Как проходит согласование договоров в организации

Когда после обеда приходит сообщение: «Нужно согласовать новый договор», опытные сотрудники уже понимают, что день может пойти совсем не по плану. Всё потому, что речь идет не об одном документе, а о бизнес-процессе, в котором участвуют несколько подразделений, десятки согласующих, а каждое решение может повлиять на финансовые, юридические или репутационные риски. Известно, что согласование оказывается самым продолжительным, сложным и местами запутанным этапом договорной работы.

В этой статье разберем, как организовать согласование договоров в организации, какие этапы включает этот процесс, какие документы его сопровождают и как современные цифровые решения помогают сделать его быстрее и понятнее.

Что такое согласование договоров и зачем это нужно

До того момента, как документ пройдет финальную стадию подписания, а вы закроете задачу, ваш договор должен удовлетворить условиям: соответствовать требованиям законодательства, учитывать интересы компании, не создавать финансовых или коммерческих рисков и отвечать внутренним регламентам. Именно для этого и существует согласование договоров.

Под этим процессом также понимают последовательность действий, в ходе которых проект документа рассматривают сотрудники заинтересованных подразделений компании. Каждый из них проверяет документ в пределах своей компетенции, оставляет замечания или подтверждает, что документ соответствует установленным требованиям. Только после этого договор можно передавать на подписание.

Круг участников зависит от масштаба организации, вида договора и внутренних регламентов. В процессе могут участвовать юридическая и финансовая службы, служба безопасности, профильные подразделения и руководители разных уровней.

По мере роста компании число участников процесса увеличивается. Если в небольшой организации заключение и согласование договоров проходят за несколько часов, то в крупном бизнесе один документ нередко проходит через десяток согласующих и задерживаются неделями. Могут появляться и другие проблемы: дублирования, потеря комментариев и путаница с версиями.

Поэтому компании стараются заранее выстроить процесс и четко обозначить его участников, чтобы экономить время и избегать спорных ситуаций. В этом помогает переход от ручных форматов к специализированным электронным системам.

Электронные системы для согласования договоров

Крупным организациям при выборе системы важно учитывать не только наличие маршрутов согласования, но и возможность интеграции с другими корпоративными сервисами, поддержку электронной подписи, контроль исполнения обязательств и гибкость настройки. Современные вендоры информационных систем предлагают множество решений:

Как выстроен процесс согласования договора

Единого порядка не существует. То, как согласовывают договор, зависит от вида сделки, внутренних регламентов компании и уровня возможных рисков. Например, типовой договор поставки может пройти согласование за несколько часов, тогда как крупный инвестиционный контракт потребует участия нескольких подразделений и руководителей.

Несмотря на различия, процесс согласования договоров в большинстве организаций включает одни и те же этапы.

1. Оценка рисков работы с контрагентом

Инициатор готовит проект договора или получает его от контрагента. На этом этапе определяются основные условия сделки, проверяется комплектность документов и при необходимости собираются сведения о контрагенте.

2. Подготовка проекта документа

Если документ разрабатывает сама организация, его обычно создают на основе утвержденного шаблона. Это дает возможность использовать единые формулировки, соблюдать корпоративные стандарты и избежать ошибок в структуре документа. Если договор поступил от контрагента, его регистрируют в системе и начинают внутреннюю проверку.

На этом же этапе заполняют основные сведения: данные контрагента, предмет сделки, сроки действия, стоимость, ответственного исполнителя и другую информацию, необходимую для дальнейшей работы. При необходимости дополнительно проверяют контрагента, чтобы оценить финансовые, юридические и репутационные риски еще до запуска согласования.

Перед запуском маршрута согласования документ можно еще раз проверить на соответствие внутренним требованиям компании. Например, убедиться, что заполнены обязательные реквизиты, приложены необходимые документы и выбрана актуальная версия шаблона. В современных системах такие процедуры выполняются быстрее с возможностями ИИ.

3. Согласование

Договор направляют участникам процесса в соответствии с утвержденным маршрутом. В зависимости от особенностей сделки в согласовании могут участвовать:

• юридическая служба;
• финансовый блок;
• бухгалтерия;
• служба безопасности;
• профильное подразделение;
• руководители.

Каждый участник анализирует документ в пределах своей компетенции и принимает одно из решений: согласовать, вернуть на доработку или отклонить.

4. Обмен экземплярами с контрагентом

После того как все внутренние согласования получены, договор направляют контрагенту. Если документ подготовила ваша организация, на этом этапе начинается внешнее согласование: контрагент изучает условия сделки, может предложить свои правки или оформить протокол разногласий.

Если замечаний нет, стороны переходят к подписанию договора. В случае разногласий документ дорабатывают и при необходимости повторно согласовывают внутри компании, чтобы все изменения были проверены заинтересованными подразделениями.

При бумажном документообороте или обмене документами по электронной почте этот этап может занимать несколько дней. Современные системы согласования договоров, интегрированные с сервисами юридически значимого электронного документооборота, помогают отправить документ контрагенту сразу после завершения внутреннего согласования, отслеживать его статус и быстрее перейти к подписанию.

5. Подписание договора

После получения всех необходимых согласований договор подписывают уполномоченные представители сторон. В зависимости от внутренних правил компании для этого используют собственноручную или электронную подпись.

6. Исполнение и контроль обязательств

После подписания договор не заканчивает свой жизненный цикл. Организация контролирует сроки исполнения обязательств, платежей, поставок, продления или расторжения договора, а по завершении срока хранения передает документ в архив.

Вспомогательные документы при согласовании договора

Помимо самого договора, в процессе согласования используют документы, которые помогают зафиксировать замечания, решения участников и историю изменений. Они делают процесс более прозрачным, помогают избежать спорных ситуаций и подтверждают, какие условия были согласованы сторонами.

Важно: лист согласования обычно относится к внутренним документам организации и не является обязательным с точки зрения законодательства. Его форму и порядок применения компания определяет самостоятельно во внутренних регламентирующих документах. В отличие от него, протокол разногласий — это документ, которым стороны договора обмениваются при согласовании условий сделки.

Заключение

Согласование договоров — неизбежный процесс, от которого напрямую зависят скорость заключения сделок и уровень рисков компании. Если количество договоров растет, управлять согласованием становится удобнее при помощи специализированных решений, например Directum СЭД+ «Договоры», которое дает возможность сократить рутину и обеспечить контроль каждого этапа.