Долговременный архив

С годами в организациях накапливается огромное количество документов, и каждый день появляются новые. Эти документы, большая часть которых уже вышла из оперативной работы, переполняют бумажные архивы организации и перегружают информационные системы, замедляя их работу. При этом, согласно законам РФ, документы разного вида могут храниться 5, 10, 75 лет, а есть и документы, сроки хранения которых не ограничены. Отсюда несколько вопросов: где и как хранить все эти документы, а также как убедиться, что спустя 10-75 лет они не потеряют свою юридическую значимость?

«Долговременный архив» — это комплексная система для управления бумажным и электронным архивом организации. Решение разработано с соблюдением правил российского архивного делопроизводства. Оно позволяет централизованно хранить документы любого вида в течение срока, установленного законодательством РФ, гарантируя юридическую силу документов в течение всего срока хранения.

Какие задачи решает

Решение «Долговременный архив» автоматизирует работу с архивными документами на всех этапах их жизненного цикла:

• занесение электронных документов в архивную систему в специальном формате долговременного хранения;
• составление графика приема документов на архивное хранение;
• передача и прием документов на архивное хранение;
• обеспечение юридической силы документов в течение всего срока хранения;
• выдача дел и документов из архива во временное пользование;
• доступ в читальный зал с возможностью поиска по делам и документам, запроса прав доступа, архивных справок, выписок и копий;
• уничтожение документов с истекшим сроком хранения, в том числе без возможности восстановления;
• формирование отчетов для ведения архивной деятельности: сводные описи дел, книгу учета поступления и выбытия документов, различные виды актов, листы фондов и т.д.

Как работает

Отдельная специализированная система

Долговременный архив — это отдельное независимое решение. Другие информационные системы предприятия передают в архив документы, которые вышли из оперативной работы, что позволяет разгрузить их и повысить быстродействие. При этом решение работает с любыми классами информационных систем, будь то ERP, CRM или ECM.

Схема работы решения

Документы в формате долговременного хранения

Когда закончена оперативная работа с документом, например, выданы, исполнены и проконтролированы поручения, делопроизводитель списывает документ в дело в соответствии с номенклатурой дел. Следующий шаг — загрузить накопленные дела в архивную систему.

В архивной системе электронные документы хранятся в специализированном формате долговременного хранения — в виде ZIP-контейнеров, которые содержат документ в исходном формате, его отсоединенные подписи, файл метаданных и копию документа в формате PDF/A. Это обеспечивает единообразие хранимой в архиве информации вне зависимости от того, из какой информационной системы она поступила. При импорте из оперативной системы в архивную контейнеры автоматически распаковываются и проверяются, а документы — заносятся в систему и распределяются по делам.

В «Долговременном архиве» можно организовать работу и с бумажными документами. Если есть необходимость, делопроизводитель сканирует их и автоматически заносит в архивную систему с помощью служб ввода документов DIRECTUM Capture Services (DCS).

Возможность хранения в архивной системе огромного количества документов обеспечивается работой файловых хранилищ DIRECTUM File Storage Services (DFSS).

Автоматизированное архивное делопроизводство

Решение позволяет автоматизировать все процессы архивного делопроизводства: планирование и прием документов в архив, экспертиза ценности и уничтожение документов, формирование актов и отчетов по правилам Росархива.

Архивист запрашивает у источников комплектования архива, например, структурных подразделений, информацию о том, когда они готовы передать документы на архивное хранение. Таким образом архивист может спланировать свою работу.

График приема документов формируется автоматически

В согласованные сроки делопроизводитель передает подготовленные дела с документами архивисту. В «Долговременном архиве» права доступа к ним ограничиваются, — доступ к документам можно получить только по специальному запросу.

Решение самостоятельно контролирует сроки хранения и передает документы с истекшим сроком хранения на экспертизу ценности. Таким образом можно сохранить документы, которые еще могут пригодиться, и гарантированно уничтожить те, что потеряли ценность.

С помощью решения архивист автоматически формирует акты и отчеты, необходимые для ведения архивной деятельности, по правилам, установленным законодательством РФ. Это позволит значительно сократить время на оформление архивных документов.

Автоматическое формирование актов и отчетов

Быстрый доступ к архивным документам

Архивные дела и документы могут выдаваться по запросу физическим и юридическим лицам, а также органам государственной власти. Поэтому для удобного доступа сторонних посетителей к документам в веб-клиенте организован читальный зал. Интуитивно понятный интерфейс позволяет посетителям легко ориентироваться в делах и документах архива.

Читальный зал долговременного архива

Посетители читального зала могут искать нужные документы в архиве и запрашивать на них права в случае их отсутствия. У архивиста есть удобная возможность выдавать дела во временное пользование по согласованию с руководителем и оформлять архивные справки, выписки, копии по запросу посетителей.

Читальный зал обеспечивает быстрый доступ к документам, находящимся на хранении в архиве. Благодаря этому работать с архивными документами так же просто, как если бы они находились в оперативной системе.

Сохранение юридической силы

Обычный сертификат ЭП действует, как правило, не больше года. Однако организация может столкнуться с необходимостью подтвердить правовые обязательства, зафиксированные в подписанном документе, и после истечения этого срока.

Решение «Долговременный архив» поддерживает юридическую значимость архивных документов на протяжении всего срока хранения благодаря поддержке усовершенствованных электронных подписей в современном формате CAdES-A и регулярной процедуре «перештамповки». Эта процедура предполагает установку на ЭП архивных штампов времени. Они способны обеспечить бесконечно долгое хранение документа с сохранением его юридической силы, даже если сертификат ЭП, которым подписан документ, давно утратил действительность.

Бизнес-эффект

Использование решения «Долговременный архив» приводит к реальным результатам:

• создается единый централизованный архив бумажных и электронных документов организации, работающий по правилам российского архивного делопроизводства;
• снижается нагрузка на оперативные хранилища;
• упрощается и ускоряется работа архивистов и делопроизводителей за счет автоматизации рутинных операций;
• гарантируется сохранение юридической силы документов в течение всего срока хранения;
• снижается стоимость хранения документов за счет меньших требований к серверному оборудованию и системам хранения;
• обеспечивается оперативный доступ к архивным данным.