Разработано на базе платформы Directum 5.x
Решения для организации хранения документов в новом поколении Directum RX
Система хранения документов в электронном виде Directum File Storage Services, которая обеспечивает:
Обычно электронный архив работает с неструктурированными документами, у которых есть структурированное описание (карточка документа). Например, текстовые документы, электронные таблицы, графические файлы.
Архив документов и отлаженная работа с ним являются залогом здорового документооборота в любой организации. Система Directum решает широкий круг задач, связанных с организацией электронного документооборота.
Особенности и преимущества системы электронного документооборота и управления взаимодействием Directum:
И, наконец, важнейшим преимуществом программы для работы с электронными архивами документов является защита информации от несанкционированного доступа, которая обеспечивается: контролем и настройкой прав доступа; шифрованием электронных документов; протоколированием всех действий пользователей; наличием электронной подписи (ЭП), позволяющей работать с различными системами криптозащиты информации, в том числе сертифицированными ФСБ и ФСТЭК.
Существует два подхода к хранению документов: в базе данных SQL-сервера и непосредственно в файлах. Directum предлагает комбинированный вариант, который сочетает преимущества обоих подходов: простоту администрирования и высокую производительность хранилищ SQL-сервера и практически неограниченный объем данных при низкой стоимости хранения с возможностью потокового доступа к документам в файловых хранилищах.
Известно, что после 2-3 лет работы в системе документооборота около 50% документов перестают использоваться или используются реже одного раза в год, а с течением времени доля редко используемых документов постоянно увеличивается.
В Directum документы, находящиеся в оперативном обороте, могут располагаться в хранилище SQL-сервера, а для редко используемых документов и документов большого объема предусмотрена организация распределенных файловых хранилищ.
При этом пользователь может работать со всеми документами из одной среды.
Время восстановления системы
Обеспечение непрерывности бизнеса — важная задача всех систем управления. Выход из строя корпоративной системы даже на несколько часов может привести к огромным убыткам.
Благодаря использованию нескольких хранилищ разных типов уменьшается вероятность выхода из строя всей системы одновременно, резко снижаются косвенные и прямые затраты. Снижение прямых затрат связано, в первую очередь, с возможностью использования более дешевого оборудования для архивных данных. Снижение косвенных затрат объясняется меньшим временем восстановления системы после сбоя — за счет вынесения архивных данных из хранилища SQL-сервера увеличивается скорость ее восстановления и скорость включения пользователей в работу. Восстановление остальных частей системы может производиться уже в фоновом режиме. После накопления критической массы документов полное восстановление при использовании нескольких хранилищ происходит быстрее, чем при использовании одного хранилища за счет малой вероятности их одновременного отказа и возможности параллельного восстановления.
Преимуществом базовой схемы хранилищ является простота. Данная схема предполагает хранения всех документов в хранилище SQL-сервера и оправдывает себя до момента накопления критического объема документов.
Решение рекомендуется как начальный уровень и может быть расширено до описанных ниже систем хранилищ.
Данная схема предусматривает наличие в системе двух хранилищ: оперативного на базе SQL-сервера и архивного файлового хранилища.
Такое решение позволяет работать со стандартными документами объемом до 100 Мб и обеспечивает высокую скорость работы с документами, находящимися в оперативном обороте, при низкой стоимости хранения и практически неограниченном объеме архива документов.
Необходимость работы с документами большого объема (видео, графикой, картами, чертежами и т.д.) диктует свои требования к хранилищу документов. В частности, необходима возможность потокового доступа к данным, т.е. возможность работы только с частью документа, не считывая его целиком.
Данная схема включает в себя 4 хранилища: оперативное на SQL-сервере и соответствующее ему архивное файловое хранилище для работы с документами небольшого объема и не требующими потокового доступа, и оперативное и архивное файловые хранилища для документов объемом более 100 Мб.
Такое решение позволяет оперативно работать с документами любого объема, долговременно хранить архивные документы и иметь возможность доступа к ним.
При большом объеме данных и количестве пользователей мощности одного сервера может быть недостаточно. В этом случае нагрузка может быть перераспределена между несколькими файл-серверами и сервером базы данных.
Распределение документов по нескольким хранилищам позволит сбалансировать нагрузку на сервера, сеть, увеличить максимальный объем хранимых данных, повысить отказоустойчивость системы в целом и снизить стоимость хранения.
Применение тех или иных схем позволяет построить масштабируемое решение по управлению электронными документами организации, когда для документов нужного типа выделяется соответствующее им хранилище. Однако гибкость Directum File Storage Services проявляется не только в этом.
Для документов может быть настроена гибкая схема миграции между хранилищами.
При создании документа он размещается в хранилище по умолчанию этого вида документов (например, отчеты располагаются в файловом хранилище, видео-ролики — в хранилище медиаданных, а проекты договоров — в хранилище SQL-сервера). Для видов документов настраивается также и время нахождения документа в оперативном доступе; если документ не менялся (или не просматривался) в течение определенного периода, он переносится в архив.
Взаимное соответствие оперативных и архивных хранилищ задается при создании хранилища и может быть изменено.
За время своей жизни документ может быть вручную перемещен в другое хранилище — как в оперативное, так и в архивное. Использование workflow позволяет регламентировать этот процесс. Например, заявление сотрудника после согласования и подписания помещается в архив.
За счет использования Directum File Storage Services различным по требованиям хранения контентом можно управлять из единой системы. Благодаря этому отпадает необходимость использования дополнительных средств для архивного хранения документов, для хранения документов большого объема и т.д.
Уменьшение объема оперативных данных и времени восстановления системы после сбоя позволяет повысить масштабируемость системы, т.е. увеличение общего объема корпоративных данных со временем не приведет к снижению скорости работы системы.
Как следствие, снижается совокупная стоимость владения системой, что важно для организации любого масштаба.
Службы электронного архива документов управляют хранилищами электронных документов Directum, предоставляя возможности создания в организации гибкого и масштабируемого электронного архива для различных видов контента.
Эффект от использования хранилищ системы Directum почувствуют любые организации независимо от их размеров:
Каждый сотрудник организации получает преимущества от использования электронного архива документов в своей работе:
С помощью файловых хранилищ и решения «Долговременный архив» можно организовать единый архив бумажных и электронных документов организации, работающий по правилам российского архивного делопроизводства. При этом на протяжении всего срока хранения электронных документов поддерживается их юридическая сила.
Решение позволяет снизить нагрузку на оперативные хранилища компании, упрощает и ускоряет работу архивистов и делопроизводителей за счет автоматизации рутинных операций. «Долговременный архив» взаимодействует с информационными системами любого класса (ECM, ERP и т.д.) — в результате все документы компании хранятся в единой системе по установленным правилам.