Строим корпоративный документооборот: цифровые процессы девелопера на платформе Directum RX

Цели и задачи

С 2020 г. количество задач по согласованию договоров на одного сотрудника увеличилось в 2,5 раза. Было необходимо оптимизировать трудозатраты, поэтому организация взяла курс на трансформацию: полностью пересмотрела и перевела корпоративный документооборот на цифровую платформу Directum RX.

Компании требовалось:

• ускорить выполнение регулярных задач, которые связаны с документооборотом и делопроизводством;
• сократить ручные перемещения данных и файлов между информационными системами;
• исключить пропуск важных шагов в процессах документооборота;
• повысить исполнительскую дисциплину;
• повысить уровень сохранности и конфиденциальности информации за счет внедрения цифрового архива.

Ход проекта

Внедрение длилось 6,5 месяцев и состояло из этапов:

1. Аудит процессов и ИТ-архитектуры компании. Серия интервью с бизнес-заказчиками для выявления точек роста. Формирование планируемых бизнес-процессов и схемы интеграции информационных систем.
2. Внедрение и настройка. Модификация Directum RX, разработка интеграции с 1С и СКБ Техно, подготовка пользовательских инструкций. Работы по миграции данных, которые накопились за 7 лет, из старой СЭД.
3. Тестовая эксплуатация. Проверка корректности и удобства системы. Обучение сотрудников работе по новым бизнес-процессам.
4. Опытно-промышленная эксплуатация. Устранение неисправностей, настройка интеграции с Контур.Диадок и отладка электронного подписания.

«Центр внедрения документооборота (ЦВД)», генеральный партнер Directum, выступил куратором проекта.

Договорная деятельность

После внедрения решения «Договоры» сотрудники запускают документы на согласование прямо из платформы Directum RX. Ранее для этого требовалось использовать 1С и переключаться между окнами. Маршрут формируется автоматически, все этапы прозрачны. Договоры заверяются электронной подписью, доступно сравнение версий документов с помощью ИИ.

Появилась важная функция для девелопера: электронный обмен с Росреестром для автоматического получения зарегистрированных договоров продажи недвижимости в цифровом формате.

Матрицы согласования

Необходимо было настроить согласование так, чтобы участники подбирались автоматически с учетом нескольких критериев. Для этого основе решения используются действия:

• вычисляемые роли выделяют конкретных исполнителей;
• матрица согласования определяет, какие именно роли участвуют в процессе.

Это помогает гибко настраивать маршруты согласования без усложнения схем процессов.

В каждой вычисляемой роли можно задавать критерии, по которым определяется исполнитель: организация, вид проекта, категория и сумма договора.

Для управления составом согласующих есть отдельный справочник «Матрицы согласования». Когда договор отправляется на согласование, система автоматически находит подходящую матрицу. После этого последовательно вычисляются все роли, которые входят в ее состав.

Входящая и исходящая корреспонденция

В системе осуществляется прозрачный контроль исполнительской дисциплины. Историю коммуникации можно отслеживать благодаря настроенным связям между письмами. Документы в реестр входящих писем теперь заносятся автоматически, а не хранятся в Excel-таблице на рабочем столе.

Первичная обработка входящих писем происходит с применением встроенных ИИ-сервисов Ario. ИИ определяет вид документа и заполняет регистрационную карточку.

Претензионная работа

До перехода на Directum RX сотрудники принимали претензии по электронной почте, лично в руки, заказными письмами. Далее обрабатывали их вручную. Компания «Синара Девелопмент» получила прозрачный процесс обработки претензий, который гарантирует контроль сроков и централизованную работу с документами. Ранее претензионная работа с учетом количества объектов, подрядчиков и клиентов занимала много времени и создавала риски из-за ошибок и просрочек.

Компания «ЦВД» подготовила новую модель распознавания данных на основе искусственного интеллекта, который входит в поставку Directum Intelligence. Входящие претензии теперь распознаются с помощью ИИ. Умные технологии извлекают данные, и на их основе система формирует карточку документа с типом «Претензия». Функциональностью пользуются 200 человек, а процесс ускорился на 30%.

Единая цифровая среда взаимодействия

Изменения коснулись всех работников. Для удобного доступа в систему компания наряду с веб-версией подключила мобильные приложения Directum Solo и Jazz. Просматривать задачи и документы теперь можно из любой точки страны. Подписание тоже переехало в систему, сократилось время на печать и сканирование файлов.

Повысилась исполнительская дисциплина, отслеживать выполнение поручений можно на онлайн-виджетах.

Обучение и развитие сотрудников

Компания провела двухэтапное освоение системы:

1. Во время тестовой эксплуатации обучались функциональные заказчики и представители от каждого структурного подразделения.
2. В период опытно-промышленной эксплуатации 80% сотрудников компании познакомились с продуктом.

Всех работников компании регулярно знакомят с изменениями в системе и новыми функциями. Для обучения девелопер использует инструкции и вебинары. База знаний постоянно пополняется.

Оценка результатов освоения системы отслеживается по количеству обращений в техподдержку и в рамках периодического мониторинга корректности работы ПО. Удовлетворенность пользователей растет.

Итоги проекта

С внедрением системы на платформе Directum RX в компании стали быстрее проходить процессы:

• обработки договоров. Время сократилось с 2 часов до 25 минут;
• регистрации претензий — в 2 раза;
• приема входящей корреспонденции. Благодаря ИИ на эту задачу уходит в 2,5 раза меньше трудоемкости.

Планы по развитию

В ближайшее время компания планирует развивать решения на платформе Directum RX:

1. Цифровизировать работу с доверенностями, в том числе выпускать машиночитаемые доверенности (МЧД). Предполагается создание единого списка бумажных и электронных доверенностей, регистрация в реестре ФНС (отправка МЧД в распределенный реестр по одной кнопке из Directum RX, присвоение GUID без использования внешних сервисов).
2. Унифицировать договорные документы и формировать их с помощью шаблонов.
3. Внедрить решения для цифровой бухгалтерии — автоматизировать работы с первичными учетными документами.

Исполнитель