Directum RX в ООО«Бионорика»:
 эффективные процессы даже для удаленных сотрудников

> 300

пользователей в офисе и удаленно

16

бизнес-процессов

100%

авансовых отчетов согласуется в электронном виде

«Бионорика СЕ» (ООО «Бионорика») — мировой производитель лекарственных средств растительного происхождения с 80-летней историей. Компания ведет исследования и производит препараты для лечения респираторных болезней, заболеваний в области гинекологии и урологии.

Подробнее

Внедрял партнер

Подробнее о партнере

Клиент

«Бионорика СЕ» (ООО «Бионорика») — мировой производитель лекарственных средств растительного происхождения с 80-летней историей. Компания ведет исследования и производит препараты для лечения респираторных болезней, заболеваний в области гинекологии и урологии.

Подробнее о клиенте

Внедрял партнер

Подробнее о партнере

Цели и задачи проекта

Значительная часть сотрудников ООО «Бионорика» работают дистанционно, так как занимаются продажами или являются медицинскими представителями. Их основная задача — коммуникация с клиентами, но непосредственную деятельность сопровождают дополнительные формальные процессы.

За счет внедрения системы Directum RX компании предстояло оптимизировать работу сотрудников — максимально исключить бумагу из часто выполняемых процессов и сделать их более прозрачными.

Перед командой проекта стояли задачи:

  1. Сократить время на создание и обработку документов.
  2. Повысить исполнительскую дисциплину за счет регламентации бизнес-процессов.
  3. Снизить влияние человеческого фактора — сократить количество ошибок при оформлении документов.

Решение задач

Для последовательной автоматизации были выбраны три группы процессов: кадровый документооборот, оформление и согласование авансовых отчетов, работа с заявками на закупку оборудования и оформление договоров гражданского-правового характера (ГПХ).

Кадровый документооборот

Сотрудники ООО «Бионорика» ежемесячно оформляют множество кадровых документов, однако процесс нельзя было назвать удобным по целому ряду причин:

  • документы оформлялись на бумаге и направлялись в головной офис почтой, поэтому проверки, согласование и утверждение затягивались;
  • у большинства сотрудников нет стационарного рабочего места и доступа к корпоративной информационной среде, поэтому проконтролировать процессы было сложно;
  • нелинейная подчиненность сотрудников отдела продаж сказывалась на цепочке согласования документов — часто возникали ошибки.

Чтобы успешно перевести процессы в цифровой вид, специалисты Акелон совместно с кадровым отделом и отделом бухгалтерии компании «Бионорика» разработали единые регламенты. Документы теперь отправляются на согласование в несколько кликов, при этом система сама вычисляет согласующих в соответствии с правилами компании.

«Маршруты согласования кадровых документов довольно сложные. Например, медицинский представитель числится в отделе продаж, но, помимо этого, закрепляется за конкретным регионом. А за развитие каждого региона отвечает соответствующее подразделение и территориальный менеджер. Благодаря автоматизации процесса удалось исключить путаницу в согласовании».

Валерия Акимова Руководитель проекта компании Акелон

Для удаленных сотрудников, согласно трудовому законодательству, в цифровой вид переведены кадровые заявления (на отпуск, отгул, предоставление выписки из трудовой книжки и т.п.), ведомости на увольнение, приказы. В целом, все документы создаются, согласовываются и хранятся в системе, но графики отпусков, табели рабочего времени, некоторые заявления и приказы требуют подписания на бумаге.

Один из наиболее популярных и сложных кадровых процессов в ООО «Бионорика» — это оформление командировки. Теперь каждый сотрудник может создать заявку в Directum RX на себя или своего руководителя, если является его ассистентом. Дополнительные необходимые документы, такие как служебная записка на однодневную командировку или согласие на работу в выходной день, формируются в системе автоматически. На согласование они запускаются параллельно в один клик, так как в процессе участвуют разные согласующие.

Карточка входящего письма
Заявка на командировку в системе Directum RX
Карточка договора
Заявка на командировку в системе Directum RX
Карточка приказа
Заявка на командировку в системе Directum RX

На последнем этапе документы подписываются электронной подписью (ЭП), если командируемый сам готовил весь комплект. Если же оформлением занимался офисный сотрудник, то подписывается бумажный экземпляр, а к документу в системе прикрепляется скан-образ.

Как только заявка утверждена, ответственному менеджеру приходит задание в системе на бронирование и покупку билетов, гостиницы. HR-специалист готовит кадровый приказ на командировку — это так же делается в системе.

«Уже на этапе опытно-промышленной эксплуатации польза от решения стала очевидной. Значительно сократились сроки и трудозатраты по созданию, согласованию и работе с кадровой документацией. Теперь все под контролем и полном порядке. Мы вооружили наших сотрудников инструментом, который помогает оперативно выполнить рутинные, но необходимые процедуры и сфокусироваться на основных задачах».

Екатерина Лесман Руководитель проектов ООО «Бионорика»

Работа с авансовыми отчетами

Не реже двух раз в месяц большинство сотрудников ООО «Бионорика» оформляют авансовые отчеты с сопроводительными документами по разным группам расходов — командировочные, хозяйственные, расходы на автомобиль и маркетинговые мероприятия. В силу специфики удаленной работы медицинских представителей документы приходилось направлять почтой, и если были допущены ошибки, то согласование отчетов затягивалось и возврат денежных средств, соответственно.

Для работы с авансовыми отчетами (АО) в Directum RX был создан специальный модуль. Отчет создается прямо из заявки на командировку, при этом состав реквизитов и необходимый набор сопроводительных документов зависит от группы расходов.

Карточка входящего письма
Карточка авансового отчета
Карточка договора
Карточка авансового отчета
Карточка приказа
Карточка авансового отчета
Карточка приказа
Карточка авансового отчета
Карточка приказа
Карточка авансового отчета

Оправдательные документы в пару кликов заносятся в систему с локального рабочего места. Система автоматически проверяет, сходятся ли значения суммы в авансовом отчете с суммой расходов, указанных в карточках оправдательных документах. Если суммы не совпадают, сотрудник не сможет сохранить отчет.

Согласующие определяются системой автоматически в зависимости от вида документа, подразделения, региона и должности сотрудника. В задаче им доступен весь перечень документов, подписать которые можно массового — все сразу, а бухгалтер по итогам проверки в один клик создает их печатные формы.

Информация по утверждённым АО выгружается в учётную систему на базе SAP, также формируется лист согласования со штампами ЭП, который добавляется к печатным формам АО и сопроводительным документам.

Заявки на закупку оборудования и заключение договоров гражданско-правового характера

Завершающей группой автоматизированных бизнес-процессов стала работа с документами, которые появляются в ходе организации маркетинговых мероприятий, а также работа с заявками по ИТ. Подготовка к событию требует оформления различных заявок на закупку и договоров с лекторами. А потребность в каком-либо оборудовании или его перемещении возникает практически ежедневно.

Все документы и заявки по этим направлениям создаются, согласовываются и хранятся в системе Directum RX. При необходимости сотрудник может обратиться к справочникам, где структурированно представлена вся информация.

Карточка договора ГПХ

Далеко не всегда в процессе нужен документ, например, при работе с заявками или другими обращениями. Но фиксировать потребности и факт выполнения работ необходимо, а если системы нет, то самый удобный способ — это распечатанный документ. Так количество хранимой и используемой бумаги постоянно растет. Поскольку в Directum RX можно хранить информацию в специальных регистрационных карточках, появилась возможность отказаться от физического документа как такового. Вся информация доступна для любого исполнителя прямо из карточки в системе. Такое решение позволяет сократить объемы хранилища.

Результаты проекта

К работе в единой системе уже подключено более 300 пользователей. Все они прошли обучение в небольших группах, для этого было организовано 17 очных курсов и 13 вебинаров. Сегодня сотрудники ООО «Бионорика» могут взаимодействовать в системе, все процессы согласования абсолютно прозрачны. Для медицинских представителей и других удаленных работников снизилась трудоемкость оформления различных отчетов.

С внедрением Directum RX компания повысила эффективность своих процессов и сократила накладные расходы:

  • уменьшились объемы бумажных документов;
  • сократились сроки согласования;
  • существенно меньше ошибок возникает при оформлении документов.

16 бизнес-процессов

согласование строго по регламентам

более 300 пользователей в офисе и удаленно

Похожие проекты

Остались вопросы? Напишите нам

Узнайте больше о решениях Directum. Закажите консультацию или запросите дополнительную информацию. Специалисты компании свяжутся с вами.

4
Связаться
с нами

Оставьте свои контактные данные и мы свяжемся с вами