в 2 раза
сократилось время на формирование внутренних отчетов
100 000
документов ежегодно экспортируется для проверок контролирующими органами
350 человек
подключены к единой системе
в 10 раз
снизились трудозатраты на проверку и обработку входящих документов
Один из крупнейших производителей товаров для здоровья и гигиены.
С компанией подписан NDA
До старта проекта значительная часть работ в российском филиале одной из крупнейших в мире многопрофильных корпораций в сфере здравоохранения выполнялась вручную совместно с аутсорсинговыми компаниями. Выделенная команда сканировала и заносила документы в систему EArchive для обработки и передачи в SAP. Цифровые форматы не поддерживались, их распечатывали и сканировали, как и бумажные. Поэтому было необходимо
В компании выделяется два независящих друг от друга бизнес-направления — Accounts Payable (AP) и Purchase Order Rebates (PO). Для каждого из этих процессов была необходима цифровизация работы по обработке первичных финансовых документов. В первую очередь решили реализовать проект для процесса AP.
На проекте создан тип документа, которого раньше не было, — досье. Это комплект финансовых документов, который обрабатывается одновременно и содержит номер PO (заказ на поставку), реквизиты банка, данные контрагента, дата получения документов, ссылка на договор и другие — всего 39 полей. Данные из досье передаются в SAP.
Для определения типов бумажных оригиналов компания активно использует штрихкоды, которые приклеиваются на отдельные документы, досье, папки и коробки. Работу с этим инструментом перенесли в Directum RX. Сотрудник выбирает опцию «Печать штрихкодов» — и система автоматически генерирует нужную маркировку и заполняет справочники соответствующими записями. Все эти операции заносятся в единый отчет.
Ссылки на реестр досье, печать штрихкодов и различных справочников вынесены на обложку решения «Финансовый архив» для быстрого доступа.
Чтобы данные передавались в справочники и хранились централизованно, разработаны пять интеграций Directum RX с системами:
Первичка с помощью интеграций попадает в систему Directum RX, работники обрабатывают информацию в едином интерфейсе без переключения между программами. Для согласования настроены специальные роли. Всего к решению подключены 350 пользователей.
Вторым этапом проекта стало направление PO Rebates, специализирующееся на предоставлении ретроскидок партнерам за услуги.
Перед стартом работ доработали интеграцию с RUBI (расширили ее возможности по сравнению с проектом AP), разработали взаимодействие с MyAcuevue, SAP Black Line. Кроме того, в рамках проекта налажен процесс по обработке «дублей» контрагентов из SAP. Теперь повторяющиеся данные закрываются, информация к ним не привязывается.
Чтобы ускорить обработку входящих финансовых и электронных неформализованных документов, руководство компании решило внедрить сервисы искусственного интеллекта — Directum Ario. Ранее у компании уже был инструмент для выгрузки скан-копий в систему — OCR Captiva, но его функциональность устарела и не закрывала задачи компании, так как не извлекала реквизиты из сканов документов. ИИ-сервисы подключили к обоим проектам — АР и PO Rebates.
Интеллектуальная классификация и распознавание реквизитов настроены для документов:
На проверку документов раньше выделялось 10 человек. После внедрения ИИ-сервисов нужен только один проверяющий. Точность классификации и полнота извлечения реквизитов достигает 90%. Ежедневно в таком режиме возможно обрабатывать около 1000 документов.
Система Directum и интеллектуальные сервисы развернуты в облаке. Это первый проект облачной поставки Directum Ario, ранее организации подключали инструмент локально.
Производитель товаров для здоровья и гигиены отладил работу с бумажными и электронными финансовыми документами по ключевым бизнес-направлениям. Количество ручной обработки сократилось, и у сотрудников высвободилось время на более важные и креативные задачи.
В результате внедрения:
Все решения Directum развернуты в облаке, что экономит ресурсы на содержание оборудования и наем дополнительных специалистов.
Узнайте больше о решениях Directum. Закажите консультацию или запросите дополнительную информацию. Специалисты компании свяжутся с вами.