«Диэлектрические кабельные системы» перевели договорные процессы на платформу Directum RX

Предпосылки

С 2012 года в ДКС в качестве основной системы документооборота использовали Directum 5. Большинство процессов согласования уже были отлажены и успешно работали в компании.

Фокус Directum на развитие платформы нового поколения определил дальнейшую модернизацию ПО внутри ДКС: следующим шагом стал переход на Directum RX.

Подрядчиком на проекте выступила компания «Акелон» — генеральный партнер Directum.

Цели и задачи

В процессах, связанных с заключением и сопровождением сделок компании, участвует большое количество подразделений, в том числе юридический отдел, бухгалтерия, служба внутреннего контроля, казначейство, секретариат. Важно было провести переход, не прерывая работу всех участников бизнес-процесса.

Команде предстояло:

• провести миграцию накопленных данных в новую систему;
• адаптировать текущие процессы без изменения их логики под возможности Directum RX;
• организовать цифровое взаимодействие на платформе;
• настроить интеграцию с сервисом обмена Контур.Диадок для быстрой отправки подписанных документов контрагенту;
• обучить ключевых пользователей работе в системе.

Ход проекта

Анализ и проектирование решений

Большую часть информации о текущих бизнес-процессах команда проекта получила из инструкций пользователей и тестовых баз Directum 5. Благодаря поддержке и включенности руководителя проекта со стороны «Диэлектрических кабельных систем» этот этап занял около 2 месяцев.

Рабочие группы, состоящие из сотрудников «Акелон» и экспертов ДКС, провели встречи, где обсудили адаптацию процессов под возможности новой платформы и особенности миграции исторических данных.

Настройка системы

Для адаптации системы под процессы ДКС только на начальном этапе потребовалось провести более 40 модификаций. Этот объем доработок мог вырасти в разы, если бы не использование решения «Матрица настроек задач». С его помощью удалось адаптировать процессы без лишних модификаций и реализовать возможность быстрой настройки процессов «на лету» администратором системы.

В рамках проекта было автоматизировано 26 различных процессов, которые можно сгруппировать по типам документов:

• договорные (договоры, дополнительные соглашения, спецификации, приложения и протоколы соглашения о расторжении);
• простые (проекты типового договора);
• приложения к документу (акты сверки взаиморасчетов, уведомления о выплате премий дистрибьюторам).

Тестовая эксплуатация

Перед тем, как запустить тестовую эксплуатацию, было проведено 6 демопрезентаций. В тестировании системы участвовали 25 сотрудников ДКС. Специалистов разделили на 4 рабочие группы, на каждую приходилась определенная группа процессов. В течение месяца пользователи тестировали 26 процессов договорной деятельности, «Акелон» фиксировал пожелания и проводил доработки. Финальное тестирование по итогам всех корректировок заняло около 2 недель.

Обучение

Чтобы по максимуму охватить всех пользователей ДКС, «Акелон» провел обучение в формате вебинаров. Особое внимание уделили интерфейсным и функциональным различиям Directum 5 и Directum RX, также показали сценарии работы для каждой группы пользователей и затронули все основные объекты новой платформы.

За 3 дня семинары прослушали около 90 человек. Все записи сохранили: если в процессе использования системы возникают вопросы, можно в любой момент вернуться к материалам. Помогают вебинары и новичкам — специалисты быстрее погружаются в работу, меньше ресурсов уходит на офлайн-обучение.

Миграция документов

Перед стартом промышленной эксплуатации была проведена миграция договорных документов. Для этого «Акелон» использовал собственное решение — «Центр Управления Сообщениями» (ЦУС). На новую платформу перевели более 61,5 тыс. документов, меньше 4% из которых потребовали ручной обработки.

Решение «Центр управления сообщениями»

Администратор системы может запускать периодическую «домиграцию» документов. Это позволяет довести до логического завершения процессы согласования, запущенные в Directum 5. Благодаря этому исключается необходимость отправки документов на повторное согласование в новой системе.

Промышленная эксплуатация

Так как одной из целей проекта был максимально быстрый переход с одной системы на другую, команда проекта пропустила этап опытной эксплуатации в привычном понимании.

Все процессы в Directum RX стартовали в один день, что избавило сотрудников от необходимости вести договорную работу в двух системах одновременно. Период поддержки промышленной эксплуатации занял 11 дней, после чего система была передана службе сопровождения.

Итоги

Сегодня с договорными документами в Directum RX работает более 200 сотрудников АО «ДКС». Благодаря слаженной работе команд ДКС и Акелон, удалось осуществить бесшовный переход на новую платформу, практически незаметный для большинства пользователей.

Исполнитель