Группа компаний "Неотранс" внедряет DIRECTUM

Группа компаний "Неотранс" активно модернизирует внутренние бизнес-процессы, внедряя систему электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM. Основная задача проекта – построение эффективного механизма по взаимодействию с филиалами и управлению движением заявок контрагентов.

Группа компаний "Неотранс" состоит из Управляющей компании и шести филиалов, территориально расположенных в четырёх регионах России – Хакасии, Красноярском, Забайкальском краях и Кемеровской области. Основное направление деятельности – грузовые и пассажирские перевозки. Численность персонала холдинга "Неотранс" составляет более 1500 человек.

Увеличение объемов перевозки людей и доставки грузов обусловило необходимость более эффективного обеспечения оперативности работы всех филиалов компании, а также минимизации временных издержек, связанных с обработкой поступающих заявок на транспортное обслуживание от многочисленных контрагентов.

Менеджмент группы компаний "Неотранс" уделяет особое внимание внедрению современных информационных технологий для решения задач управления. В частности, коммерческой службой и IT-отделом холдинга была сделана попытка рационализировать документооборот с помощью использования электронных документов и электронной почты. Однако подобное решение позволило автоматизировать лишь часть бизнес-процессов, связанных с обменом документами и поручениями по электронной почте в рамках договорного управления и согласования заявок на проведение капитального ремонта, закупку ГСМ, запчастей. При этом остался нерешенным вопрос контроля процесса движения договорных и товарных документов между филиалами, и, как следствие, отмечались случаи невыполнения поручений.

Чтобы устранить противоречия между перспективами развития и внутренней моделью взаимодействия, руководство группы компаний "Неотранс" приняло решение о внедрении ECM-системы для построения эффективного электронного документооборота и автоматизации основных направлений взаимодействия.

В проектную группу вошла коммерческая служба холдинга, которая провела анализ различных решений на рынке ECM-систем. Основное внимание было уделено масштабируемости, легкости адаптации и надежности систем при работе с большим количеством одновременно подключенных пользователей. Среди специфических требований выдвигалась возможность территориально-распределенной работы в едином информационном пространстве. В итоге руководство группы компаний "Неотранс" остановилось на системе электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM, наилучшим образом отвечавшей бизнес-задачам предприятия.

Проект внедрения стартовал в конце июля 2010 года сразу во всем холдинге. Поставку решения осуществил авторизованный партнер DIRECTUM – компания "ФТ-Консалт". Руководителем проекта внедрения системы от заказчика выступил коммерческий директор холдинга Александр Логов. Он вместе с командой IT-специалистов разработал проектные решения по автоматизации управленческих процессов.

Перед проектной группой были поставлены задачи:

• ускорения поиска необходимых документов (договоры, коммерческие предложения, письма), организации их надежного хранения;
• создания механизма эффективного обмена информацией;
• автоматизации работы с организационно-распорядительной документацией;
• автоматизации процесса регистрации входящей и исходящей корреспонденции;
• автоматизации обработки и согласования заявок на транспортное обслуживание от контрагентов холдинга, а также оперативного контроля выполненных работ;
• создания учетно-аналитического инструментария для управления взаимодействием с клиентами;
• комплексного управления показателями эффективности для оценки качества работы подразделения, отдела и конкретного сотрудника.

Данные задачи было решено реализовывать с помощью функционала Базовых модулей DIRECTUM, а также модулей "Канцелярия", "Управление взаимодействием с клиентами" и "Управление показателями эффективности". Для эффективной многофилиальной работы будет использоваться веб-доступ системы DIRECTUM. Благодаря нему удаленные сотрудники и работники филиалов группы компаний "Неотранс" смогут оперативно выполнять коллективные задания, централизованно работая на едином сервере с общей базой данных.

Таким образом, внедрение системы DIRECTUM позволит оптимизировать маршруты прохождения документов, сократить время исполнения поручений, повысить оперативность получения необходимой информации. За счет ускорения обработки и выполнения заявок на перевозку людей и доставку грузов возрастет качество транспортного обслуживания контрагентов. Как итог – это повысит продуктивность работы отдельных сотрудников и подразделений холдинга в целом. А руководство группы компаний "Неотранс" сможет оперативно получать аналитическую информацию об эффективности ключевых бизнес-процессов в разрезе конкретных подразделений, сотрудников, категорий документов. Полученные количественные данные о выполнении планов и поручений, а также степени задержки определенных задач станут основанием для принятия эффективных управленческих решений.