ЭДО с контрагентами

Настройка ЭДО с контрагентом

В Directum СЭД+ можно настроить взаимодействие c контрагентами с помощью интеграционного решения с сервисами обмена Диадок и Saby (СБИС). После установки решения достаточно зарегистрироваться в сервисе и настроить в Directum СЭД+ абонентский ящик организации.

Обмен можно организовать так, чтобы первичные документы поступали напрямую в бухгалтерию, а договорные — в юридический отдел. Кроме этого, есть возможность получать и отправлять документы на адрес филиала или конкретного подразделения контрагента.

Чтобы начать электронный обмен, остается отправить приглашения контрагентам или наоборот принять их. При этом пригласить можно даже компании, которые еще не зарегистрированы в сервисах обмена.

Слайд 1: Вариант организации абонентских ящиков

Установленный обмен с контрагентом можно прекратить и возобновить. Также легко изменить реквизиты, например, если при внесении данных допустили ошибку.

Слайд 2: Карточка контрагента, с которым настраивается обмен для трех наших организаций

Отправка документов через сервисы обмена

Неформализованные документы, например договоры, письма или коммерческие предложения, можно создать, согласовать и подписать в соответствии с внутренними процессами организации.

Пример схемы согласования документов в Directum СЭД+

После этого их легко отправить контрагентам через сервисы обмена прямо из системы. Это удобно, так как не нужно переключаться между несколькими интерфейсами.

Формализованные документы, такие как счет-фактура или товарная накладная, формируются в учетной системе, например в 1С. После этого они отправляются контрагентам через сервисы обмена и автоматически заносятся в Directum СЭД+, где хранятся в едином архиве в связке с договорами.

Документы можно подписывать усиленной квалифицированной подписью. Также в системе при подписании КЭП электронных документов используются машиночитаемые доверенности (МЧД).

Когда контрагент подписывает документ, сотрудники получают уведомление об этом. При необходимости в Directum СЭД+ можно сформировать список документов, которые отправлены контрагентам через сервисы обмена и ожидают подписания. С помощью такого списка легко отследить документы, подписание которых затягивается.

Слайд 1: Информация о состоянии подписания в карточке документа

Слайд 2: Карточка контрагента, с которым настраивается обмен для трех наших организаций

Чтобы признать отправленный документ недействительным, в его карточке можно создать соглашение об аннулировании, которое подписывается и передается контрагенту через сервис обмена.

Обработка поступивших документов

По каждому комплекту формируется задание на обработку. Ответственный проверяет документы и отправляет их на согласование и подписание, переадресовывает задание другому сотруднику или отказывает в обработке.

Задание на обработку документов от контрагента

Для подтверждения подлинности и юридической значимости документов на каждую страницу автоматически добавляются штампы с идентификатором в сервисе обмена и номером страницы, а на последнюю — отметка о подписании и МЧД, на основании которой подписан документ. Кроме того, если настроена интеграции с сервисом Контур. Доверенность, в Directum СЭД+ вместе с пакетом документов загружается МЧД контрагента, с помощью которой можно проверить полномочия подписывающего лица.

Для удобного просмотра поступившие документы открываются в формате PDF.

После согласования и подписания документов внутри компании ответственный сотрудник возвращает их контрагенту через сервис обмена.

Слайд 1: Отметка о подписании документа

Слайд 2: Переход к документу в сервисе обмена из карточки Directum СЭД+

Слайд 3: Возврат подписанных на стороне нашей организации документов контрагенту

Если контрагент присылает соглашение об аннулировании документа, то руководитель или другой ответственный сотрудник его утверждает или отказывает в подписании.

Не все поступающие документы требуют дополнительного согласования или подписания. Поэтому с помощью интеграции можно заносить документы в другую систему, например учетную, где с ними работает бухгалтерия. Чтобы такие документы не дублировались в Directum СЭД+, можно настроить их фильтрацию и применить её как для всей организации, так и для отдельных подразделений. Для этого в абонентских ящиках нужно выбрать соответствующие настройки.

Контроль документооборота

Если документы поступают от контрагентов, ответственный за абонентский ящик организации или подразделения выполняет задание на обработку, а в сервис обмена автоматически отправляется извещение о получении. В фоновом режиме Directum СЭД+ проверяет, остались ли документы, получение которых не подтверждено. Если они есть, ответственный получает задание на подтверждение, которое при необходимости может перенаправить другому сотруднику. Например, если у самого нет подходящего сертификата электронной подписи.

Когда из сервисов обмена поступает более тысячи документов в день, можно настроить автоматическую отправку извещений о получении. Это ускоряет подтверждение и не требует участия сотрудников.

Убедиться, что все необходимые документы сформированы и документооборот завершен, можно с помощью отчета.

Протокол электронного обмена документами между контрагентами

Чтобы уменьшить количество поступающих в Directum СЭД+ документов, можно настроить их фильтрацию. Ее можно применять как для всей организации, так и для отдельных подразделений. Для этого в абонентских ящиках нужно выбрать соответствующие настройки.

При интеграции с Диадок и Saby (СБИС) Directum СЭД+ удобно связывает внутренний и межкорпоративный документооборот компании: документы, полученные от контрагентов, могут автоматически помещаться в финансовый архив. В нем надежно хранятся документы (договоры и первичка) всех организаций, подразделений, филиалов и представительств, в лице которых действует компания.

Дополнительные возможности и инструменты

Извлечение данных из неформализованных документов

Рутинные операции по обработке входящих документов берут на себя интеллектуальные сервисы. Они распознают текстовую информацию, разделяют пакет документов по видам, извлекают реквизиты, создают и заполняют ими электронную карточку. Ответственному остается проверить корректность распознавания и отправить документ на согласование в бухгалтерию.

Качественное извлечение фактов доступно для 20 видов документов. При необходимости можно самостоятельно дообучить ИИ-механизмы классификации и распознаванию других видов документов.

Сравнение документов

Искусственный интеллект проверяет, не вносил ли контрагент изменения в текст. Это помогает выявить расхождения на всех этапах согласования, а также при возврате подписанного документа от контрагента. Обнаруженные несоответствия выделяются цветом. Сотрудникам не нужно тратить время на вычитку всего текста — достаточно просмотреть изменившиеся места.

Перекрестные и арифметические проверки по документу

Сверка сумм по номенклатурным позициям для входящих первичных документов выполняется автоматически. Искусственный интеллект проверяет, нет ли ошибок в цене, количестве, стоимости, НДС. Бухгалтер получает результат с точностью до копейки.

Сопоставление номенклатуры и сверка с заказом

Система без участия человека извлекает реквизиты из первичного входящего документа и сопоставляет номенклатуру с данными в учетной системе. Ни одна неточность в наименовании позиций не проскочит мимо искусственного интеллекта.

Занесение данных в учетную систему

Благодаря интеграции с учетной системой сокращаются трудозатраты на занесение поступившего документа. Бухгалтеру не приходится вводить данные из входящей первички вручную. Основные реквизиты и номенклатурные позиции заполняются автоматически.

Кроме того, для удобства бухгалтера в учетную систему дублируется статус подписания документа, так как Directum СЭД+ в фоновом режиме проверяет подписание в сервисе обмена.

Легкая подготовка к налоговым проверкаму

С помощью финансового архива в Directum СЭД+ за короткое время можно создать выборку из сотен и тысяч документов по различным реквизитам или заданным критериям (тип документа, контрагент, период и т.д.). Документы выгружаются из системы в необходимом для ФНС формате с отметкой о подписании квалифицированной электронной подписью. Благодаря этому бухгалтер может переслать их через онлайн-сервисы отчетности или в рамках налогового мониторинга открыть инспектору доступ к запрашиваемым документам с помощью интеграции с витриной данных.