Сравнение документов

Рядовой сотрудник нередко сталкивается с необходимостью сравнения двух версий одного документа. Например, при получении подписанной версии договора важно убедиться, что контрагент не внес серьезных правок, влияющих на условия сделки. А на очередном круге согласования проекта документа внутри компании нужно посмотреть только измененные разделы, чтобы не тратить время на перечитывание всего текста.

Решение «Сравнение документов» автоматически сопоставляет две версии и формирует отчет с удобной визуализацией отличий. В результате сокращаются трудозатраты на сравнение документов и уменьшается вероятность ошибки из-за человеческого фактора.

По умолчанию решение нацелено на работу с договорными документами. Однако, прикладной разработчик может доработать решение для сравнения любых необходимых документов.

Описание решения

Запустить сравнение можно в пару кликов: через контекстное меню или кнопку в карточке договора. Доступно сравнение двух версий документа DIRECTUM, а также сравнение выбранной версии с файлом на компьютере.

Сравнение версии с файлом удобно, когда нет уверенности, что новый текст нужно заносить в систему. Специальная опция позволяет занести файл в новую версию, только если система выявит различия. Таким образом исключается создание лишних версий.

Для работы решения компания DIRECTUM разработала специальную библиотеку. Она сравнивает тексты документов и передает информацию об отличиях.

В некоторых документах, например, скан-копиях, отсутствует текстовый слой. В этом случае перед сравнением система передает версии документа сервисам Ario. Они извлекают качественный текстовый слой, необходимый для выявления различий.

Следить за ходом сравнения можно с помощью специального индикатора. Он не блокирует систему — во время работы решения можно выполнять другие задания. В результате сравнения формируется PDF-файл с удобной визуализацией отличий. В зависимости от типа правки (добавление, изменение, удаление) текст выделяется зеленым, желтым или красным цветом. В примечании можно посмотреть подробную информацию о сути изменения.

Сформированный отчет показывает только значимые изменения. Сотруднику не придется отвлекаться на случайно добавленный контрагентом пробел или измененный регистр букв.

Решение представляется бесплатно при наличии лицензии на сервисы Ario.

Бизнес-эффект

Сокращаются трудозатраты на сравнение документов. Сотрудники не тратят рабочее время на ручное сравнение версий документов. Это особенно критично для компаний с большим объемом договорной работы. Долгую рутинную работу можно передать системе и сосредоточиться на творческих задачах.

Уменьшается вероятность ошибки из-за человеческого фактора. Усталость или невнимательность сотрудника не приведут к внесению в важный документ несогласованной правки. Это дает компании дополнительную защиту от возможных убытков.

 
 
Сертифицировано Directum
Поставщик: 
Directum
Входит в состав бизнес-решений:

Вас может заинтересовать

Все похожие решения

Делопроизводство

Решение для управления делопроизводством: работа с корресподенцией, приказами и другой организационно-распорядительной документацией

Планирование проектов

Планирование проектов расширяет функциональность решения «Проекты» и позволяет в рамках одной системы решать задачи компании в области управления проектами на всех стадиях: от инициации и планирования до реализации и завершения

Agile-доски

Agile-доски - удобный и понятный инструмент для организации совместной работы или индивидуального планирования задач

1
0
Связаться
с нами

Оставьте свои контактные данные и мы свяжемся с вами