Интеграция с сервисом «Отправка» Почты России

Ежедневно делопроизводители, занимающиеся отправкой корреспонденции по почте, тратят большое количество времени на подготовку документов к отправке: создание сопутствующей документации и ярлыков, заполнение конвертов, поиск почтовых индексов, исправление ошибок и тд.

Для автоматизации и ускорения процессов, связанных с отправкой документов по почте, разработано техническое решение «Интеграция с сервисом „Отправка“ Почты России», предназначенным для массовых отправителей и позволяющим быстро подготавливать к отправке письма и посылки.

Основные функции сервиса:

  • Загрузка информации об отправлениях из собственной системы (CRM, ERP, ECM системы);
  • Формирование необходимой документации;
  • Отслеживание статуса отправлений по ШПИ (почтовому трек-номеру).

Использование решения позволяет заметно упросить процесс по подготовке отправлений к пересылке. Бланки и конверты больше не требуется заполнять вручную, а при помощи присвоенных ШПИ для заказной корреспонденции можно оперативно отслеживать статусы отправлений.

Возможности

Благодаря настроенной интеграции пользователям стали доступны из интерфейса системы DIRECTUM следующие функции:

  • Загрузка информации об отправлениях;
  • Автоматическая проверка адреса и подбор корректного почтового индекса;
  • Расчет стоимости пересылки;
  • Получение и присвоение трек-номера (ШПИ) для каждого регистрируемого отправления;
  • Формирование всех необходимых документов и ярлыков.

Бизнес-эффект

Внедрение технического решения позволяет достичь следующих результатов:

  • Значительное снижение трудозатрат на подготовку корреспонденции к отправке по почте за счет создания заказов и получения всей необходимой для отправки документации из DIRECTUM;
  • Сокращение времени на обработку корреспонденции в отделении, а, следовательно, сокращение времени на передачу корреспонденции в ОПС (отделение почтовой связи) сотрудниками организации;
  • Сокращение возвращенных/утерянных отправлений за счет автоматической проверки корректности адресов и характеристик отправлений на стадии создания заказов.

Пример работы

1. Создание заказов

Для отправки информации по корреспонденции на сервис Почты России, в системе DIRECTUM на основании данных по исходящим РКК создаются заказы — записи отдельного справочника, которые содержат в себе детальную информацию с параметрами почтового отправления, а также адрес получателя в установленном формате.

1.1. Заполнение адресов для отправки

Адреса, на которые отправляются документы, указываются в карточках персон или организаций и затем, выбираются в исходящих РКК при создании заказов.

Для минимизации ошибок при обработке адресов, разработан диалог Формирование адреса, при помощи которого заполняются адреса в карточках корреспондентов. Диалог формирует итоговый состав адреса в требуемом формате на основании введенных значений.

1.2. Заполнение параметров отправлений и создание заказов

Для создания заказов по корреспонденции и отправки их на сервис, делопроизводители заполняют основные параметры отправлений в карточках исходящих РКК, а именно:

  • Выбирают адреса, на которые необходимо отправить корреспонденцию;
  • Указывают вид и категорию РПО;
  • Заполняют вес отправления.

После заполнения РКК, пользователи нажимают на кнопку Создать на ленте карточки и дозаполняют расширенные параметры заказов, например, параметры уведомления о вручении. Созданные заказы отправляются на проверку.

2. Нормализация адреса

Для корректной обработки корреспонденции и расчета стоимости пересылки крайне важно, чтобы адрес был указан в определенном формате, который устанавливает сервис Почты России. Для этого, в решении предусмотрена процедура нормализации, которая преобразует переданный отправителем адрес в требуемый формат и определяет индекс места приема.

Нормализация адреса выполняется сервисом «Отправка» при обработке заказа, а также может быть выполнена вручную из карточки корреспондента по соответствующему действию.

В случае, если адрес не удалось нормализовать (переданный адрес не распознан сервисом), ответственные за отправку писем пользователи получают уведомление о необходимости скорректировать адрес. Во вложении уведомления содержится карточка организации или персоны.

Заказы по адресам, успешно прошедшим процедуру нормализации, создаются на сервисе Почты России, в результате чего, в карточки созданных заказов в системе DIRECTUM записывается рассчитанная сервисом информация о стоимости отправления.

3. Создание партии

После успешного создания и обработки заказов, пользователи формируют партии для отправки их в отделение почтовой связи (ОПС) и получения необходимой документации.

Формирование партии выполняется по действию Сформировать в справочнике Заказы.

По переданному списку заказов сервис «Отправка» группирует отправления по виду и категории РПО в одну или несколько партий автоматически, а заказным отправлениям присваивается ШПИ (почтовый трек-номер).

4. Генерация документации к партии

По результатам обработки партии сервисом «Отправка», ответственные за отправку сотрудники организации получают уведомление в DIRECTUM о готовности документов.

Во вложении уведомления содержится полный комплект документации от сервиса, необходимой для передачи в почтовое отделение:

  • Заполненная форма 103;
  • Конверты с указанием штрихкодов Почты России для трекирования отправлений.

Ответственный сотрудник распечатывает документы и передает их для отправки в ОПС.

 
 
Поставщик:  Акелон

Вас может заинтересовать

Все похожие решения

Интеграция с онлайн-редакторами ONLYOFFICE и P7-Офис

Привычная работа с документами, их совместное редактирование и рецензирование пользователями. Интеграция с облачными редакторами ONLYOFFICE и Р7-Офис позволяет отказаться от локальных редакторов, таких как Microsoft Office.

Мониторинг системы Directum RX

Набор приложений для контроля технического состояния используемой системы Directum RX. Отображение метрик производительности серверов, статистики использования системы, фиксирование возникающих ошибок.

Интеграция с Active Directory

Автоматический импорт данных в систему из службы каталогов для исключения ручного заполнения информации о пользователях.
0
Связаться
с нами

Оставьте свои контактные данные и мы свяжемся с вами