С бумажного документооборота на электронный: внедрение Directum RX в транспортном холдинге

Предпосылки

Сотрудники холдинга «АльянсАвтоГрупп» ежедневно работают с большим количеством входящих, исходящих и внутренних документов, среди которых отчеты, договоры, счета на оплату и пр. Раньше их согласование проходило в бумажном формате, но такой подход приводил сразу к нескольким проблемам:

• задержки из-за отсутствия контроля исполнения;
• замедление рабочих процессов;
• увеличение нагрузки на сотрудников.

В результате руководство компании приняло решение перевести процессы документооборота в цифровой вид.

Цели и задачи

Основная цель — переход на электронный документооборот для повышения прозрачности, оперативности и эффективности бизнес-процессов.

Компании «АльянсАвтоГрупп» была важна простая настройка и возможность адаптировать систему без сложного программирования. Также требовались высокая скорость внедрения, гибкая подстройка под бизнес-процессы, а также мобильное приложение, чтобы у сотрудников был доступ к документам и задачам в любое время. Еще один важный критерий — единое хранилище для удобного управления архивом.

Руководство холдинга остановило свой выбор на решениях экосистемы Directum, потому что они полностью отвечают всем перечисленным требованиям.

Ход проекта

Внедрялось сразу несколько решений:

1. Делопроизводство. Для полного цикла работы с документами.
2. Договоры. Для их автоматизированного согласования и контроля исполнения.
3. Финансовый архив. Для централизованного хранения финансово-хозяйственных документов.
4. Мобильные приложения Solo и Jazz. Для оперативного взаимодействия сотрудников и руководителей.
5. База знаний. Для хранения и быстрого доступа к корпоративным знаниям, нормативным документам и регламентам.

Проектом занимался квалифицированный партнер компании Directum — MaxSoft. На первом этапе команда установила и настроила платформу Directum RX с учетом особенностей внутренних процессов и оргструктуры «АльянсАвтоГрупп». Для удобной и быстрой адаптации использовалась low-code-среда разработки. Следующим шагом стало обучение сотрудников по работе с новыми решениями, после чего систему ввели в промышленную эксплуатацию.

Также команда внедрения настроила интеграции с 1С, чтобы автоматизировать финансовые операции, и с Диадок, чтобы обмениваться юридически значимыми документами с другими организациями.

Итоги и планы

С внедрением решений Directum удалось повысить эффективность процессов, взаимодействие сотрудников, усилить контроль исполнения задач — теперь можно оперативно отслеживать статус документов и их изменения.

Сегодня с платформой Directum RX работают больше 300 сотрудников компании, создано более 140 тыс. документов, а процессы согласования занимают 2 дня вместо 10.

В дальнейшем «АльянсАвтоГрупп» планирует развивать и масштабировать систему, увеличивать число ее пользователей.

 

Внедрение Directum RX позволило оптимизировать рабочие процессы и повысить эффективность взаимодействия сотрудников в организации.

Мы достигли значительного сокращения времени на обработку документов и минимизировали количество ошибок. Обозначенные эффекты от внедрения свидетельствуют о высокой результативности системы и ее соответствии поставленным задачам.

Владислав Николаев, ведущий системный администратор «АльянсАвтоГрупп»

Исполнитель

ООО «Макссофт-24» — российская компания, которая оказывает профессиональные услуги в области IT-сопровождения. Обеспечивает клиентов надежными инновационными решениями и сервисами благодаря сотрудничеству с ведущими отечественными разработчиками высоких технологий.