От многоплатформенности к экосистеме цифровых решений: Directum RX в IEK GROUP

 

IEK GROUP — один из ведущих производителей и поставщиков электротехнического и светотехнического оборудования в России. В холдинг входят 30 бизнес-единиц, включая 10 заводов, а также отгрузочные центры в стране и за рубежом. В подразделениях компании работают более 4000 сотрудников. В ассортименте IEK GROUP свыше 30 000 наименований изделий и различных решений для любой отрасли: от уличного освещения и приборов учёта до комплексных продуктов в промышленности, включая автоматизацию и программное обеспечение.

Предпосылки проекта

Холдинг со сложной управленческой структурой «перерос» прежнюю ИТ-систему: процесс согласования документов был автоматизирован слабо, не было полноценного электронного документооборота, у платформы отсутствовали возможности для масштабирования. Кроме того, в каждом подразделении использовались разные цифровые продукты, работникам приходилось дублировать данные в несколько учетных систем.

На формирование технического задания на новую систему и сравнение различных продуктов ушло полтора года. Требования включали более 20 пунктов. Например, одним из обязательных условий были инструменты low-code, чтобы оперативно вносить изменения или добавлять новые процессы.

В результате по всем параметрам подошла платформа Directum RX.

Цели проекта

Команде проекта предстояло «вписать» программные продукты Directum в уникальные бизнес-процессы холдинга и выстроить цифровую экосистему с учетом потребностей всех подразделений:

• перевести в электронный вид делопроизводство;
• разработать возможности для управлениями внутренними тендерными процедурами;
• организовать кадровый ЭДО, онлайн-прием и управление отпусками;
• настроить миграцию документов из предыдущей ИТ-системы;
• настроить интеграцию Directum RX и Directum HR Pro с системами 1С:ЗУП, 1С:ДО, Контур.Диадок, Контур.Фокус, Active Directory, MDM и другими;
• создать мобильные рабочие места — адаптировать приложения Directum Solo и Directum Jazz под специфику компании.

Учитывая объем проекта, системы решили внедрять постепенно. На первом этапе взяли в работу делопроизводство, договоры и тендеры, HR-процессы.

Решение

Делопроизводство

Логика функционального блока Directum RX совпадала с теми процессами, которые уже существовали в IEK GROUP. В электронный вид перевели издание приказов и распоряжений, регистрацию входящей корреспонденции.

Благодаря готовому решению «Доверенности» сотрудники создают МЧД и регистрируют их в реестре ФНС, не покидая интерфейса информационной системы.

Договорная работа

По словам заказчика, юристы IEK GROUP стали двигателями цифровизации компании: год от года рос холдинг, увеличивалось количество сделок и сопровождающих их документов. Необходимо было сократить средний срок согласования договоров, а также упорядочить их хранение и поиск.

В ходе работы над решением «Договоры»:

• настроили более 60 автоматизированных регламентов согласования, в том числе «по умолчанию» (согласование происходит автоматически, если нет ответа от согласующих);
• реализовали электронное подписание через 1С:ДО, посредством которой также формируется витрина налогового мониторинга;
• разработали новый модуль внутренних тендерных процедур;
• доработали мобильные приложения для оперативного согласования и одобрения сделок.

На сегодняшний день договорной работой в системе занимаются более 500 человек. За первый квартал 2024 года было согласовано и подписано более 4400 документов, 18% от всех договоров заключили с использованием сервисов ЭДО.

Закупки

Решение для тендерных процедур с необходимыми справочниками и регламентами было создано по инициативе финансовой и аудиторских служб. Оно необходимо компании для коллективного выбора наиболее подходящего контрагента.

За счет интеграции с Контур.Фокус удалось автоматизировать работу, которую ранее выполняли в ручном режиме. Так, в шаблоны тендерных документов подставляются регистрационные данные, финансовые показатели, информация о судебных процессах и госзакупках. После чего также в автоматическом режиме формируются Конкурентный лист и Протокол тендерного комитета.

Голосование участников тендерной процедуры происходит в том числе и в дистанционном формате с использованием приложений Directum Solo и Directum Jazz, которые были адаптированы под эти процедуры.

Кадровая цифровизация

Бизнес-единицы холдинга рассредоточены по всей стране, регулярно принимаются новые сотрудники. Работать с бумажными документами с каждым годом становилось все сложнее и дороже, поэтому компания остро нуждалась в переводе кадровых процессов в цифровой вид.

На первом этапе к КЭДО на базе Directum HR Pro подключили 1280 человек из 27 обособленных подразделений. В цифру перевели:

• ознакомление с приказами, дополнительными соглашениями и другими кадровыми документами;
• управление отпусками;
• прием новых сотрудников.

Отпуска

Эту функциональность запустили в конце 2023 года, когда сотрудники традиционно планировали отдых на следующий год. Данные по запланированным отпускам интегрировали с системой 1С:ЗУП, где формируется фискальный график отпусков. Каждый работник, подключенный к кадровому ЭДО, получил в системе Directum RX задание на ознакомление с графиком отпусков. На его подписание всеми сотрудниками ушло всего 3 дня.

Работники отправляют заявления на отпуск самостоятельно в личном кабинете на мобильных устройствах, после чего заявления автоматически уходят руководителю на согласование. После этого в 1С:ЗУП формируется приказ с автоматической подстановкой вида отпуска (без сохранения заработной платы, основной или дополнительный). После проведения документа в 1С:ЗУП в Directum RX формируется задание на подписание приказа об отпуске.

Онлайн-трудоустройство

Дистанционное оформление на работу — одна из самых ожидаемых «фишек» для HR-департамента крупного холдинга. Сегодня 90% кандидатов устраиваются в IEK GROUP онлайн, без лишних пересылок и отслеживания документов.

Как происходит онлайн-прием? 

1. Кандидат регистрируется в личном кабинете (ЛК) и отправляет скан-копии или фото документов по перечню. В каждом бизнес-подразделении пакет документов может отличаться, он настраивается индивидуально.
2. В личный кабинет направляется заявление на выпуск простой электронной подписи, после ее получения кандидат получает на ознакомление локальные нормативные акты (ЛНА) организации. Поскольку в компании несколько юридических лиц, в ЛК подтягивается именно тот перечень ЛНА, который необходим в конкретном случае.
3. После успешного подписания ЛНА система уведомляет кадрового специалиста о том, что можно направить кандидату трудовой договор. Чтобы не заводить информацию вручную, в ходе проекта выстроили интеграцию с 1С:ЗУП в части личных данных (ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС и паспорт).
4. В системе Directum HR Pro кадровый специалист формирует задание на подписание трудового договора и приказа о приеме на работу. После подписания договора обезличиваются все персональные данные, которые сотрудник загружал в ЛК.
5. Все документы, которые были оформлены в ходе трудоустройства, хранятся в личном кабинете сотрудника, к ним можно обратиться в любой момент.

Актуализация оргструктуры для HR-процессов

При настройке кадровых процессов возникла еще одна задача: согласовать данные между системами Directum RX, Master Data Management (MDM) и 1С:ЗУП. В MDM-систему (источник организационной структуры) из 1C:ЗУП передаются данные о сотрудниках, персонах, должностях, подразделениях. Directum RX — система, в которой выполняется взаимодействие между пользователями, а также прием сотрудников.

Сложность заключалась в том, что в MDM-системе не может храниться конфиденциальная информация о персонах, например паспортные данные. Поэтому из 1С:ЗУП в MDM она не передается. Однако эти данные требуются в Directum RX для формирования кадровых документов. Чтобы выполнить это требование, сведения передаются напрямую из 1С:ЗУП в Directum RX при обновлении персон в 1С:ЗУП.

В результате команда проекта спроектировала и реализовала интеграцию между тремя системами с хранением связей между объектами в служебном справочнике Directum RX.

Интеграционное решение позволило организовать процесс приема сотрудника в рамках синхронизации данных между системами. Сократились затраты на поддержание актуальности информации и формирование некоторых видов кадровых документов.

Результаты

• Ускорение бизнес-процессов. Автоматизированные регламенты и внедрение мобильных приложений ускорили согласование договоров и проведение тендерных процедур. Упорядоченное хранение электронных документов во много раз упростило их поиск. Благодаря цифровизации кадровых процессов сократили время на трудоустройство, прием и обработку заявлений на отпуск.
• Оптимизация затрат. Свели к минимуму расходы на бумагу, пересылку документов, хранение. За счет интеграций с другими цифровыми продуктами компании в несколько раз сократили затраты на поддержание актуальности данных между системами.
• Безопасность. В системе учтены все требования к защите персональных данных.

Планы

IEK GROUP планирует масштабировать КЭДО на сотрудников остальных бизнес-подразделений, а также продолжать цифровизацию, например, создать долговременный архив на базе Directum RX.

Исполнитель