Перекомплектование документов

Несмотря на устойчивую тенденцию к цифровизации, обработка бумажных документов все еще отнимает у делопроизводителя немалую часть рабочего времени. Решения Directum RX максимально автоматизируют большинство этапов работы, однако занесение документов в систему по-прежнему зависит от действий сотрудника.

Бумажный комплект необходимо правильно отсканировать, чтобы он корректно и в полном объеме импортировался в систему. На этом этапе не исключены ошибки. Их исправление может быть трудоемким, а передача коллегам неполного комплекта может привести к дополнительным кругам согласования.

Решение «Перекомплектование документов» позволяет с минимальными затратами исправить ошибки сканирования и классификации, сформировать и передать в работу верный комплект документов.

Описание решения

Перекомплектование легко сделать одним из этапов вашего бизнес-процесса. В поставку решения уже входит пример его использования в ходе обработки входящего комплекта документов.

Интерфейс решения «Перекомплектование документов» Интерфейс решения «Перекомплектование документов»

Допустим, в организацию поступил комплект договорных документов от контрагента. Делопроизводитель помещает его в потоковый сканер. Если на этом этапе возникла ошибка, например, в комплект попал лишний документ, у сотрудника легко получится ее исправить.

Документы импортируются в систему и поступают на проверку. Сотрудник проверяет занесенный комплект и, в случае ошибки, редактирует его:

  • изменяет порядок следования страниц, если он был перепутан при сканировании;
  • выделяет приложения к договору в отдельные документы, если их специфическая форма помешала автоматической классификации;
  • объединяет приложения с основным документом, если они были ошибочно разделены;
  • удаляет случайно отсканированные лишние листы или пустые страницы;
  • поворачивает страницы документа в правильное положение;
  • изменяет тип и название документа.

Когда комплект документов сформирован, сотруднику остается проверить карточки, которые автоматически заполнились интеллектуальными сервисами Ario, и передать комплект на дальнейшее рассмотрение или согласование.

Бизнес-эффект

Решение облегчает оцифровку бумажных документов и приводит к результатам:

  • сокращается трудоемкость сканирования бумажных комплектов. В случае ошибки, которую не могут разрешить интеллектуальные сервисы, у сотрудника появляется удобный инструмент для ее исправления. Не нужно тратить время на повторное сканирование комплекта;
  • снижается вероятность отправки в работу неверного комплекта. Перекомплектование предоставляет дополнительную защиту от занесения в систему ошибочных комплектов. Таким образом сотрудники, которые занимаются дальнейшим рассмотрением документов, не потратят дополнительного времени на работу с неверным комплектом.
Поставщик: 
Directum

Вас может заинтересовать

Все похожие решения

Делопроизводство

Упорядоченная работа с корресподенцией, приказами и другой организационно-распорядительной документацией. Ведение номенклатуры дел в соответствии с требованиями ГСДОУ. Выдача и контроль исполнения поручений руководства.

Договоры

Формирование договоров из готовых настроенных шаблонов в системе и согласование по регламентам компании. Настраиваемые правила согласования для каждого вида договора. Подписание документов электронной подписью (ЭП) и контроль возврата от контрагента.

Интеллектуальная обработка документов

Автоматическая обработка входящих документов, которые захватываются со сканера, электронной почты или из сервиса обмена: распределение по комплектам, классификация, регистрация в системе с заполнением карточек.

Закажите бесплатную консультацию по решению

6
0
Связаться
с нами

Оставьте свои контактные данные и мы свяжемся с вами