Быстрая идентификация документов Directum RapID

Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) на каждом рабочем месте и активное использование ЭП позволяет значительно сократить объем бумажных документов, перемещающихся внутри организации. По статистическим данным автоматизация предприятия посредством СЭД сопровождается снижением затрат на расходные материалы и обслуживание копировальной техники в среднем на 30-60%.

Тем не менее, перевод документационного обеспечения в электронный вид не является панацеей, позволяющей обходиться совсем без бумаги. Работа руководителей, делопроизводителей, секретарей неизбежно связана с обработкой большого объема бумажных документов, т.к. до сих пор правовые нормы предусматривают их заверение «живой» подписью и печатью. После внедрения СЭД этим сотрудникам одновременно приходится работать как с электронным, так и с бумажным документом по следующим операциям:

• Поиск документов;
• Сопоставление бумажного и электронного документа;
• Визирование документов.

Технология

Технология быстрой идентификации документов, Directum Rapid Document Identification (RapID) позволяет исключить двойную работу, облегчая поиск электронного документа по его бумажной копии.

Технология основывается на маркировке бумажных документов глобальным уникальным штрихкодом.

Исходящие документы маркируются автоматически при их создании, на входящие документы штрихкод наклеивается или надпечатывается при их регистрации. Впоследствии, с помощью сканера штрихкодов у пользователя появляется возможность быстро находить электронный документ по его бумажной версии и работать с ним, либо его реквизитами.

Решение

На базе новой технологии, специалистами компании Directum был разработан ряд дополнительных расширений для одноименной системы электронного документооборота. Найденные документы, например, могут открываться в специальном просмотрщике, объединяющем в себе основные функции работы с документами и задачами системы Directum.

Подобные решения позволяют оптимизировать работу с системой по следующим сценариям:

• Руководитель работает в системе;
• Руководитель частично работает в системе, часть действий в системе за него выполняет секретарь;
• Руководитель работает только с бумажными документами, в системе за него работает секретарь;
• Делопроизводитель работает в системе;
• Произвольный сотрудник работает в системе.

Для полноты представления, приведем примеры реальной работы в случае использования RapID.

Руководителю на подпись приходит ряд бумажных документов. Как правило, все они параллельно присланы на утверждение с помощью типового маршрута, используемого в СЭД.

Вся работа идет от бумажного экземпляра. Для каждого поступившего бумажного документа руководителю необходимо найти соответствующее задание, открыть его, поставить на документ электронную подпись и выполнить задание. Также необходимо подписать бумажный вариант соответствующего документа.

Окно действий над документом

В этом случае руководителю не требуется искать электронный документ и связанные с ним задания, чтобы выполнить их и отправить по маршруту далее. Он сканирует бумажный документ сканером штрихкодов, после чего система, оперируя полной ключевой информацией о документе, автоматически находит сам документ и связанные с ним задания. При подписании документа «живой» подписью руководитель тут же подписывает его и электронно-цифровой. В результате не только экономится время, но и повышается доверие и интерес к системе со стороны руководства.

Говоря о работе делопроизводителя нужно отметить в первую очередь необходимость неоднократно открывать РКК, связанные с документом, чтобы отмечать местонахождение бумажного экземпляра, ответственных лиц, вносить резолюцию (для входящих документов), поставленную руководителем на бумажном документе и т.д. В этом случае при получении бумажного документа делопроизводитель сканирует штрихкод, после чего в открывшейся РКК выполняет необходимые действия.

Качественный эффект

Основным эффектом внедрения Directum RapID, несомненно, является повышение доверия и интереса к СЭД со стороны руководства, так как руководителю не приходится менять стиль работы после внедрения системы. Технология быстрой идентификации документов позволяет быстро и удобно выполнять необходимые действия в Directum. Тем самым:

Рабочее место RapID

• Сокращается время на поиск документов – по уникальному штрихкоду на бумажном документе электронный документ может быть найден в считанные секунды;
• Уникальный штрихкод всегда позволяет однозначно идентифицировать электронный документ по бумажному и наоборот, что приводит к уменьшению рисков совершения ошибок, вызванных несовпадением электронного и бумажного документов;
• Сокращается количество операций при сопоставлении бумажного и электронного документа – использование Directum RapID значительно сокращает количество операций как для секретаря, так и для руководителя;
• Ускоряются операции по работе с регистрационно-контрольными карточками (РКК) – делопроизводитель не тратит время на поиск РКК по документу, а сразу может выполнять необходимые действия;
• Повышается прозрачность перемещения документов внутри организации.

В целом технология Directum RapID облегчает переход к полноценному электронному документообороту в организациях различного масштаба, ускоряя процессы, повышая доверие к системе у руководства и делопроизводителей, развивает практику применения ЭП.