Регистрация входящих документов из Outlook

Обычно обработка электронных писем и вложений к ним отнимает у делопроизводителей много времени. Сотруднику нужно вручную выполнить целый ряд действий:

• создать в системе документ и перенести в него содержимое письма;
• занести вложения из письма в систему и заполнить карточки документов;
• настроить связи между документами.

На любом из этапов можно допустить ошибку, и тогда на обработку письма уйдет еще больше времени.

Решение «Регистрация входящих документов из Outlook» обеспечивает удобную работу с входящими электронными письмами. Вложенные в письмо документы можно занести в Directum RX непосредственно из электронной почты. Делопроизводителю достаточно выбрать нужные вложения, а затем проверить корректность и полноту их занесения. Интеллектуальные сервисы Directum Ario возьмут на себя рутинные операции по классификации документов и извлечению реквизитов, помогая делопроизводителю работать быстрее и эффективнее.

Описание решения

Документы можно занести в Directum RX прямо из электронной почты — после установки решения в приложении Outlook становится доступна специальная панель.

Занесение документов из Microsoft Outlook

Допустим, контрагент вложил в письмо скан-копии официального письма и договора поставки. Делопроизводитель выбирает основной документ пакета, затем приложения к нему, после чего инициирует занесение документов. При этом:

• выбранные документы автоматически заносятся в систему;
• интеллектуальные сервисы Ario распознают контрагентов, даты и номера документов, суммы и другую ключевую информацию, которая подставляется в карточки документов;
• выбранные приложения автоматически связываются с основным документом.

После этого сотруднику остается лишь убедиться, что карточки документов заполнены верно, а комплект сформирован корректно. Если в комплекте оказалась случайно отсканированная пустая страница или нарушен порядок страниц в одном из документов, исправить это можно с помощью решения «Перекомплектование документов».

В комплект поставки входит пример адаптации решения для занесения в систему входящих писем и приложений к ним.

Бизнес-эффект

Решение упрощает и ускоряет занесение в Directum RX вложений из электронных писем. Его использование — это легкий способ:

• упростить обработку документов, полученных по электронной почте;
• сократить время с момента получения письма до отправки вложенных документов на рассмотрение;
• сохранить привычный порядок работы делопроизводителей при внедрении Directum Ario.