Сравнение документов

Специалисты, работающие с документами, часто сталкиваются с необходимостью сравнить две версии одного документа. Делать это вручную долго и чревато ошибками, которые могут привести к серьезным последствиям. Также решение удобно использовать при согласовании проекта документа внутри компании: на новом круге согласования не нужно перечитывать весь документ, достаточно просмотреть измененный текст.

Решение «Сравнение документов» позволяет:

  • сравнивать версию документа из системы с локальным файлом;
  • сравнивать две версии документа при внутреннем согласовании;
  • знакомиться с отличиями разных редакций документа в удобном отчете.

Решение работает в веб-клиенте Directum RX и настраивается для любых типов документов.

Описание решения

Запустить сравнение можно в пару кликов из карточки документа. Доступно сравнение двух версий документа Directum RX, а также сравнение выбранной версии с файлом на компьютере.

Сравнение версии с файлом удобно, когда нет уверенности, что новый текст нужно заносить в систему. Эта возможность исключает создание лишних версий.

Некоторые документы, например, скан-копии, перед сравнением передаются на обработку интеллектуальным сервисам Directum Ario. Сервис извлечения текстового слоя входит в поставку решения.

Сравнение может выполняться в фоновом или онлайн-режиме. Это зависит от наличия текстового слоя и размера документа.

Небольшие документы в редактируемых форматах сравниваются в режиме онлайн: система сразу формирует PDF-файл с удобной визуализацией отличий. В зависимости от типа правки (добавление, изменение, удаление) текст выделяется зеленым, желтым или красным цветом. В примечании можно посмотреть подробную информацию о сути изменения.

Сформированный отчет показывает только значимые изменения. Сотруднику не придется отвлекаться на случайно добавленный контрагентом пробел или измененный регистр букв.

Если текст необходимо извлечь из скан-образа или размер документа превышает значение, установленное администратором, на его обработку требуется больше времени. В этом случае сравнение проходит в фоновом режиме. По заданному расписанию решение сравнивает документы и отправляет сотруднику уведомление с результатами. Уведомление содержит информацию о наличии и количестве различий. При необходимости из него можно сформировать отчет для детального анализа. Сравнение в фоновом режиме не блокирует систему, и сотрудник может переключиться на другие задачи.

Оптимизируйте работу с документами

Решение «Сравнение документов» помогает:

  • снизить трудозатраты на сравнение документов. Сотрудники больше не тратят рабочее время на ручное сравнение версий, что критично при большом документопотоке;
  • уменьшить вероятность ошибки из-за человеческого фактора;
  • сократить время на согласование документов внутри компании;
  • защитить компанию от возможных убытков — усталость или невнимательность сотрудника не приведут к внесению в важный документ несогласованной правки.
Поставщик:
Directum

Вас может заинтересовать

Все похожие решения

Делопроизводство

Упорядоченная работа с корресподенцией, приказами и другой организационно-распорядительной документацией. Ведение номенклатуры дел в соответствии с требованиями ГСДОУ. Выдача и контроль исполнения поручений руководства.

Договоры

Формирование договоров из готовых настроенных шаблонов в системе и согласование по регламентам компании. Настраиваемые правила согласования для каждого вида договора. Подписание документов электронной подписью (ЭП) и контроль возврата от контрагента.

Интеллектуальная обработка документов

Автоматическая обработка входящих документов, которые захватываются со сканера, электронной почты или из сервиса обмена: распределение по комплектам, классификация, регистрация в системе с заполнением карточек.
0
Связаться
с нами

Оставьте свои контактные данные и мы свяжемся с вами