Издательский дом Condé Nast создает единое информационное пространство на базе Directum

6

изданий

350

сотрудников

5

стратегических процессов

2 года

окупаемость проекта

Издательский дом Condé Nast основан в 1909 году в США. В России Condé Nast начал свою работу в 1998 году и сейчас выпускает шесть глянцевых изданий (Vogue, GQ, GQ Style, Tatler, Glamour, AD), а также шесть интернет-порталов и пять цифровых приложений. Кроме того, издательство занимается организацией крупных светских мероприятий и профессиональных конференций.

Подробнее

Внедрял партнер

Подробнее о партнере

Клиент

Издательский дом Condé Nast основан в 1909 году в США. В России Condé Nast начал свою работу в 1998 году и сейчас выпускает шесть глянцевых изданий (Vogue, GQ, GQ Style, Tatler, Glamour, AD), а также шесть интернет-порталов и пять цифровых приложений. Кроме того, издательство занимается организацией крупных светских мероприятий и профессиональных конференций.

Подробнее о клиенте

Внедрял партнер

Подробнее о партнере

Цели и задачи проекта

Разнообразие процессов в Condé Nast потребовало от руководства пересмотреть подходы к управлению документами и взаимодействием сотрудников. Перед командой проекта стояли задачи:

  1. Создать единое информационное пространство на платформе Directum.
  2. Достичь непротиворечивости информации в документах.
  3. Обеспечить удобный доступ к системе из любой точки для каждого пользователя.

Начать автоматизацию решили с ключевых для компании бизнес-процессов: работа с заявками, согласование договоров и счетов на оплату, оформление командировок.

Решение задач

Реализация проекта началась с опроса сотрудников, важно было учесть все пожелания и объединить процессы в единой системе. Специалисты компании Акелон, генерального партнера Directum, выявили запросы разных групп пользователей и оценили требования к адаптации системы.

Работа с заявками

Сотрудники Condé Nast часто обращаются за внутренними сервисами: например, когда нужно организовать фотосессию, нанять нового человека или купить оборудование.

Решение, которое использовалось раньше, не устраивало компанию по нескольким параметрам: высокая стоимость владения, ограничения при настройке, невозможность подключать дополнительные функции.

Новая система должна была реализовать сервисную модель управления процессами применительно к большинству поддерживающих подразделений. Особенностью проекта стала замена существующей Service desk системы заказчика и повторение всей её функциональности на новой платформе.

Ключевым элементом стал единый портал для создания, контроля и исполнения обращений пользователей к разным специалистам. Cовместно с сотрудниками Condé Nast команда проекта создала удобный по структуре и содержанию каталог услуг:

Единый портал с каталогом услуг, реализованный в Condé Nast

Для всех пользователей заказчика настроена сквозная авторизация. Независимо от операционной системы они могут без ввода логина и пароля перейти на портал. Буквально в несколько кликов оформляются заявки на различные услуги, а отследить статус исполнения можно через почтовый клиент. Все обращения регистрируются и хранятся в системе Directum, где они автоматически классифицируются и обрабатываются ответственным сотрудниками

В ходе проекта руководство издания приняло решение о расширении каталога услуг на сайте, так на едином портале сотрудники теперь могут заказать справки и копии документов, оформить пропуски и страховки и т.д. В перспективе Condé Nast планирует предоставить доступ к заявкам внештатным сотрудникам.

Работа с договорами и счетами на оплату

Компания ведет работу с большим числом поставщиков (авторы, фотографы, event-агентства и пр.), что предполагает заключение множества сделок. Договоры и счета ранее согласовывались в бумажном виде, могли легко потеряться, а за сроками выполнения обязательств следить было сложно. Все это отрицательно влияло на оперативность согласования, скорость оплаты поставщикам и как следствие сказывалось на их лояльности. Теперь с договорами и счетами сотрудники работают в системе Directum, а благодаря работе через веб-клиент у пользователей всегда есть доступ к необходимой информации, вне зависимости от того, находятся они в офисе или нет.

Лист согласования формируется автоматически при клике на соответствующую кнопку в карточке договора. Ответственному за договор больше не нужно оформлять его вручную и носить между отделами.

Интеграция систем Парус и Directum. В соответствии с правилами бухгалтерского учета информация по договорам и счетам хранится в учетной системе Парус. Интеграция двух решений упрощает создание договоров в системе Парус и контроль над статусом счета — данные быстро переносятся из Directum.

Согласование комплекта договорных документов. Договорные документы могут поступать на согласование комплектом, например, рамочный договор и несколько дополнительных соглашений. Чтобы сотрудник мог быстро согласовать комплект, достаточно отправить на согласование ведущий договор.

Документы по сделке. Оплата услуг может проводиться частями — в этом случае сначала оплачивается счет на предоплату, а после оказания услуг выставляется счет на постоплату. В карточке предусмотрено поле для ссылки на связанный счет.

Для удобства в карточке отображается счет от контрагента.

Бюджетная аналитика. При согласовании счета ответственные заполняют в штампе на бумажном счете некоторые бюджетные аналитики. Данные из бумажного счета соответствуют информации в учетной системе, однако требовалось исключить дублирование.

Бюджетные аналитики в бумажном счёте до внедрения Directum

Так как данные по счету поступают в Directum из системы Парус, было решено добавить все необходимые бюджетные аналитики в выгрузку данных из учетной системы и выводить их в карточке счета на отдельной вкладке.

На вкладку «Бюджетная аналитика» выносятся данные о коде бюджета, периоде затрат и суммы по спецификации счета.

Оформление командировок

Посещение международных конференций и выставок, организация выездных фотосессий и интервью — неотъемлемая часть рабочего процесса компании. Часто командировки бывают срочными, поэтому важно быстро их оформлять и готовить соответствующую документацию.

Теперь командировки оформляются в системе, прямо из карточки командировки можно сформировать заявку на получение аванса — все поля в документе уже заполнены, пользователю остается проверить их корректность. Остается только распечатать и подписать документ, а затем получить деньги в кассе.

Заявка на аванс

Проверить отклонения командировочных расходов от бюджета можно прямо системе.

На вкладке «Отклонение заявки от бюджета» отклонение уже рассчитано

Результаты проекта

  1. Компания организовала современную сервисную модель управления процессами.
  2. У сотрудников появилась возможность работать с договорами удаленно. Компания перешла на ведение единого реестра договоров, где отследить сроки действия можно в пару кликов.
  3. Скорость работы со счетами, их согласования и оплаты повысились в разы. Благодаря системе сотрудники сократили время на работу со счетами и исключили риск ошибок, связанных с бумажным учетом и контролем.
  4. Появилась возможность автоматически контролировать расходы на командировку, отслеживать отклонения фактических от плановых показателей. Сформировать авансовый отчет можно в один клик. Повысилась эффективность планирования командировок.

Множество процессов Condé Nast теперь связаны в единой системе. Бизнес не теряет время и ресурсы на пересылку документов, исключаются их потери. Повышение скорости принятия решений и исполнительской дисциплины отмечают по всей компании.

Теперь необходимые изменения в работе компании и перестройка бизнес-процессов проходят незаметно для рядовых сотрудников. Платформа помогает решать масштабные задачи бизнеса, а не только ограничиваться сервисным сопровождением.

Перспективы

Condé Nast стремительно развивается, и в ближайшее время планирует решать новые задачи, используя возможности платформы Directum. В планах — реализация электронного межкорпоративного документооборота (МКДО) и перевод части пользователей системы в мобильное приложение Directum Jazz.

В Condé Nast отмечают преимущества платформенного подхода Directum. Чтобы не начинать каждый раз разработку заново, можно работать с универсальным инструментом, своего рода конструктором, и с его помощью конфигурировать и вводить в эксплуатацию требуемую бизнес-функциональность.

Остались вопросы? Напишите нам

Узнайте больше о решениях DIRECTUM. Закажите консультацию или запросите дополнительную информацию. Специалисты компании свяжутся с вами.

Связаться
с нами

Оставьте свои контактные данные и мы свяжемся с вами