Межкорпоративный документооборот

Набор решений для быстрого перехода к юридически значимому электронному документообороту с контрагентами

Смотреть видео

Когда стоит задуматься об электронном обмене?

Контрагентов уже больше ста, а документов с каждым из них — тысячи.

Взаимные сверки — ваш привычный бизнес-процесс.

Бумажные архивы занимают отдельные комнаты.

Суммы за пересылку документов — отдельная строка бюджета.

Знакомая ситуация? Значит, вам пора переходить на межкорпоративный электронный обмен документами со своими контрагентами.

К легкому безбумажному взаимодействию уже всё готово. Вам не придется тратить бюджеты и время на дополнительные модификации. Сразу после установки компонентов бизнес-решения вы можете приступить к межкорпоративному документообороту и ощутить эффект:

  • Все документы хранятся в едином архиве — полностью исключаются потери.
  • Сокращаются сроки подписания документов — подписывать формализованные и неформализованные документы можно даже с мобильного откуда и когда угодно.
  • Скорость обмена документами с контрагентами сокращаются с 2-3 недель до нескольких минут благодаря готовой интеграции с сервисами ЭДО.
  • Стоимость пересылки документов сокращается в 50 раз.
  • Увеличивается оборачиваемость денежных средств за счет быстрого подписания документов.

Единый процесс внутреннего и внешнего документооборота

Исходящие договоры, письма, коммерческие предложения и другие неформализованные документы формируются в системе электронного документооборота (СЭД). Первичные формализованные документы о передаче товаров или результатов работ, заносятся в СЭД из учетной системы. Бумажные документы — путем сканирования. Таким образом, сотрудники получают доступ к единому хранилищу документов компании.

Документы автоматически поступают из сервиса в систему электронного документооборота, причем потоки распределяются по ответственным сотрудникам в соответствии с установленными правилами.

Входящие документы автоматически поступают из сервиса обмена в СЭД, причем потоки распределяются по ответственным сотрудникам в соответствии с установленными правилами.

Прямо в системе пользователь может отправлять или принимать приглашения на обмен, подписывать документы и отказывать в подписании. Таким образом ему не нужно переключаться между интерфейсами СЭД и сервиса обмена. Это экономит его время и снижает вероятность ошибок.

Контрагенты используют разные сервисы ЭДО? Не проблема!

Система электронного документооборота выступает единой точкой обмена, собирая и обрабатывая документы из учетных систем и сервисов. Это происходит абсолютно прозрачно для пользователя.

Даже если ваши контрагенты подключены к разным операторам ЭДО, вам достаточно подключиться только к одному-двум. Обмен с другими операторами настраивается через роуминг — технологию, позволяющую отправлять электронные документы практически любому распространенному сервису ЭДО через своего оператора.

Посмотрите цены на межкорпоративный документооборот в сервисе Synerdocs.

Храните и предоставляйте информацию с учетом требований закона

Решение «Финансовый архив» обеспечивает централизованное и надежное хранение договоров и учетных документов (товарных накладных, актов выполненных работ, счетов-фактур, универсальных передаточных документов и т.д.), как электронных, так и бумажных.

Юридическую значимость электронным документам всех форматов гарантирует усиленная квалифицированная электронная подпись (по закону равнозначна собственноручной). Подписанные бумажные документы хранятся в виде сканов.

Готовиться к налоговым и аудиторским проверкам можно без лишних усилий. В системе легко найти и выгрузить сразу комплект документов по сделке. При этом документы выгружаются сразу в том формате, в котором нужно представлять их в контролирующие органы. Вместе с документами выгружаются и электронные подписи, и служебные документы.

Архив прост в управлении — гибко распределяйте права доступа, выделяйте версии, настраивайте жизненный цикл документов и отслеживайте историю работы с ними. После истечения заданных сроков хранения документы автоматически перемещаются из оперативного в архивное хранилище, тем самым поддерживается высокая скорость работы системы.

Решения компании DIRECTUM поддерживают форматы, утвержденные ФНС России.

Используйте готовый набор инструментов для МКДО

Взаимодополняющие модули, компоненты и приложения позволят настроить межкорпоративный обмен под ваши персональные требования:

Делопроизводство

Управление договорами

Финансовый архив

Долговременный
архив

Управление документами

Управление
бизнес-процессами

Истории успеха

Остались вопросы? Мы поможем

Пожалуйста, заполните форму для бесплатной консультации специалиста.

Связаться
с нами

Оставьте свои контактные данные и мы свяжемся с вами