Нотация BPMN: руководство по моделированию бизнес-процессов

Оптимизировать бизнес-процессы компании проще, если они детально описаны и зафиксированы. Выполнить эту задачу помогают специальные визуальные инструменты — нотации.

Из этой статьи вы узнаете, какие элементы входят в нотацию BPMN, в чем заключаются ее преимущества и ограничения и как с ее помощью построить диаграмму процесса.

Что такое BPMN

BPMN (Business Process Model and Notation) — это система обозначений, которую используют при описании процессов в организациях. В виде диаграммы или блок-схемы отображают последовательность действий и логику их выполнения на определенном участке работ.

В 2004 году компания IBM выпустила первый вариант нотации BPMN — как стандартизированный язык для работы с бизнес-логикой, который будет понятен и аналитикам, и ИТ-специалистам. Сейчас по всему миру используют версию BPMN 2.0, дополненную новыми типами событий и диаграммами.

Для чего бизнесу нотация BPMN

Зафиксировать процессы можно разными способами: составить текст, оформить таблицу, нарисовать схему. Чаще всего используют именно графическое изображение, так как оно позволяет визуализировать любой, даже самый сложный регламент.

Чтобы результат моделирования был понятен для широкого круга специалистов, применяют нотации: символы, блоки, геометрические фигуры. Их можно сравнить с условными обозначениями на географических картах. Неважно, кто и когда выпустил карту, значки полезных ископаемых или столиц знакомы всем.

Какие задачи решают с помощью нотации BPMN:

• подробно описывают процедуры компании, в том числе логику действий, последовательность шагов, объекты и участников;
• оцифровывают бизнес-процессы, например, при внедрении BPM/ECM-системы.

Сравнение с другими нотациями (IDEF0, EPC, блок-схема)

Нотация BPMN — распространенный, но не единственный вариант моделирования. Сравним ее с другими популярными системами обозначений: IDEF0 и EPC.

Бизнес-процесс в нотации EPC

Бизнес-процесс в нотации IDEF0

Основные элементы нотации BPMN

Набор графических средств в Business Process Model and Notation довольно обширен, но для описания большинства бизнес-процессов достаточно базовых элементов. Объединим их в шесть групп и рассмотрим подробнее.

1. События (Events)

С помощью событий отмечают состояние, которое влияет на ход бизнес-процесса. Они могут быть стартовыми, промежуточными, завершающими. Изображают в виде кругов с тонкой, толстой или двойной обводкой.

Стартовое событие запускает бизнес-процесс, конечное — указывает, в какой точке он завершается. Промежуточное нужно, чтобы зафиксировать изменение (товар поступил на склад, согласован документ и т. д.).

2. Действия (Activities)

Прямоугольники с закругленными углами в нотации BPMN обозначают действие (задачу). Их тип задают на диаграмме с помощью текста или символа. Так, отправку сообщения можно отметить закрашенным конвертом или прописать словами на схеме.

Характер задачи указывают за счет маркеров:

• маркер подпроцесса «+" означает, что внутри содержится другая цепочка операций;
• маркер цикла применяют для регулярных действий;
• маркер компенсации — отмена ранних шагов и возврат к исходной точке.

3. Потоки (Flow Objects)

Потоки операций связывают между собой элементы нотации и показывают порядок выполнения процессов. Обозначаются стрелками.

• Поток управления — сплошная стрелка. Она обозначает, в какой последовательности происходит движение по регламенту.
• Поток сообщений — стрелка с пунктирной линией. С его помощью на схеме отображают обмен информацией (отправку письма, запрос от клиента и т. д.).
• Ассоциации визуализируют связь между элементами потока и другими объектами, такими как данные или документы.

4. Шлюзы/развилки (Gateways)

Когда процессы сливаются в один поток или, наоборот, разделяются на несколько, используют шлюзы (развилки, логистические операторы). Чаще всего встречаются три типа:

• эксклюзивный шлюз (читается как «ИЛИ») — выбор строго одного пути из нескольких;
• неэксклюзивный шлюз («И/ИЛИ») предполагает, что процесс может пойти как по одному пути, так и по нескольким;
• параллельный шлюз («И») означает, что действия происходят одновременно. Бывает двух типов: разделения (все ветви после него активируются одновременно) и слияния (ждет завершения всех входящих потоков и только тогда активирует исходящий).

Графически логические операторы — это ромбы с маркером типа внутри.

5. Объекты данных и артефакты (Data Objects & Artifacts)

Диаграмма BPMN становится еще понятнее за счет дополнительных элементов, их называют артефактами. Их отличает то, что они существуют независимо от процесса. К артефактам относятся комментарии, хранилище данных, объекты (документы).

6. Дорожки и пулы (Swimlanes)

Пул — это область, в которой располагаются остальные элементы нотации. Он задает границу процесса, поэтому для внешних участников (клиенты, поставщики) рисуют отдельные пулы.

Чтобы разделять диаграмму по ролям, используют дорожки. В них можно отмечать как подразделения, так и отдельные должности, которые участвуют в процессе.

Как нарисовать BPMN-диаграмму: пошаговый план

Вам нужно создать схему в нотации BPMN. С чего начать? Ниже приводим последовательность действий, которая подойдет для моделирования любой бизнес-операции.

Шаг 1. Определите участников

Выясните, кто задействован в процессе и за что отвечает. В одних случаях удобнее указывать должности, в других — подразделения или отделы. Рекомендуется не использовать в диаграммах ФИО конкретных сотрудников, иначе придется отслеживать актуальность схемы.

Например, в согласовании договора на закупку могут участвовать руководитель отдела, заместитель директора по экономике и финансам, бухгалтер.

Шаг 2. Опишите порядок действий

Зафиксируйте, что и в какой последовательности выполняют участники процесса — от старта до его завершения. На данном этапе достаточно простого списка с перечислением.

• Договор поступает на согласование руководителю отдела.
• Если сумма договора больше или равна 500 тыс. руб., то дополнительно передается на согласование зам. директора по экономике и финансам.
• После подписания договор автоматически поступает в сервис ЭДО.
• Бухгалтер контролирует возврат договора от контрагента.

В нашем примере описано то, как выстроен ход работ в компании на данный момент, на языке аналитиков — as is, «как есть». В других случаях можно показывать процесс уже после оптимизации — to be, «как будет».

Шаг 3. Обозначьте точки принятия решений

Выделите условия, при которых развитие событий может пойти по тому или иному пути. В примере выше такой точкой будет отправка договора на дополнительное согласование, если его сумма больше или равна определенной сумме. На диаграмме это место будет обозначено элементом «шлюз».

Шаг 4. Добавьте стартовое и конечное события

Определите, какое действие будет запускать процесс (отправка на согласование) и завершать его (бухгалтер подтвердил, что контрагент вернул подписанный экземпляр).

Шаг 5. Нарисуйте схему в нотации BPMN

Собирать BPMN-диаграммы можно с помощью графических редакторов или онлайн-сервисов (draw.io, stormbpmn и других). Большинство из них построено по типу конструктора, где в рабочей области схема собирается по принципу «drag and drop». Если компания уже внедрила ECM/BPM-систему, то оптимальный вариант — создать схему с помощью встроенных BPM-инструментов.

«В современных инструментах управления процессами важную роль играют такие технологии, как low-code/no-code, RPA, искусственный интеллект. И если разработка без применения кода есть по умолчанию во всех развитых BPM-платформах, то ИИ можно назвать главным вектором развития таких систем на ближайшее время.

Растет внимание к AI-Process Mining: на основе реальных данных можно анализировать и оптимизировать бизнес-процессы. AI-native подход интересен тем, что ИИ рассматривают не как отдельный инструмент-надстройку, а как технологию, зашитую в ядро архитектуры».

Виталий Томко руководитель продвижения платформы Directum RX

Процесс согласования договора, составленный с помощью BPM-инструментов платформы Directum RX

Плюсы и минусы диаграмм BPMN

Нотация BPMN 2.0 стала международным стандартом для бизнес-аналитиков по всему миру. Далее подробнее разберем ее плюсы, а также перечислим существующие ограничения.

Преимущества

• Подходит для описания типовых и специфических процедур, внешних и внутренних процессов в компаниях любого профиля и размера.
• Учитывает объекты системы. Процедуры в компаниях редко проходят изолированно от документов, писем, баз данных и т. д. В нотации BPMN для раскрытия полной картины есть элементы-артефакты.
• Отражает связи между пересекающимися действиями. С помощью маркера подпроцесса можно декомпозировать ведущую схему, сделав ее компактнее. В целом эту нотацию ценят за наглядность и богатую семантику.
• Указывает на узкие места в регламентах. BPMN подходит не только для того, чтобы зафиксировать бизнес-логику, но и чтобы оптимизировать ее. На диаграмме становится заметно, где действия повторяются, пересекаются или становятся лишними.

Ограничения нотации

К недостаткам BPMN можно отнести сложности с прочтением диаграммы, разделенной на много дорожек. Такое случается, если в процессе участвует несколько исполнителей и организаций. Схема получается вытянутой, ее сложно анализировать. Также не получится указать при моделировании стоимость исполнения действий, хотя такая возможность есть в системе IDEF0.

Слабые стороны BPMN на практике можно обойти, например, комбинируя несколько видов нотаций или упрощением на этапе моделирования. В платформе Directum RX при создании бизнес-процессов есть только одна дорожка, чтобы избежать громоздких и трудно читаемых схем. Работу с BPM-инструментами упрощают готовые блоки подписания, передачи документа контрагенту и т. д.

«Классические BPM-продукты уже в прошлом. Современные корпоративные системы объединяют подходы BPM, ECM, а также включают инструменты low-code. Нельзя разделить процессы и контент, а скорость изменений — это ключевое требование крупного бизнеса.

Снизить общую стоимость внедрения помогают инструменты no-code. Благодаря настройке без кодирования компания может привлекать к внедрению и поддержке аналитиков и ведущих бизнес-пользователей».

Константин Истомин исполнительный директор Directum

Что в итоге: главное о нотации BPMN

Моделирование с помощью Business Process Model and Notation сочетает высокий уровень наглядности с возможностью детального описания потока работ. Она одинаково эффективна для визуализации простых и сложных процедур, в которых задействованы участники из различных подразделений. Диаграммы используют и менеджеры, и аналитики, и разработчики.

Именно BPMN чаще всего заложена в современных системах для цифровизации процессов. Платформа для управления компанией Directum RX содержит полный набор инструментов, который помогает быстро создать схему любой бизнес-процедуры и оптимизировать ее.