Управление деловыми процессами

Мощный механизм workflow является неотъемлемой частью современной ECM-системы и позволяет автоматизировать бизнес-процессы организаций. В DIRECTUM можно организовать как строго регламентированные процессы, так и свободное взаимодействие между сотрудниками в рамках совместных работ.

Решение DIRECTUM «Управление процессами»:

  • обеспечивает эффективное взаимодействие сотрудников в ходе процессов;
  • упрощает работу со сложными и рутинными процессами: их моделирование и исполнение;
  • гарантирует оперативную передачу информации между участниками процесса по заданным правилам;
  • предоставляет инструменты оперативного поиска и анализа информации по основным бизнес-процессам и исполнительской дисциплине.

Постановка задач

Сотрудники организуют совместную работу через отправку задач и выполнение заданий. Задачу можно поставить одному или нескольким исполнителям. Также в нее можно добавить любое количество вложений (документов, папок, записей справочников, других задач и заданий), указать срок и сопроводительный текст.

При необходимости исполнители могут создавать подзадачи, например, для передачи части работ другому исполнителю. При этом содержание подзадач включается в саму задачу, благодаря чему информация по всему семейству задач доступна в удобном структурированном виде.

Карточка задачи. Вкладка «Переписка»
Карточка задачи. Вкладка «Переписка»
Карточка задачи. Вкладка «Состояние»
Карточка задачи. Вкладка «Состояние»

Задания, по которым были отправлены подзадачи, отмечаются в списке значком стрелки. Он скрывается после выполнения или прекращения всех подзадач. Таким образом, в списке входящих легко видеть задания, к которым подключены другие исполнители.

Права доступа и шифрование задач

В системе DIRECTUM пользователь может просматривать только те задачи, на которые у него есть права доступа. По умолчанию они выдаются автоматически только участникам задачи. Также права можно настроить вручную, указав, кто из пользователей, помимо участников, может иметь доступ к задаче.

Для дополнительной защиты задач (в т.ч. всей иерархии переписки) используется шифрование на основе сертификата или паролем. Чтобы открыть зашифрованную задачу, пользователю необходим личный сертификат электронной подписи (ЭП), зарегистрированный в системе, и/или требуется знать пароль.

Контроль исполнения

Каждое задание имеет свой контрольный срок — дату и время, до которого оно должно быть выполнено. Если задание не выполнено вовремя, оно автоматически помечается как просроченное (выделяется красным цветом). Кроме того, свой контрольный срок существует и для задачи.

Возможность установки напоминаний о подходе срока задачи/задания позволяет пользователям запланировать время, когда необходимо вернуться к выполнению или контролю задачи/задания. Напоминание может быть установлено как на конкретные дату и время, так и на относительные (например, через 1 час).

Проконтролировать ход процесса также можно с помощью схемы маршрута, в которой наглядно изображены этапы.

Управление бизнес-процессами

DIRECTUM предоставляет инструменты моделирования и исполнения бизнес-процессов согласно концепции BPM.

Механизм типовой маршрутизации (ТМ) является мощным инструментом для настройки процессов в соответствии с заданными бизнес-правилами любой сложности. Удобный графический редактор и отладчик ТМ позволяют не только оперативно создать маршрут, но и пошагово проверить его, быстро и легко скорректировать при необходимости.

Настройка ТМ становится мощным инструментом бизнес-аналитика, который описывает процессы с помощью широкого набора готовых блоков, используя обычные пользовательские понятия. При этом итоговая схема процесса не загромождается программной логикой и остается бизнес-ориентированной. Действия участников процесса становятся предсказуемыми: с помощью ТМ автоматически задается список исполнителей, могут заполняться любые поля задачи (например, текст или тема), считывается информация из вложений и связанных объектов.

Скорректированный процесс сразу доступен пользователям — все новые экземпляры процесса будут стартовать по-новому. Предприятие получает гибкий инструмент управления изменениями. В дальнейшем, используя статистику по процессам, аналитик может выявить узкие места и дополнительно скорректировать типовой маршрут.

При необходимости задания сложной логики процесса бизнес-аналитик обращается к программисту, который с помощью инструмента разработки IS-Builder легко разрабатывает новые прикладные блоки типовых маршрутов. Состав прикладных блоков постоянно расширяется как компанией DIRECTUM, так и ее партнерами. Сегодня существует несколько десятков готовых библиотек блоков.

Удобство работы со входящими заданиями

В системе предусмотрены различные методы оптимизации работы с большим количеством заданий.

Сортировка и фильтрация используются для упорядочивания задач и заданий по заданным критериям (Тема, Инициатор, Срок и т.д.).

Предпросмотр заданий и документов позволяет быстро ознакомиться с их содержанием. Простые задания можно выполнить прямо в предпросмотре без открытия. Это ускоряет работу, сокращает количество действий в системе.

Цветовые статусы к объектам системы помогают визуально выделить задачи и задания в списке и выполнить поиск одинаково отмеченных объектов. Статусы к объектам устанавливаются сотрудником, и они видны только ему. Это позволяет сотруднику создавать собственный вариант работы с объектами в списке.

Потоки заданий. Для удобства работы с большим количеством заданий можно настроить автоматическое перемещение части заданий в управляемые папки. Это отдельные подпапки, в которые попадают однотипные задания в рамках одного процесса (рассмотрение заявок, согласование договоров). Разделение потоков заданий по управляемым папкам позволяет быстрее погружаться в работу и выполнять задания в срок.

Можно централизованно настроить управляемые папки для отдельных категорий пользователей. Например, папки согласования и рассмотрения документов — для руководителей и их помощников, или регистрации — для делопроизводителей. Кроме того, пользователи могут настроить папки индивидуально в зависимости от личных предпочтений и методов работы. Как видно, система предоставляет гибкие настройки для каждого сотрудника.

Правила для задач и заданий также позволяют упростить работу с ними. С их помощью можно автоматически переадресовывать, прекращать, выполнять или распределять задачи и задания по нужным папкам. Например, используйте правило, чтобы при создании задач с определенной темой они автоматически помечались признаком высокой важности. Такие задания исполнители выполнят в первую очередь.

Механизм замещения отсутствующих сотрудников обеспечивает непрерывность ключевых бизнес-процессов. На заданный период замещающий принимает все входящие задания отсутствующего, контролирует их исполнение и обращается ко всем необходимым документам.

Таким образом удается избежать простоев в работе и добиться привязки процессов к ролям, а не только к конкретным исполнителям.

Упрощение работы со сложными и рутинными процессами

В любой компании сотрудникам приходится иметь дело со сложными многоэтапными процессами, запомнить ход которых и не допустить ошибок при их выполнении практически невозможно.

Мастер действий (МД) — еще один инструмент системы, который позволяет автоматизировать сложные, рутинные или, напротив, редко выполняемые процедуры, требующие соблюдения обязательных условий и этапов. МД пошагово запрашивает у пользователя необходимые начальные параметры, сам формирует задачу и стартует ее по соответствующему маршруту. Если процесс связан с созданием документа (заявление, договор), в работу включается еще один инструмент автоматизации — конструктор документов. Он позволяет создавать типовые документы на основе готовых макетов.

Основные параметры
Шаг 1. Основные параметры
Специфические параметры
Шаг 2. Специфические параметры
Проверка и отправка на утверждение
Шаг 3. Проверка и отправка на утверждение
езультат работы мастера действий
Шаг 4. езультат работы мастера действий

Удобство поиска

Пользователи системы могут искать задачи и задания, используя несколько инструментов:

  • предопределенные поиски (например, «Мои последние измененные задачи»);
  • поиск от документа — в какие задачи и задания он вложен;
  • свободные поиски, критерии которых задает пользователь системы (например, «Поиск задач» или «Общий поиск»).

При свободном поиске пользователь задает различные атрибуты: инициатора, исполнителя, содержание, вложенные документы и т.д. Поисковая система учитывает все введенные данные, при необходимости вычислив их абсолютное значение (например, учетную запись пользователя по значению «Я» в поле «Инициатор», точные календарные границы по значению «НА ПРОШЛОЙ НЕДЕЛЕ» в поле «Дата старта») и выводит релевантные результаты. Также в окне поиска пользователю доступен список последних открытых им задач.

Если обращение к набору задач или заданий по определенным критериям идет достаточно часто, то пользователь может настроить папку поиска, в которой будут сохранены критерии и которая будет обновляться автоматически.

В DIRECTUM также можно искать объекты с помощью общего полнотекстового поиска, т.е. поиска по фрагменту текста. В результатах поиска при этом выводится рейтинг найденных объектов. Значения рейтинга показывают, насколько тот или иной объект удовлетворяет текущему критерию.

По объекту системы можно получить полную информацию о работах, которые с ним ведутся, или о решениях, которые были приняты. Таким образом формируется корпоративная база знаний — интеллектуальный капитал, который используется компанией для дальнейшего роста и развития.

Анализ бизнес-процессов и исполнительской дисциплины

Механизмы DIRECTUM позволяют получать статистические данные о ходе бизнес-процессов, агрегировать и анализировать их. Анализ данных позволяет, к примеру, установить, какой этап согласования является самым длительным, в каких отделах нарушались сроки согласования, сколько итераций согласования прошел документ.

Для отображения информации по состоянию исполнения заданий и подзадач могут быть использованы отчеты «Сводная таблица по выполнению заданий с подзадачами», «Просроченные задания по работникам».

Эффект от внедрения

С использованием решения вы ускорите процессы согласования документов, повысите оперативность доступа к информации, сведете к минимуму затраты на создание копий и исключите риск потери бумажных экземпляров документации.

  • На 20% повышается исполнительская дисциплина сотрудников
  • На 83-100% сокращается время передачи документов на исполнение и согласование
 
 
Техническая информация
Сертифицировано DIRECTUM: Не сертифицировано
Совместимость:

DIRECTUM 4.9-5.5

Стоимость:

Включено в базовую поставку.

Поставщик: DIRECTUM
Вендор
Гарантия:

Срок: В течение срока действия абонемента на новые версии системы DIRECTUM.
Поддержка: Полная

Вас может заинтересовать

Все похожие решения

Управление электронными документами

Обеспечивает полный жизненный цикл работы с документами в электронном виде, упрощает их создание, хранение и поиск.

Управление договорами

Закрывает все этапы договорной работы: подготовка и согласование документов, контроль возврата оригиналов и исполнения всех обязательств, оперативный поиск и формирование отчетности.

Делопроизводство и канцелярия

Оптимизирует рутинные операции по обработке бумажных документов: ведение номенклатуры дел, работу с корреспонденцией, контроль исполнения поручений и резолюций, возврат документов, подготовку отчетов.
Связаться
с нами

Оставьте свои контактные данные и мы свяжемся с вами