Что такое смешанный документооборот и как с ним правильно работать

Как формируется смешанный документооборот

Все начинается с подготовки проекта документа. Сотрудник полностью разрабатывает его в электронном виде и отправляет на регистрацию. Секретарь распечатывает документ и передает на утверждение руководителю. Если правок нет, согласующий ставит физическую подпись. Если есть недоработки или ошибки — экземпляр с примечаниями возвращается исполнителю, и круг начинается заново. После подписания документ рассылают в электронном формате всем заинтересованным.

Схема смешанного документооборота

5 правил при работе со смешанной формой документооборота

При гибридном ДО, как правило, регистрация, номенклатура дел, контроль местонахождения документа ведется в системе. Есть несколько правил для корректной работы с бумажными и цифровыми оригиналами:

1. Не нужно дополнительно распечатывать документ, если он пришел в электронной форме. Все работы с ним ведутся в цифровом пространстве.
2. Лучше создавать электронный образ бумажного экземпляра в системе. Так удобнее и быстрее проводить согласования. И уже после утверждения документа — распечатывать и подписывать его.
3. Необходимо выбрать канал оповещения о поступлении документации. Когда приходит электронный файл, ответственный моментально получает уведомление. Для быстрой обработки бумажных документов требуется такое же оперативное информирование.
4. Перед отправкой бумажного экземпляра нужно проставить на него штрихкод. Тогда после возврата документа будет легко найти его электронную версию с помощью сканирования кода. В этом случае ответ контрагента привязывается к цифровому исходнику в виде скан-копии.
5. При представлении электронных документов в контролирующие органы необходимо отсканировать все бумажные оригиналы и сохранить в .TIF или .JPG.

Несмотря на то, что бумажная часть ДО занимает значительный объем, стоит постоянно повышать квалификацию сотрудников в использовании электронной системы. Рано или поздно смешанный документооборот исчезнет, а пользователи уже будут подкованы в этой сфере.

Где хранить разные формы документов

Пока в компаниях существует гибридный документооборот, вопрос о правильном хранении бумажных и цифровых оригиналов будет актуален.

Электронные экземпляры автоматически заносятся в систему. Бумажные — необходимо хранить в традиционном архиве. Даже если есть скан-копия, оригинал уничтожать нельзя. Но можно внедрить электронный архив для облегчения работы.

Преимущества перехода на электронный финансовый архив:

• здесь одновременно содержатся и цифровые экземпляры, и скан-копии. В таком формате удобно искать нужные документы. Бумажные оригиналы и их аналоги в системе можно легко идентифицировать путем сканирования штрихкода;
• цифровые версии документов по одному проекту можно связать в единый комплект, чтобы поиск проходил еще быстрее. Это особенно актуально, когда нужно оперативно представить документацию на проверку контролирующим органам;
• для каждого пользователя можно настроить права доступа, что гарантирует неизменность и конфиденциальность цифровых данных;
• обеспечивается юридическая значимость документов благодаря поддержке актуальности электронных подписей.

 

«Компаниям всегда тяжело переходить с бумажных процессов на цифровые. Сложности вызывает отладка внутреннего согласования документов, если с контрагентами уже есть взаимодействие по ЭДО. Клиентам не понятно, как параллельно работать и с бумажными, и с электронными формами. Решить задачу можно с помощью внедрения системы ЭДО, финансового архива».

Иван Агапов, руководитель проектов развития бизнеса Directum