ускорило процессы в среднем на 45%, при этом умные сервисы взяли на себя около 67% задач.

Хорошие результаты показывает саммаризация. Благодаря этой функции должностные лица полностью читают только 30% документов. Для остальных 70% хватает краткого содержания, подготовленного ИИ.

Инструменты по обработке документов значительно снижают нагрузку на делопроизводителей, экономия составляет до нескольких рабочих часов в месяц. Например, благодаря ИИ-сервисам в Правительстве Тюменской области сотрудники не участвуют в заполнении карточек входящих писем и обращений, система делает это автоматически. В результате обработка документов ускорилась в 2 раза.

ИИ-инструменты будут глубже проникать в процессы организаций и охватывать всё больше задач. Одно из последних веяний — это чат-боты. Любой сотрудник может задавать им интересующие вопросы, общаться, искать нужную информацию. Это ускоряет работу и повышает ее качество.

Возрастет гибкость интеллектуальных сервисов, у бизнес-пользователей появится больше свободы в адаптации. На платформе Directum RX администратор уже сейчас может делать свои промпты для конкретных задач организации, без обращения к вендору.

В результате того, что расширятся возможности настройки, а функциональность станет разнообразнее, возрастет экономический эффект от ИИ-инструментов. Они перейдут в разряд повседневных помощников для сотрудников и руководителей. Это поможет органам власти работать продуктивнее, гражданам — быстрее и качественнее получать госуслуги.