Делопроизводство
Проблема
Сотрудники тратят много времени на обработку больших потоков входящей и исходящей корреспонденции, создание внутренних документов.
Затягиваются процессы согласования, подписания и исполнения решений.
Документы часто теряются.
Решение
Цифровизировать процессы делопроизводства. Это поможет:
- свести к минимуму риск потери документов благодаря контролю местонахождения оригинала и его бумажных копий;
- ускорить работу с документами: обработку, регистрацию, согласование;
- оптимизировать процессы выдачи и контроля исполнения поручений;
- быстрее находить документы.
Делопроизводство: возможности решения
В Directum RX поддерживается полный цикл работы с электронными документами. Благодаря цифровизации процессов обеспечиваются единые правила работы с официальными документами, поэтому делопроизводителю легко поддерживать порядок. Например, чтобы документы соответствовали регламентам организации, их можно создавать из шаблонов.
Занесение и регистрация документов
В Directum RX можно заносить документы, полученные по электронной почте, с курьером или через сервисы обмена.
Обработка документов упрощается с дополнительной лицензией на интеллектуальные сервисы. Они сами заполняют карточки, например, определяют вид документа и содержание, указывают данные корреспондента и адресата. Поля, в правильности заполнения которых ИИ «не уверен», подсвечиваются желтым цветом. Делопроизводителю остается проверить корректность и полноту занесения комплекта.
Если распознавание текста и классификация не требуются, то документы можно автоматически загружать в систему без интеллектуальных инструментов с помощью службы ввода документов (DCS).
Если на этапе проверки делопроизводитель находит ошибку в комплекте, например, нарушение порядка следования или ориентации страниц, ее легко исправить. Кроме того, Directum RX помогает быстро выделить приложения в отдельные документы или, наоборот, объединить их.
После формирования верного комплекта делопроизводитель за пару кликов регистрирует документ в системе. Его регистрационный номер сразу проставляется в нужном для компании формате.
Рассмотрение документов и выдача поручений
Directum RX организует работу с документом на протяжении всего их жизненного цикла: рассмотрение, выдача поручений, их исполнение и контроль выполнения работ. После регистрации входящего документа создается задание на рассмотрение руководителем. Чтобы топ-менеджерам было проще обрабатывать поток заданий, для них настроен специальный вид интерфейса. В нем записи имеют компактный вид, работать с карточкой можно прямо из списка, а переключаться между заданиями — в один клик. Также с помощью настроек скрыты лишние объекты или изменено расположение предпросмотра, чтобы сфокусировать внимание на содержимом документа.
В карточке задания руководитель может быстро ознакомиться с документом и принять решение по нему:
По вынесенной резолюции формируются поручения. С их помощью можно контролировать ход исполнения и проверять сделанные работы. Также для мониторинга используются списки поручений, наглядные виджеты и отчеты. Всё это помогает соблюдать нормативные требования к срокам. А когда исполнитель не успевает выполнить работы, он может запросить продление срока или передать работы другому сотруднику. По завершении работ контролеру и автору поручения приходят уведомления.
Отправка исходящих документов
После создания документ не нужно носить по кабинетам, собирая подписи. Достаточно отправить его на согласование по процессу, который настраивается под каждую компанию индивидуально.
Благодаря интеграции Directum RX с сервисами обмена документы могут отправляться из системы внешним адресатам. Это помогает организовать прозрачное согласование с контрагентами, сократить время обработки и доставки, контролировать возврат документов.
Для отправки бумажных документов в системе можно подготовить лист рассылки с перечнем адресатов, конверты или реестр почтовых отправлений. Сотруднику остается распечатать конверты и вложить в них документы.
Работа с внутренними документами
Для отправки документа на согласование и подписание достаточно выбрать готовый процесс. При этом состав участников, которым отправляются задания, определяется автоматически. После согласования документ подписывает руководитель или его заместитель. Оформить доверенность на подписание документов для заместителя можно прямо в системе .
Часто руководителю приходят на утверждение документы, содержимое которых уже проработали подчиненные. В таких случаях он или его замещающий могут быстро посмотреть документы, затем массово выполнить задания на их подписание.
После подписания документ отправляется на ознакомление. Можно выбрать вариант отправки в электронном или в бумажном виде под личную подпись.
Выдача оригиналов и копий бумажных документов
В системе легко отслеживать текущее местонахождение бумажных документов в компании и контролировать их возврат. Для этого ответственный за хранение оригиналов документов делает отметку в карточке.
За день до срока возврата приходит задание на контроль. После его выполнения ставится отметка о получении документа.
Цифровизация процессов делопроизводства в Directum RX помогает упорядочить работу с документами с полной поддержкой их юридической значимости. Решение глубоко проработано и готово к внедрению в минимально короткие сроки.
