Оптимизация работы бухгалтерии в производственной компании

Цели и задачи

Компания была знакома с Directum СЭД+ по договорному модулю. Для решения задачи по обработке бухгалтерских документов выбрали «Финансовый архив». Компания заботится об окружающей среде: все площадки являются безотходными производствами. Поэтому сотрудники с готовностью приняли идею обрабатывать финансовые документы не на бумаге, а экологично — максимально перенести бизнес-процессы в систему и автоматизировать всё, что не требует аналитической работы человека.

Решение

Оптимизация процессов

Ряд процессов удалось оптимизировать благодаря налаженному контакту с поставщиками. Попросив контрагентов указывать при обмене документами ключевые слова, ускорили обработку входящих неформализованных документов. Так, если в наименовании файла есть четыре буквы «счет» в любом регистре, то система автоматически меняет его тип на «входящий счет». А если в полученном от поставщика пакете есть одновременно неформализованный и формализованный документы, система также заполняет поле «Общая сумма» в карточках неформализованных документов. Это необходимо для определения полномочий подписантов.

Чтобы минимизировать ручной труд сотрудников, ответственных за контрагентов, в компании преобразовали еще несколько процессов:

Визуализация xml для неформализованных документов. Теперь «Входящий счет» и «Протокол согласования цен» отображаются так же, как в сервисе обмена.

«Карусель» согласования. С одним контрагентом могут работать разные сотрудники из смежных подразделений по различным задачам. Система проверяет, кто из специалистов взаимодействует с определенным поставщиком и предлагает выбрать пользователя, которому можно потенциально переадресовать входящий документ.

Разные ответственные для разных организаций. Карточку контрагента дополнили полями, где указываются ответственные по работе с этим контрагентом из разных филиалов компании.

Изменение задачи (вложений, подписанта, номера заказа). Если в ходе согласования изменились условия (например, подписант заболел или ушел в отпуск), то автор может поменять данные в задаче без её прекращения.

Дополнительные проверки при обмене с контрагентами

Карточка контрагента создается закрытой. Сделки в компании разрешены только с теми контрагентами, которые успешно прошли проверку на благонадежность. Но в результате приглашения к электронному обмену партнер появлялся в системе с «действующей» карточкой. Это позволяло пользователю запускать на согласование и подписание документы с контрагентом, который не прошел проверку. Была сделана доработка, благодаря которой карточка остается «закрытой».

Устранение дублей карточек контрагентов. Модификация, которая позволяет объединять несколько карточек в одну и избегать множественных дублей. Если непроверенный контрагент присылает приглашения к обмену для трех заводов, система создает одну «закрытую» карточку контрагента, к которой прикреплены все три приглашения.

Точки контроля

В отделах, где необходима особая точность, добавили несколько точек контроля для дополнительной проверки:

• Отчет по отправке в оплату. Чтобы проверить, был ли отправлен в оплату определенный пакет, бухгалтер может сделать выгрузку данных из системы по нужному заводу, контрагенту и за нужный период.
• Выгрузка входящих документов. Необходима для быстрого извлечения данных по требованию контролирующих органов.
• Столбец «Наша организация». В реестр финансовых документов добавили дополнительный критерий для фильтрации и ускорения поиска.
• Чек-бокс «Формализованный». Позволяет бухгалтерии быстро понять, был ли документ прислан в xml-формате или в ином неформализованном виде.
• Задача на создание замещения. Сотрудники самостоятельно могут назначить себе заместителя, не обращаясь к администраторам.

Настройка регламентов

Формирование пакета для бухгалтерии

До цифровизации бухгалтер вручную объединял нужные файлы в один, включая лист с дополнительной информацией. Теперь пакет собирается пользователем при отправке задачи на согласование по регламенту:

• Все документы из задачи соединяются в один pdf-файл. Порядок документов в этом файле строгий: сначала определенный формализованный документ, потом — неформализованные, тоже в заданной очередности. Последним документом пакета всегда является счет на оплату.
• После система прикрепляет дополнительный лист с внутренней коммерческой информацией, необходимой бухгалтеру для корректного проведения платежа. Файл имеет определенную структуру названия, в которой видно наименование контрагента, вид, номер, дату и сумму главного документа.
• Система отправляет файл на специальный почтовый ящик соответствующего завода. Далее робот выгружает файлы в специальную папку на сервере бухгалтерии.

Кнопка повторной отправки пакета в оплату (не на согласование)

В случае сбоев в работе системы, сервиса обмена или случайного удаления файла с серверной папки, есть возможность дослать документ без отправки на согласование. Кнопка повторной отправки заново соединит все документы в один файл, прикрепит нужную коммерческую информацию и отправит в оплату.

Расширенные условия для регламентов

Группа компаний представляет из себя четыре юридических лица, которые работают в одной системе. На каждом заводе есть свой финансовый департамент, отдел закупок, подразделения, которые выполняют схожие функции. Специалисты контактируют с тысячами поставщиков. Поэтому в работе потребовались дополнительные критерии для распределения входящих документов:

• «Автор задачи», которым может являться не только конкретный сотрудник, но и пользователь определенной роли.
• «Контрагент». Позволяет добавлять этапы согласования, если документы получены от контрагентов, которые требуют дополнительного внимания.
• «Наша организация». Условие необходимо для отправки на согласование пакета в бухгалтерию соответствующего завода.

Контроль заполнения полей

Перед отправкой на подписание пакета документов система проверяет, достаточно ли полномочий у выбранного пользователя на все файлы, содержащиеся в комплекте. Если полномочий недостаточно, автор задачи получает задание на устранение замечаний. Таким образом в пакете документов не остается неподписанных экземпляров.

Проверка поля с номером заказа

Указание номера заказа является обязательным для любого платежа. Если поле не заполнено, система не позволит отправить пакет на согласование.

Результаты

• 270 пользователей Directum СЭД+, 80% из которых работают с финансовыми документами
• 15 тыс. входящих финансовых документов в месяц
• 4 тыс. задач на согласование в месяц
• Каждые 2,5 минуты кто-то нажимает кнопку «Отправить на согласование по регламенту»