Цифровая платформа «Университеты»: какие данные вуз будет передавать и как к этому подготовиться

1 сентября 2026 года в России стартовал эксперимент по внедрению федеральной цифровой платформы «Университеты». Сервис будет собирать в одном месте данные о вузах, абитуриентах, студентах и преподавателях. Его главная цель — облегчить онлайн-поступление, перевести в цифровой формат заключение договоров, получение справок и некоторые учебные процессы.

Платформа помогает обмениваться данными с государством и абитуриентами. При этом вся внутренняя работа с приказами, договорами, личными делами студентов и другими документами так и остается за самим вузом. Разберемся, как к этому подготовиться и как здесь могут помочь решения Directum.

Что такое платформа «Университеты» и зачем ее создают

Проект постановления о создании платформы опубликован Минобрнауки. Сейчас подводятся итоги общественного обсуждения. Новая система должна обеспечить полный цикл поступления в вузы онлайн. В частности, здесь будет можно:

• узнать об университетах, местах в общежитии, спортивных секциях;
• подать заявление на поступление и отследить его статус, заключить договор на целевое обучение;
• перевестись на другую специальность и запросить академический отпуск;
• получить справку об обучении, заселении в общежитие;
• узнать о грантах, стажировках и различных программах, вакансиях вуза;
• посмотреть расписание учебных занятий;
• общаться в чате и участвовать в видеоконференциях.

Сервис должен стать единым окном для взаимодействия абитуриентов, студентов и государства с вузом. Платформа упростит доступ к информации об университете, его специальностях, программах и других возможностях.

Сроки и статус эксперимента

Эксперимент проходит с 1 сентября 2026 года по 31 декабря 2028 года. Вузы участвуют в нем добровольно. Оператором платформы выступит Минобрнауки, которое будет ежегодно не позднее 1 декабря направлять отчеты о ходе эксперимента в правительство.

Что будет с платформой после окончания эксперимента в 2028 году, пока неизвестно. Решение об ее изменении, развитии или закрытии будет зависеть от результатов проекта.

Главное про этот сервис

Платформа «Университеты» создается на базе ГИС «Современная цифровая образовательная среда» и должна в перспективе заменить ее. Проект финансируется из федерального бюджета в рамках нацпроекта «Экономика данных».

Платформа не заменяет внутренние системы вуза. Она становится каналом для передачи данных в государственные реестры и предоставляет учебные сервисы абитуриентам и студентам.

Какие данные вуз будет передавать в платформу «Университеты»

Это можно будет окончательно понять, когда выйдет итоговое постановление. Текст проекта еще формируется, в него вносятся правки и дополнения. Однако по заявленному составу реестров можно увидеть основные типы информации, которые университет будет собирать и передавать сервису.

1. Данные об абитуриентах и приемной кампании: документы, статусы заявок, конкурсные списки, приказы о зачислении. Платформа должна обеспечить полный цикл поступления онлайн.
2. Реестры студентов и преподавателей: данные обучающихся, кадровый состав и вакансии.
3. Ресурсы вуза: бюджетные и платные места по программам, заселение в общежития, состояние научной инфраструктуры (лаборатории, оборудование). Университеты должны будут поддерживать эти данные в актуальном состоянии.
4. Дополнительные услуги и проекты: программы ДПО, стажировки, гранты, возможности студенческого обмена.

Почему подготовку к нововведениям нужно начинать с внутренней цифровизации

Платформа «Университеты» нацелена на сбор и публичный показ данных, обмен ими с авторизованными внешними участниками. При этом важно выстроить и внутренние цифровые процессы — внедрить СЭД и другие решения по необходимости. Так собирать нужную информацию будет проще, быстрее и удобнее.

Рассмотрим условный сценарий с договором о целевом обучении.

Что происходит внутри вуза с настроенной СЭД: сотрудник создает документ по шаблону, система автоматически подставляет данные студента и заказчика. Договор проходит согласование с юридическим отделом и руководством. Стороны подписывают его электронной подписью (ЭП). Затем документ уходит в архив с сохранением своей юридической значимости.

Что при этом происходит на платформе «Университеты»: данные о заключенном договоре попадают в соответствующий реестр. Сервис отображает эту информацию, делает ее доступной для государства и других участников процесса.

Где возникают проблемы без цифровизации внутренних процессов: если в вузе нет СЭД, сотрудники вручную набирают текст договоров в офисном редакторе, распечатывают несколько экземпляров, собирают подписи на бумаге, сканируют, а потом сами переносят данные в реестры платформы. Процесс занимает много времени. На каждом этапе возникают риски: можно опечататься или занести ошибки в текст, потерять или повредить бумагу при согласовании.

Такие цифровые платформы только отображают данные, которые в них отправляют. Они не наведут порядок в создании, согласовании, хранении документов. Сервис не переведет бумагу в электронный вид. Это остается зоной ответственности самого университета. Поэтому лучше заранее позаботиться о выборе СЭД для автоматизации внутреннего документооборота вуза. Например, изучите возможности решения для цифровизации образовательных учреждений на базе платформы Directum RX.

Наше решение также поможет навести порядок в кадровых процессах, закупках.

Как вузу подготовиться к платформе «Университеты»: чек-лист из 7 шагов

1. Назначьте ответственного за передачу данных. Выберите специалиста для контроля качества информации, которая отправляется в платформу из внутренних систем.
2. Проведите инвентаризацию данных. Выясните, где ведутся реестры студентов, мест, общежитий, договоров и насколько актуальна информация в них. Обновите их, если нужно, почистите от «мусора» и дублей. Не забывайте затем делать это регулярно.
3. Переведите ключевые документы и процессы в электронный вид. Так данные в платформе будут достоверными, а на их загрузку не уйдет много времени. Переведите в цифру приказы, договоры, справки и другие бумаги. Оформите электронные подписи для ответственных лиц в вузе.
4. Закрепите новые процессы в регламентах. Пропишите, кто, когда и в какой срок актуализирует данные. Определите, что происходит, если информация изменилась. Решите, кто и в каком порядке вносит коррективы. Проконтролируйте ознакомление с регламентами всех ответственных за эти процессы.
5. Убедитесь в высоком уровне информационной безопасности. Персональные данные студентов и преподавателей — это чувствительная информация. Процессы должны соответствовать 152-ФЗ. Также важно выбрать импортонезависимое решение.

Заключение: главное о платформе «Университеты»

Сервис возьмет на себя важный пласт работы: сбор данных, онлайн-поступление, взаимодействие с государством. Однако в зоне ответственности учебных заведений останутся создание документов, их согласование, подписание, хранение. Также именно университет должен обеспечить достоверность данных, которые попадут в платформу.

Для этого нужно провести цифровизацию внутренних процессов. Решения Directum RX помогают вузам перейти на электронный документооборот и архивное хранение с юридической значимостью. Корпорация «Синергия» перевела с нами в цифру делопроизводство, совещания, управление проектами. Северо-Восточный федеральный университет автоматизировал работу с закупками, корреспонденцией, ускорил согласование документов и повысил контроль исполнения поручений. Мы можем адаптировать решение под особенности учебного заведения, настроить его под ваши процессы.

Если вы хотите подготовиться к работе с платформой «Университеты», сделать внутренний документооборот в вузе более прозрачным и упорядоченным, обратите внимание на решение для цифровизации образовательных учреждений Directum RX.

FAQ