ИИ-ассистент в Президентской академии:
как ускорить работу канцелярии в крупном вузе страны

Предпосылки проекта

С 2025 года Президентская Академия использует цифровую платформу Directum RX для управления документами и бизнес-процессами. С ее помощью 8 тыс. сотрудников вуза согласуют приказы, распоряжения и внутренние служебные записки, обмениваются документами с другими ведомствами.

При этом вся корреспонденция, поступающая в вуз по почте, через МЭДО, с курьерами — более 2 тыс. писем в месяц — до недавнего времени обрабатывалась вручную сотрудниками канцелярии. В моменты пиковой нагрузки на каждое письмо уходило по 10–15 минут.

Чтобы автоматизировать ввод данных и сократить время обработки корреспонденции, в Академии подключили интеллектуальные сервисы, встроенные в платформу Directum RX, Исполнителем на проекте выступила компания «СофтСноу».

ИИ-ассистент в канцелярии

Все поступающие в РАНХиГС письма теперь проходят через интеллектуального помощника Ario. Сотрудники больше не заносят информацию вручную, а только проверяют корректность результата, предложенного ИИ.

Интеллектуальные сервисы выполняют рутинную работу:

• автоматически захватывают письма из подключенных почтовых ящиков и сетевых папок с бумажной корреспонденцией «Почты России»;
• с помощью LLM (больших языковых моделей) распознают и извлекают ключевые реквизиты документов: исходящий номер, дата, адресат, краткое содержание;
• заполняют карточки документов в Directum RX;
• классифицируют входящие по типам: запрос из Минобрнауки, коммерческое предложение и прочее, отправляют по маршруту в нужный отдел или конкретному сотруднику.

Интеллектуальные технологии в составе Directum RX

Для работы с контекстом писем используется генеративный искусственный интеллект. Для сопоставления входящих документов с существующей базой подключили RAG (Retrieval Augmented Generation) — технологию, которая дополняет большие языковые модели поиском релевантных документов в заданных источниках.

Отдельная задача ИИ-ассистента — распознавание печатей, нестандартных штампов и рукописных пометок в корреспонденции. Для ее решения ИИ-сервисы Ario обучили на реальных входящих документах. Также внедрили алгоритм, при котором результат распознавания отправляется на верификацию сотруднику канцелярии.

Интеграция с мастер-системой вуза

В ходе проекта настроили корректную совместную работу Directum RX c 1С: КАС — ERP-системой, в которой сотрудники создают все основные документы по учебной деятельности. Потом документы поступают в Directum RX на согласование и подписание, а данные передаются обратно в 1С. В результате интеграции удалось уйти от двойного занесения данных в системы и снизить количество ошибок.

Результаты подключения ИИ-ассистента

Настройка интеллектуального помощника увеличила скорость, качество и прозрачность обработки входящей корреспонденции. Сократилось время прохождения входящих документов от получения до конкретного исполнителя.

Эффективность проекта оценивали с помощью бизнес-метрик:

• доля документов, прошедших полный цикл без ручного ввода, достигла 85%;
• время, сэкономленное сотрудниками. Если раньше они тратили до 10 минут на занесение реквизитов в карточку письма, с ИИ-ассистентом этот процесс ускорился до 5–10 секунд.

	Было	Стало
Роль сотрудника	Специалист канцелярии открывал письмо, читал, вручную заполнял поля в карточке, прикреплял скан, выбирал маршрут в системе.	Сотрудник проверяет корректность заполненных ИИ-ассистентом карточек и отправляет документ в работу.
Скорость создания карточки	5–10 минут	5–10 секунд
Качество	Опечатки в номерах и датах при занесении документов в систему.	Реквизиты фиксируются в системе без ошибок.
Прозрачность процесса	Входящее письмо находилось в общей очереди на ручной ввод.	Документы попадают к исполнителю мгновенно, всегда можно посмотреть, кто и когда взял его в работу.

Внедрение интеллектуальных механизмов помогает достигать и стратегических целей Академии: повышает управляемость огромной распределенной структуры и скорость принятия управленческих решений. Важные входящие сообщения не теряются и не задерживаются на этапе обработки, что напрямую влияет на репутацию вуза.

Развитие сервисов Ario в Академии

ИИ-ассистента планируют использовать для интеллектуальной обработки приказов и распоряжений, хранящихся вне платформы Directum RX. Это поможет быстрее решить критически важную для вуза задачу — создание единой базы архивных документов для долговременного хранения.

Исполнитель