Генеративный искусственный интеллект для работы с документами
Избавляет от рутины и творческих мук при подготовке писем, служебок,
распоряжений и аннотаций
В гонке с конкурентами
победит тот, кто первый начнет использовать ИИ 
Руководителю:
- ускорение процессов;
- повышение эффективности без расширения штата;
- конкурентное преимущество и имидж передовой компании.
Сотрудникам:
меньше рутины и больше времени на стратегически важную работу, результаты которой приносят удовлетворение.
Как работают нейросети: кейсы использования
Аннотация на документ при отправке на рассмотрение или согласование
Обычная ситуация — в компанию приходит письмо с вложением. Секретарь регистрирует его в системе, затем отправляет на ознакомление специалисту или руководителю.
Без генеративного ИИ
Секретарю необходимо не просто занести письмо в систему и заполнить карточку, но и прочитать документ, чтобы понять, о чем он и насколько срочная информация в нем содержится. Сотрудник открывает его, читает, анализирует и пишет в задаче аннотацию. Например: «Важно. Во вложениях новые требования по проекту...».
В некоторых компаниях не принято писать короткую выжимку, и тогда время тратит уже руководитель: изучает вложение и решает, сейчас этим заняться или потом, делегировать или сделать самостоятельно, потребуется две минуты или два часа.
С генеративным ИИ
После того, как письмо с вложениями заносится в систему, секретарь в один клик создает с помощью нейросетей краткую аннотацию входящих документов и вместе с ней передает весь комплект руководителю на рассмотрение. Ни помощнику, ни руководителю не нужно тратить время на глубокое погружение в текст письма и вложений. В результате снижается риск пропустить важное сообщение, и поручения передаются в дальнейшую работу быстрее.
Генерация писем
Работа с корреспонденцией отнимает большую часть рабочего времени делопроизводителей. Причем объем деловой переписки в компаниях растет год от года.
Без генеративного ИИ
Каждое официальное письмо надо писать самостоятельно, аккуратно излагать суть, уточнять цифры, факты, даты, проверять себя на ошибки. Отвечая на входящее письмо, приходится неоднократно открывать его, чтобы свериться с тем, что именно запрашивает адресант.
С генеративным ИИ
Сотрудник нажимает в системе две кнопки «Создать исходящее письмо» — «Подготовить текст». От него требуется лишь вписать короткую суть содержания своими словами, а генеративный искусственный интеллект преобразит ее в полноценное письмо. Если надо ответить на полученное сообщение, то нейросеть, помимо информации от работника, опирается на содержимое входящего письма. В результате растущей компании не приходится тратить ресурсы на наем и обучение большого штата делопроизводителей.
Генерация документов: служебная записка
Далеко не каждый сотрудник в компании может владеть навыками делового письма. Тем не менее создавать документы в какой-то момент приходится всем. Например, бывает нужно написать служебную записку.
Без генеративного ИИ
Сотрудник, не имеющий опыта в составлении документов, сначала потратит время на поиск шаблона, будет трудиться над текстом, формулировать аргументацию, затем исправлять ошибки. Простая задача может занять до часа рабочего времени.
С генеративным ИИ
Сотрудник нажимает в системе на кнопку «Подготовить текст» и в открывшемся поле своими словами описывает потребность. ИИ-ассистент обрабатывает запрос, применяет деловой стиль и генерирует складное содержание без ошибок. Если работника всё устраивает, он по нажатию кнопки вставляет содержание в шаблон с уже готовой «шапкой». Таким образом экономится время как автора документа, так и его коллег, к которым он обращается за примерами. Руководитель получает записку, в которой без проблем считывает суть запроса.
Генерация документов: повестка совещания
Успех совещания зависит от качества подготовки к нему. Нужно знать тему собрания, погрузиться в проблематику, подготовить материалы и сразу вооружиться идеями. Для этих целей предварительно составляется повестка совещания.
Без генеративного ИИ
Если в компании не принято готовить список вопросов перед собранием, то сотрудники каждый раз тратят время в начале совещания, вникая в суть вопроса. Если же повестку готовит инициатор, то вопросы отнимают его личное время.
С генеративным ИИ
Функция генерации документа «от и до» ложится на искусственный интеллект. Он декомпозирует основной вопрос на несколько более мелких, помогая взглянуть на проблему с разных сторон, и оформляет список в виде официальной повестки. На это уходит лишь несколько секунд: сотруднику надо создать задачу на подготовку повестки, нажать на кнопку «Подготовить текст» и ввести тему. Генеративный искусственный интеллект часто включает в список вопросов не самые очевидные, но важные пункты.
Выбор за вами: локально или в облаке
Нейросетевая модель размещается на сервере вашей организации. Вы сможете пользоваться возможностями ИИ и не волноваться об утечке информации. Это:
- Надежно — чувствительная корпоративная информация останется в контуре компании.
- Эффективно — ML-инженеры Directum протестировали множество локальных моделей и выбрали лучшие.
- Просто — генеративный ИИ адаптирован для работы с документами и создания бизнес-контента.
Альтернативный вариант — интеграция облачной online-модели:
- YandexGPT
- GigaChat
- ChatGPT 3.5
- ChatGPT 4
Чем нейросети Directum лучше чат-бота в интернете
Готовность «из коробки»
Единый интерфейс
Часть процессов
Качество текстов
Закрытый доступ к информации
Перспективы развития
Интересно, но нужно больше подробностей?
Заполните форму и получите консультацию специалиста
