Заботливая цифровизация: финансовые документы производителя товаров в сфере здравоохранения в системе Directum RX

в 2 раза

сократилось время на формирование внутренних отчетов

100 000

документов ежегодно экспортируется для проверок контролирующими органами

350 человек

подключены к единой системе

в 10 раз

снизились трудозатраты на проверку и обработку входящих документов

Один из крупнейших производителей товаров для здоровья и гигиены.

С компанией подписан NDA

Цели и задачи проекта

До старта проекта значительная часть работ в российском филиале одной из крупнейших в мире многопрофильных корпораций в сфере здравоохранения выполнялась вручную совместно с аутсорсинговыми компаниями. Выделенная команда сканировала и заносила документы в систему EArchive для обработки и передачи в SAP. Цифровые форматы не поддерживались, их распечатывали и сканировали, как и бумажные. Поэтому было необходимо

  • создать единую электронную инфраструктуру с интеграцией систем: SAP Galaxy, SAP Lynx, RUBI;
  • заменить программу пакетного сканирования OCR Captiva, которая не удовлетворяла потребностям компании, на интеллектуальные сервисы обработки текстов Directum Ario;
  • организовать электронный архив финансовых документов по стандартам законодательства РФ;
  • сократить число ручных операций;
  • ускорить обработку входящих финансовых документов в бумажном и цифровом виде при помощи искусственного интеллекта (ИИ).

Реализация

В компании выделяется два независящих друг от друга бизнес-направления — Accounts Payable (AP) и Purchase Order Rebates (PO). Для каждого из этих процессов была необходима цифровизация работы по обработке первичных финансовых документов. В первую очередь решили реализовать проект для процесса AP.

Финансовый архив по направлению Accounts Payable в Directum RX

На проекте создан тип документа, которого раньше не было, — досье. Это комплект финансовых документов, который обрабатывается одновременно и содержит номер PO (заказ на поставку), реквизиты банка, данные контрагента, дата получения документов, ссылка на договор и другие — всего 39 полей. Данные из досье передаются в SAP.

Для определения типов бумажных оригиналов компания активно использует штрихкоды, которые приклеиваются на отдельные документы, досье, папки и коробки. Работу с этим инструментом перенесли в Directum RX. Сотрудник выбирает опцию «Печать штрихкодов» — и система автоматически генерирует нужную маркировку и заполняет справочники соответствующими записями. Все эти операции заносятся в единый отчет.

Ссылки на реестр досье, печать штрихкодов и различных справочников вынесены на обложку решения «Финансовый архив» для быстрого доступа.

Чтобы данные передавались в справочники и хранились централизованно, разработаны пять интеграций Directum RX с системами:

  • из SAP Galaxy выгружается информация по PO, организациям, банковским реквизитам;
  • интеллектуальные сервисы Directum распознают скан-образы и классифицируют документы по штрихкоду, извлекают реквизиты;
  • через Диадок поступают электронные документы и высылаются ответы по ним;
  • из SAP Lynx экспортируются пакетные файлы для регистрации в глобальной системе SAP;
  • через систему-посредника RUBI в Directum RX из SAP поступает информация о PO, организациях, банковских реквизитах, учетных записях сотрудников.

Первичка с помощью интеграций попадает в систему Directum RX, работники обрабатывают информацию в едином интерфейсе без переключения между программами. Для согласования настроены специальные роли. Всего к решению подключены 350 пользователей.

Цифровая работа с финансовыми документами для процесса PO Rebates

Вторым этапом проекта стало направление PO Rebates, специализирующееся на предоставлении ретроскидок партнерам за услуги.

Перед стартом работ доработали интеграцию с RUBI (расширили ее возможности по сравнению с проектом AP), разработали взаимодействие с MyAcuevue, SAP Black Line. Кроме того, в рамках проекта налажен процесс по обработке «дублей» контрагентов из SAP. Теперь повторяющиеся данные закрываются, информация к ним не привязывается.

Интеллектуальная обработка первички

Чтобы ускорить обработку входящих финансовых и электронных неформализованных документов, руководство компании решило внедрить сервисы искусственного интеллекта — Directum Ario. Ранее у компании уже был инструмент для выгрузки скан-копий в систему — OCR Captiva, но его функциональность устарела и не закрывала задачи компании, так как не извлекала реквизиты из сканов документов. ИИ-сервисы подключили к обоим проектам — АР и PO Rebates.

Интеллектуальная классификация и распознавание реквизитов настроены для документов:

  • акт выполненных работ;
  • УПД;
  • ТОРГ-12;
  • счет-фактура;
  • отчет для РО для контрагента;
  • счет на оплату;
  • Internal Memo.

Как это работает

  1. В систему заносятся электронные экземпляры из почты или сканера и цифровые неформализованные документы из Диадок (формализованные документы из Диадок обрабатываются без использования ИИ).
  2. Сервисы Directum Ario классифицируют документы по виду, извлекают реквизиты и заполняют карточки.
  3. На основе извлеченных реквизитов формируется комплект документов — автоматически создается карточка досье с заполненными полями, документы привязываются к заказу на закупку.
  4. Комплект отправляется на верификацию по настроенному маршруту.
  5. После проверки корректности заполнения карточек досье уходит на согласование и оплату в интегрированные системы.

На проверку документов раньше выделялось 10 человек. После внедрения ИИ-сервисов нужен только один проверяющий. Точность классификации и полнота извлечения реквизитов достигает 90%. Ежедневно в таком режиме возможно обрабатывать около 1000 документов.

«Искусственный интеллект намного эффективнее и быстрее, чем ручной труд. Мы в 10 раз сократили человеческие ресурсы и высвободили время для других более креативных действий. Поэтому ИИ-сервисы мы активно используем и уже не представляем нашу работу без них».

Руководитель группы по учету расходов

Система Directum и интеллектуальные сервисы развернуты в облаке. Это первый проект облачной поставки Directum Ario, ранее организации подключали инструмент локально.

Результаты проекта

Производитель товаров для здоровья и гигиены отладил работу с бумажными и электронными финансовыми документами по ключевым бизнес-направлениям. Количество ручной обработки сократилось, и у сотрудников высвободилось время на более важные и креативные задачи.

В результате внедрения:

  • благодаря сервисам искусственного интеллекта уменьшилось время на регистрацию финансовых документов в системе;
  • первичные документы согласуются в системе по настроенным регламентам;
  • ускорился поиск документов в архиве по штрихкодам;
  • создана единая система хранения электронных оригиналов и скан-копий;
  • настроены поиск и экспорт цифровых экземпляров для предоставления контролирующим органам;

Все решения Directum развернуты в облаке, что экономит ресурсы на содержание оборудования и наем дополнительных специалистов.

Остались вопросы? Напишите нам

Узнайте больше о решениях Directum. Закажите консультацию или запросите дополнительную информацию. Специалисты компании свяжутся с вами.

Оставьте свои контактные данные, и мы свяжемся с вами