Межкорпоративный документооборот
Набор решений для быстрого перехода к внешнему ЭДО с контрагентами.
Бизнес-эффект
Как это работает
Полностью цифровой процесс
- Создание
- Согласование и подписание
- Обмен с контрагентами
- Интеллектуальная обработка
- Хранение и удобный поиск
- Выгрузка для проверки ФНС
Все потоки документов заносятся в систему и формируют единый архив:
- Входящие автоматически загружаются из сервисов ЭДО. При этом для формализованных документов определяется вид и заполняются реквизиты.
- Directum RX поддерживает форматы, утвержденные ФНС, что позволяет просматривать формализованные документы прямо в интерфейсе системы и выгружать их печатные формы с отметками об электронной подписи.
- Если контрагент не подключен к сервисам ЭДО, то документы заносятся в систему из файлового хранилища или со сканера.
- Исходящие, такие как договоры и акты выполненных работ, могут создаваться по автозаполняемым шаблонам в Directum RX.
- Для загрузки первичных документов может быть настроена интеграция с учетной системой.
- Документы, занесенные в Directum RX, отправляются на обработку и рассмотрение по гибким маршрутам, учитывающим регламенты компании и параметры документов.
- Для согласующих может использоваться простая или усиленная электронная подпись. Финальное утверждение документа производится усиленной квалифицированной подписью
- Топ-менеджеры могут подписывать документы электронной подписью даже через мобильное приложение.
Сервис Synerdocs входит в поставку системы и позволяет бесшовно интегрировать внешний документооборот во внутреннее взаимодействие.
В рамках процесса согласования после подписания документ автоматически отправляется контрагенту через нужный сервис электронного обмена и ставится на контроль, а при получении ответа система Directum RX уведомляет об этом ответственного. Статус подписания документа дублируется в учетную систему для удобства бухгалтера.
Входящие юридически значимые документы автоматически поступают из сервиса внешнего обмена или захватываются со сканера и формируется единый архив. С помощью Directum Ario:
- проверяется наличие обязательных реквизитов и корректность указанных сумм;
- сопоставляются номенклатуры заказчика и поставщика, автоматически сравниваются с заказом, спецификациями;
- максимально точно определяются счет и статья затрат.
Система сама заполняет их реквизиты и распределяет потоки по ответственным сотрудникам в соответствии с установленными правилами и передает в учетные системы.
После завершения цепочки документооборота все счета-фактуры, акты, договоры, письма переходят в единый электронный архив юридически значимых документов.
Благодаря решению Directum Smart Search выполняется качественный полнотекстовый поиск с учетом словоформ и синонимов, опечаток и неправильной раскладки клавиатуры.
Достаточно ввести запрос в свободной форме — сервис предложит подсказку с предыдущими поисковыми запросами и подходящими наименованиями доступных документов.
В финансовом архиве акты, счета-фактуры, накладные могут распределяться по папкам в соответствии с заданными правилами хранения. Это значительно сокращает время на поиск нужного документа.
В Directum RX может храниться полный массив документов вне зависимости от их источников и форматов.
Мощные средства поиска позволяют бухгалтеру оперативно подготовить выборку документов по запросу ФНС.
Документы выгружаются из системы в необходимом для ФНС формате с отметкой о подписании квалифицированной электронной подписью. Благодаря этому бухгалтер может представить их через сервисы сдачи отчетности.
Все потоки документов заносятся в систему и формируют единый архив:
- Входящие автоматически загружаются из сервисов ЭДО. При этом для формализованных документов определяется вид и заполняются реквизиты.
- Directum RX поддерживает форматы, утвержденные ФНС, что позволяет просматривать формализованные документы прямо в интерфейсе системы и выгружать их печатные формы с отметками об электронной подписи.
- Если контрагент не подключен к сервисам ЭДО, то документы заносятся в систему из файлового хранилища или со сканера.
- Исходящие, такие как договоры и акты выполненных работ, могут создаваться по автозаполняемым шаблонам в Directum RX.
- Для загрузки первичных документов может быть настроена интеграция с учетной системой.
- Документы, занесенные в Directum RX, отправляются на обработку и рассмотрение по гибким маршрутам, учитывающим регламенты компании и параметры документов.
- Для согласующих может использоваться простая или усиленная электронная подпись. Финальное утверждение документа производится усиленной квалифицированной подписью
- Топ-менеджеры могут подписывать документы электронной подписью даже через мобильное приложение.
Сервис Synerdocs входит в поставку системы и позволяет бесшовно интегрировать внешний документооборот во внутреннее взаимодействие.
В рамках процесса согласования после подписания документ автоматически отправляется контрагенту через нужный сервис электронного обмена и ставится на контроль, а при получении ответа система Directum RX уведомляет об этом ответственного. Статус подписания документа дублируется в учетную систему для удобства бухгалтера.
Входящие юридически значимые документы автоматически поступают из сервиса ЭДО или захватываются со сканера и формируется единый архив. С помощью Directum Ario:
- проверяется наличие обязательных реквизитов и корректность указанных сумм;
- сопоставляются номенклатуры заказчика и поставщика, автоматически сравниваются с заказом, спецификациями;
- максимально точно определяются счет и статья затрат.
Система сама заполняет их реквизиты и распределяет потоки по ответственным сотрудникам в соответствии с установленными правилами и передает в учетные системы.
После завершения цепочки документооборота все счета-фактуры, акты, договоры, письма переходят в единый электронный архив юридически значимых документов.
Благодаря решению Directum Smart Search выполняется качественный полнотекстовый поиск с учетом словоформ и синонимов, опечаток и неправильной раскладки клавиатуры.
Достаточно ввести запрос в свободной форме — сервис предложит подсказку с предыдущими поисковыми запросами и подходящими наименованиями доступных документов.
В финансовом архиве акты, счета-фактуры, накладные могут распределяться по папкам в соответствии с заданными правилами хранения. Это значительно сокращает время на поиск нужного документа.
После завершения цепочки документооборота все счета-фактуры, акты, договоры, письма переходят в единый электронный архив юридически значимых документов.
Благодаря решению Directum Smart Search выполняется качественный полнотекстовый поиск с учетом словоформ и синонимов, опечаток и неправильной раскладки клавиатуры.
Достаточно ввести запрос в свободной форме — сервис предложит подсказку с предыдущими поисковыми запросами и подходящими наименованиями доступных документов.
В финансовом архиве акты, счета-фактуры, накладные могут распределяться по папкам в соответствии с заданными правилами хранения. Это значительно сокращает время на поиск нужного документа.
Хранение и предоставление информации с учетом требований закона
Хранение и предоставление информации с учетом требований закона
- Поступающие документы заносятся в систему за пару кликов со сканера, из почты или из сервиса обмена.
- С помощью интеллектуального решения DIRECTUM Ario все реквизиты заполняются автоматически.
- Для быстрого создания исходящих документов в системе есть готовые шаблоны.
- После занесения документ регистрируется за пару кликов. Журналы регистрации и номенклатура дел ведутся в системе в соответствии с нормами российского делопроизводства. Номер присваивается автоматически в нужном формате.
- Документы можно отправлять адресатам в электронном виде, не выходя из системы — через сервис ЭДО или по электронной почте. А для отправки бумажных экземпляров можно распечатать конверты, соответствующие стандартам Почты России.
Обмен с контрагентами, которые используют другие сервисы ЭДО
Обмен с контрагентами, которые используют другие сервисы ЭДО
- Если контрагенты компании работают с разными операторами электронного обмена документами, достаточно подключиться только к одному сервису. Обмен с другими сервисами настраивается через роуминг.
- Коннекторы к сервисам ЭДО с контрагентами (Synerdocs, Диадок) позволяют работать в интерфейсе одной системы, не переключаясь между окнами сервисов.
Используйте готовый набор инструментов для внешнего документооборота
Взаимодополняющие бизнес-решения позволят настроить электронный обмен документами под ваши персональные требования:
Подключение внешних систем и сервисов:
Истории успеха
- Ежемесячный объем документооборота — до 9 000 экземпляров
- Юридически значимый обмен внутри групп компаний и с внешними поставщиками
Читать описание
Остались вопросы? Мы поможем
Пожалуйста, заполните форму для бесплатной консультации специалиста.
