Дата материала: 13.10.2022

Как правильно организовать электронный документооборот счетами-фактурами

Счет-фактура (СФ) — документ, который подтверждает факт выплаты НДС за товар (работу, услугу). На основании этого документа покупатель может возместить сумму налога на добавленную стоимость в соответствии с п.1 ст.169 Налогового кодекса Российской Федерации.

Что из себя представляет

Электронный счет-фактура (ЭСФ) — это файл в формате XML, переданный по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) через оператора ЭДО и подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя либо иного уполномоченного лица.

Набор полей в электронном документе совпадает с его аналогом на бумаге. Основное отличие цифровой и бумажной формы заключается в дополнительном реквизите — штампе электронной подписи (ЭП). Он включает исчерпывающие данные о подписанте — ФИО и должность, номер и срок действия сертификата усиленной ЭП.

Счет-фактуру в электронном виде не нужно распечатывать и хранить на бумаге, его можно поместить в архив на базе информационной системы и передавать в налоговую по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика в цифровом формате.

Как устроен электронный обмен счетами-фактурами

Выставление ЭСФ — это обязательное условие, если реализуются товары, подлежащие прослеживаемости в соответствии с п.1.2 ст. 169 НК РФ. Остальные плательщики НДС могут обмениваться ими по двустороннему согласию, если у участников сделки есть технические средства для обмена и обработки электронных документов.

ЭДО счетами-фактурами возможен при выполнении всеми участниками процесса своих функций:

  • продавец: составляет ЭСФ, подписывает его УКЭП и отправляет контрагенту в XML-формате через оператора ЭДО. Для завершения документооборота поставщик должен дождаться уведомления от покупателя о получении электронного документа;
  • оператор ЭДО: координирует доставку файла, проверяет соответствие утвержденному ФНС формату и регистрирует даты отправки и получения;
  • покупатель: подтверждает получение счета-фактуры электронной подписью и формирует извещение о получении через оператора ЭДО.

Если покупатель не получил документ в электронном виде через пять дней с момента отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг), то он должен сообщить об этом поставщику. Продавец обязан выяснить и разрешить проблему передачи документа совместно с оператором ЭДО либо направить контрагенту бумажный счет-фактуру.

Электронные счета-фактуры помогут избежать отказа в вычете «входного» НДС

В случае критичных ошибок при составлении счета-фактуры контролирующие органы могут отклонить возмещение налога на добавленную стоимость. Переход на электронные СФ значительно сократит количество таких дефектов.

Распространенные ошибки Бумажный счет-фактура Электронный счет-фактура
Некорректное оформление реквизитов Налоговая может отказать в вычете предъявленных сумм НДС, если не удастся установить продавца или покупателя, наименование товаров или услуг, либо при неверном отражении количества товара, стоимости, ставки или суммы НДС. Реквизиты сверяются со справочником ЕГРЮЛ/ЕГРИП. Электронный документ не отправится, если будут пустые поля или ошибки в обязательных реквизитах.
Различия в титуле продавца и покупателя Бумажный СФ выставляется в двух экземплярах — титуле продавца и покупателя. Если документ корректируется, то исправления нужно вносить в оба титула. ЭСФ составляется в единственном экземпляре, поэтому несоответствий в данных быть не может. При выставлении исправленного документа оператор ЭДО фиксирует каждый этап корректировки.
Получение счета-фактуры после отчетного периода Заявлять вычет можно в том налоговом периоде, в котором фактически был выпущен СФ. Если покупатель получил оригинал с опозданием, то ему придется обосновывать правомерность вычета. Для этого налогоплательщикам приходится хранить конверты с печатью почты. Оператор ЭДО фиксирует дату отправки и получения документа. В случае спорных вопросов провайдер будет выступать независимой стороной в обмене электронным СФ.
Отсутствие подписей или их расшифровок Счет-фактура без подписи не принимается к возмещению НДС. Факсимильная подпись также может стать основанием для отказа. В цифровом документе проставляется электронная подпись, которая уже содержит в себе сведения о подписанте — ФИО и должность.

Налоговая может потребовать переделать счета-фактуры при нарушении правил представления документов. Если плательщик НДС не предъявит в установленный срок документы, то п.1 ст. 126 НК РФ предусматривает штраф 200 рублей за каждый документ.

Как работать со счетами-фактурами в Directum RX

Перейти на безбумажный документооборот можно с решениями Directum. В системе предусмотрена возможность электронного обмена через сервисы Диадок и СБИС. Юридическая значимость такого обмена подтверждается квалифицированной электронной подписью, а форматы документов соответствуют требованиям законодательства.

Счета-фактуры, полученные от контрагентов через сервисы обмена, заносятся в Directum RX автоматически. Ответственному за абонентский ящик придет задание на дальнейшую обработку документа в системе. Сотруднику останется проверить полноту и корректность заполненных полей в карточке документа.

Карточка полученного счета-фактуры
 

Для удобства пользователей формализованные документы, которые поступают через сервисы обмена, в Directum RX автоматически преобразуются в формат PDF. При этом в системе также хранится тело документа в том формате, в котором он поступил от оператора.

Полученный счет-фактура не требует внутреннего подписания, поэтому отправляется подзадачей бухгалтеру для отражения в бухгалтерском и налоговом учете организации.

После выполнения задания на обработку документа создается извещение о получении и подписывается сертификатом квалифицированной ЭП. Извещение в автоматическом режиме отправляется в сервис обмена.

Выставленные счета-фактуры составляются в учетной системе и вручную заносятся в Directum RX. Перед отправкой контрагенту документ подписывается КЭП и автоматически заполняется информацией о продавце. Убедиться в завершенности документооборота и получении извещения, можно с помощью отчета.

Отчет о завершении документооборота

Планируете внедрять цифровые инструменты?

Узнайте, чем будут полезны решения Directum для вашей компании! Оставьте заявку, и мы свяжемся с вами в течение рабочего дня — определим ваши интересы и подготовим индивидуальную презентацию.

0

Оставьте свои контактные данные, и мы свяжемся с вами

Россия (+7)
Азербайджан (+994)
Армения (+374)
Беларусь (+375)
Казахстан (+997)
Кыргызстан (+996)
Молдова (+373)
Таджикистан (+992)
Туркменистан (+993)
Узбекистан (+998)
Другая страна