Directum RX — лекарство от рутины
для Merz Pharma

> 900

контрагентов прошли проверку через систему

> 9000

договорных и финансовых документов созданы в Directum RX

> 100

пользователей работают в системе

15

процессов были оптимизированы

Merz Pharma — международная компания эстетической медицины и ботулинотерапии, выпускающая препараты в области неврологии, дерматологии, заболеваний печени. Российское подразделение Merz Pharma существует с 1997 года.
Merz Pharma — международная компания эстетической медицины и ботулинотерапии, выпускающая препараты в области неврологии, дерматологии, заболеваний печени. Российское подразделение Merz Pharma существует с 1997 года.

Цели и задачи

Компания взаимодействует с большим количеством контрагентов. Используемая в Merz Pharma программа уже не справлялась с масштабом документооборота. Руководство решило перейти с действующей системы автоматического документооборота на Directum RX. Ключевыми факторами при выборе стали: гибкие инструменты настройки и отслеживание жизненного цикла объектов.

Команда внедрения поставила перед собой цели:

  1. Перевести в «цифру» проверку контрагентов, работу с договорными и финансовыми документами, тендерную деятельность.
  2. Выстроить прозрачные процессы для внутреннего и внешнего аудита.
  3. Оптимизировать электронный документооборот, чтобы гарантировать целостность и актуальность оригиналов, контролировать их изменение.

Решение

Прозрачная работа с контрагентами

Благодаря цифровизации проверять благонадежность партнеров стало удобнее:

  • когда досье поступают на согласование, система проверяет вложение обязательных документов: устав или бухгалтерскую отчетность и т.д согласно Политики компании;
  • справка о рассмотрении контрагента с электронными подписями всех участников формируется автоматически;
  • вся информация о виде и категории контрагента отображается в карточке — легко получить доступ к условиям контрактации, результатам текущей и планам следующих проверок;
  • суммы контрактов рассчитываются автоматически с делением на тендерный и нетендерный тип — в системе можно настроить права доступа к этой информации.
Справка о проверке контрагента
Справка о проверке контрагента
Проверка обязательных документов для согласования
Проверка обязательных документов для согласования
Карточка справочника «Организации»
Карточка справочника «Организации»

Договорная работа

Чтобы договорные и связанные финансовые документы отвечали контрактной политике компании, система автоматически проверяет их:

  • контролирует соответствие тендерному лимиту;
  • сверяет итоги тендера и ранее созданные документы в разрезе календарных лет;
  • сверяет соответствие статьи затрат выбранному поставщику, а вид договорного документа — контрагенту;
  • проверяет состояние договора, к которому сформировано дополнительное соглашение.

Если документ не соответствует требованиям, система уведомляет сотрудника. Суммы, сроки и актуальность по закупкам контролируются автоматически.

Отчет по среднему сроку согласования помогает оптимизировать работу с договорами. Руководитель видит, на исполнение каких этапов уходит больше времени, и может оперативно принять меры.

Справочники «Тендерные лимиты», «Суммы контрактации»
Справочники «Тендерные лимиты», «Суммы контрактации»
Отчет «Средний срок согласования договоров»
Отчет «Средний срок согласования договоров»

Работа с финансовыми операциями

В системе оптимизировали процессы по созданию и согласованию документов на оплату. Это помогло оперативно оповещать сотрудников бухгалтерии о расхождениях:

  • когда сумма, выставленная по договору, превышает лимит;
  • если валюта платежа не соответствует указанной в ведущем документе.

Были цифровизированы рутинные операции — Directum RX автоматически ставит отметку об оплате и ее дате, а бухгалтерия может быстро выгрузить список счетов для расчета.

Результаты проекта

  • Цифровизирована работа с договорными документами закупки и реализации;
  • Выстроен процесс по тендерной политике — с момента формирования заявки до фиксирования итогов;
  • Сокращено время на операции с финансовыми документами: счетами на оплату, реестрами платежей;
  • Реализовано списание и получение образцов продукции: автоматическое формирование накладных упростило процесс для конечного потребителя;
  • Оптимизировано премирование контрагентов: создание и согласование заявок на вознаграждение, создание актов в зависимости от вида;
  • Запущен механизм по согласованию новых контрагентов и проверке информации о текущих;
  • Разработано 8 проектных решений по каждому блоку бизнес-процессов и 5 новых модулей для комфортной работы пользователей.

Александр Зимин, руководитель проекта внедрения компании Merz Pharma:

«Система полностью оправдала наши ожидания. В планах — тиражировать Directum RX на другие процессы для повышения продуктивности».

Исполнитель

Акелон— генеральный партнер компании Directum, предоставляющий комплексные услуги в сфере консалтинга и внедрения бизнес-приложений, начиная от управленческого консалтинга и заканчивая автоматизацией конкретных бизнес-процессов.

Остались вопросы? Напишите нам

Узнайте больше о решениях Directum. Закажите консультацию или запросите дополнительную информацию. Специалисты компании свяжутся с вами.

0
Связаться
с нами

Оставьте свои контактные данные и мы свяжемся с вами