Управление перечнями нормативно-правовой документации для системы менеджмента качества

Для каждого предприятия очень важно, чтобы качество его продукции или услуги удовлетворяло желаниям потребителей. Для достижения этой цели многие предприятия применяют стандарты Системы Менеджмента Качества (СМК). Внедрение СМК требует описания большинства ключевых бизнес-процессов, что влечет за собой рост объема документации, которую необходимо упорядочивать, учитывать, классифицировать по сфере влияния. В связи с этим возникает необходимость в организации единой системы хранения документов СМК с возможностями поиска по различным критериям.

Кроме того, на деятельность компании оказывают влияние нормативные документы, изданные различными государственными органами: указы, законы, постановления и распоряжения. Количество издаваемых нормативно-правовых актов довольно велико, поэтому требуется постоянная актуализация бизнес-процессов компании, а также описывающих их документов в соответствии с изменениями в законодательстве.

Возможности решения

Техническое решение «Управление перечнями нормативно-правовой документации для Системы Менеджмента Качества» построено на основе ГОСТ Р ИСО 9001 «Системы менеджмента качества. Требования» и позволяет автоматизировать деятельность подразделений по ведению Перечней документации СМК, Перечней Законов и иных правовых актов. Решение разработано на платформе IS-Builder и основано на базовых возможностях системы DIRECTUM, реализованных в модулях «Управление электронными документами» и «Управление деловыми процессами».

В задачи решения входит:

• регистрация и поддержка в актуальном состоянии информации о документах интегрированной системы менеджмента (ИСМ), законах и иных правовых актах;
• доведение информации до сведения подразделений и сотрудников, входящих в сферу распространения зарегистрированных документов;
• анализ зарегистрированной информации с помощью различных отчетов.

Техническое решение расширяет возможности Базовых модулей DIRECTUM за счет следующих функций:

Справочник «Документы ИСМ»

Запрашиваемые параметры сценария «Документы ИСМ (выбор по сфере распространения)»

Компоненты модуля «Интегрированная система менеджмента»

Так, например, при запуске отчета «Перечень Законов и правовых актов для подразделений» запрашиваются параметры «Сфера распространения» и «Раздел перечня документации ИСМ», в разрезе которых формируется список необходимых документов для дальнейшей публикации или рассылки заинтересованным сотрудникам.

Справочник «Разделы перечней документации ИСМ»

Карточка справочника «Документы ИСМ»

Карточка задачи по типовому маршруту «Уведомление об изменениях в перечнях ИСМ»

• Справочник «Документы ИСМ» является основным справочником, содержащим всю необходимую информацию о документах СМК. При регистрации документа в справочнике пользователь может классифицировать его в соответствии с перечнем ИСМ, указать сферу распространения документа, а также составить список сотрудников, которым нужно ознакомиться с документом.
• Сценарий «Документы ИСМ (выбор по сфере распространения)» предоставляет возможность быстрого поиска документов ИСМ, которые необходимы для работы конкретного подразделения.
• Отчеты («Перечень документов ИСМ», «Перечень Законов и правовых актов» и др.) позволяют довести информацию до подразделений и сотрудников, входящих в сферу распространения зарегистрированных документов. Пользователи могут легко найти документы, необходимые сотрудникам, занимающим ту или иную должность. Отчеты по документам ИСМ и правовым актам также могут быть сформированы в различных разрезах, что дает широкие возможности для анализа.
• Интеграция с системой «Гарант. Платформа F1» позволяет из карточки справочника «Законы и правовые акты» осуществлять поиск связанных документов, хранящихся в системе «Гарант».
• Типовой маршрут «Уведомление об изменениях в перечнях ИСМ» позволяет рассылать уведомления об изменениях документов сотрудникам, ответственным за ведение перечней документов в подразделениях. В ходе маршрута сотрудники, которым необходимо ознакомиться с изменениями или новыми редакциями, выбираются автоматически, в соответствии с записью в справочнике.

Бизнес-эффект

Техническое решение автоматизирует деятельность подразделений по ведению Перечней документации СМК, а также Законов и правовых актов. Использование решения позволяет достичь следующих результатов:

• снижение рисков, связанных с несвоевременным ознакомлением сотрудников с документами;
• ускорение процесса оповещения об изменениях в документах;
• сокращение времени на поиск нужной информации в документации СМК.

Пример работы

Появляется новый документ или новая версия нормативного документа. Если существует возможность, документ заносится в систему в электронном виде.

Электронный документ «ГОСТ Р ИСО 9001-2008»

В справочнике Документы ИСМ заводится новая запись или изменяется существующая:

Карточка Справочника «Документы ИСМ» на документ «ГОСТ Р ИСО 9001-2008». Закладка «Сведения».

По кнопке «Инструкция» открывается документ с описанием действий по заполнению карточки.

Карточка Справочника «Документы ИСМ» на документ «ГОСТ Р ИСО 9001-2008». Закладка «Ознакомление».

К карточке «Документа ИСМ» прикрепляется электронная версия документа из системы (по кнопке «Выбрать документ»).

Карточка Справочника «Сферы распространения документов ИСМ»

Указывается местонахождение и структурные единицы, на которые распространяется действие документа (Сфера распространения).

После добавления/изменения учетной картчоки Документа ИСМ, необходимо ознакомить сотрудников, на которых распространяется данный документ. Для этого карточку справочника Документы ИСМ необходимо отправить вложением в задачу и выбрать типовой маршрут «Уведомление об изменениях в перечнях ИСМ».

Сотрудники, указанные в справочнике «Ответственные за документацию ИСМ», для подразделений, относящейся к сферам распространения документа получат задания на ознакомление с изменениями, руководители подразделений включены в список наблюдателей задачи и получат уведомление.

Карточка задачи по типовому маршруту «Уведомление об изменениях в перечнях ИСМ» по документу «ГОСТ Р ИСО 9001-2008»

После выполнения заданий всеми ответственными сотрудниками Разработчик документа заносит ИД задачи в соответствующий реквизит на закладке Ознакомление карточки Документы ИСМ. Существует возможность просмотреть список пользователей, ознакомленных с данным документом по кнопке «Список ознакомления».

Отчет «Ознакомление с документом ИСМ» по документу «ГОСТ Р ИСО 9001-2008»

Проведение внутренних аудитов качества в организации легко зафиксировать в данном модуле.

Карточка справочника «Внутренние аудиты ИСМ»

В справочнике «Внутренние аудиты ИСМ» создается карточка, куда вносятся все сводные данные по проводимому аудиту: объект аудита, период проведения, в каких структурных единицах организации проводится (область Аудита), по каким нормативным документам (Критерии аудита) и кем будет осуществлен аудит (Аудиторы).

После этого создается задача по типовому маршруту «Внутренний аудит ИСМ». В запрашиваемых параметрах выбирается нужная запись справочника «Внутренние аудиты ИСМ». Автоматически создается папка в папке указанного года аудита для документов. В папке уже создан проект Плана аудита.

Созданные папка и документ «План Внутренних аудитов ИСМ»

По прохождению маршрута план внутреннего создается инициатором, затем согласуется и утверждается уполномоченным лицом. После утверждения руководителям подразделений, входящих в область аудита, поступает уведомление о проведении аудита, а аудитору задание на его проведение.

Карточка задачи по типовому маршруту «Внутренний аудит ИСМ»

Если при проведении аудита возникают замечания, может быть создан Лист несоответствий и наблюдений. Согласование данного документа, а также разработка и контроль исполнения корректирующих действий также могут быть осуществлены в данном модуле.

Аудитор в папке данного аудита создает документ с видом Лист несоответствий и наблюдений (ЛНН). При этом предлагается использование автозаполняемого шаблона.

Карточка документа «Лист несоответствий и наблюдений»

Основная информация в карточке ЛНН «подтягивается» от выбранного аудита. Также вносится информация, по каким стандартам выявлены несоответствия (Критерии), суть несоответствия (Текст) и дата устранения несоответствий.

После создания ЛНН отправляется вложением в задачу по типовому маршруту Согласование листов несоответствий и наблюдений, где документ проходит согласование, на основе замечаний разрабатываются корректирующие действия, которые фиксируются в соответствующем справочнике.

Карточка записи справочника «Корректирующие действия по ЛНН»

После согласования корректирующих действий, задания по ним рассылаются ответственным исполнителям. За определенное время до указанной в записи Корректирующего действия даты проверки, аудитору придет задание на верификацию.

Карточка задачи по типовому маршруту «Согласование листов несоответствий и наблюдений»

В модуле также присутствует возможность работы с отчетом по внутреннему аудиту. В папке аудита создается Отчет по внутреннему аудиту из соответствующего шаблона. Затем документ отправляется вложением в задачу по типовому маршруту «Согласование отчета по внутреннему аудиту ИСМ».

Выбор типового маршрута «Согласование отчета по Внутреннему аудиту ИСМ»

Документ согласовывается, утверждается, затем происходит рассылка выбранному списку исполнителей.

Модуль позволяет вести учет продукции, подлежащей входному контролю. В соответствующем справочнике вводятся данные о продукте, указывается нормативный документ по данному продукту, прикрепляются необходимые электронные документы.

Карточка справочника «Перечень продукции, подлежащий входному контролю»

1. Работа с документами.
2. Проведение внутреннего аудита.
3. Учет продукции, подлежащей входному контролю.
4. Также у продукта можно указать список контролируемых показателей с соответствующем справочнике. Ведется информация о норме показателей и пунктах нормативного документа, на основании которых данная норма указана.
   Карточка справочника «Контролируемые показатели»
   На основе введенной информации формируется отчет через компоненту «Запуск отчета Перечень продукции, подлежащей входному контролю».
   Отчет «Перечень продукции, подлежащий входному контролю»