Перекомплектование документов

Несмотря на устойчивую тенденцию к цифровизации, обработка бумажных документов все еще отнимает у делопроизводителя немалую часть рабочего времени. Решения Directum RX максимально автоматизируют большинство этапов работы, однако занесение документов в систему по-прежнему зависит от действий сотрудника.

Бумажный комплект необходимо правильно отсканировать, чтобы он корректно и в полном объеме импортировался в систему. На этом этапе не исключены ошибки. Их исправление может быть трудоемким, а передача коллегам неполного комплекта может привести к дополнительным кругам согласования.

Решение «Перекомплектование документов» позволяет с минимальными затратами исправить ошибки сканирования и классификации, сформировать и передать в работу верный комплект документов.

Описание решения

Перекомплектование легко сделать одним из этапов вашего бизнес-процесса. В поставку решения уже входит пример его использования в ходе обработки входящего комплекта документов.

Интерфейс решения «Перекомплектование документов»

Допустим, в организацию поступил комплект договорных документов от контрагента. Делопроизводитель помещает его в потоковый сканер. Если на этом этапе возникла ошибка, например, в комплект попал лишний документ, у сотрудника легко получится ее исправить.

Документы импортируются в систему и поступают на проверку. Сотрудник проверяет занесенный комплект и, в случае ошибки, редактирует его:

• изменяет порядок следования страниц, если он был перепутан при сканировании;
• выделяет приложения к договору в отдельные документы, если их специфическая форма помешала автоматической классификации;
• объединяет приложения с основным документом, если они были ошибочно разделены;
• удаляет случайно отсканированные лишние листы или пустые страницы;
• поворачивает страницы документа в правильное положение;
• изменяет тип и название документа.

Когда комплект документов сформирован, сотруднику остается проверить карточки, которые автоматически заполнились интеллектуальными сервисами Ario, и передать комплект на дальнейшее рассмотрение или согласование.

Бизнес-эффект

Решение облегчает оцифровку бумажных документов и приводит к результатам:

• сокращается трудоемкость сканирования бумажных комплектов. В случае ошибки, которую не могут разрешить интеллектуальные сервисы, у сотрудника появляется удобный инструмент для ее исправления. Не нужно тратить время на повторное сканирование комплекта;
• снижается вероятность отправки в работу неверного комплекта. Перекомплектование предоставляет дополнительную защиту от занесения в систему ошибочных комплектов. Таким образом сотрудники, которые занимаются дальнейшим рассмотрением документов, не потратят дополнительного времени на работу с неверным комплектом.