Цифровизация процессов в дочерних обществах ПАО «Газпром»
Стратегической целью ПАО «Газпром» является укрепление статуса лидера среди глобальных энергетических компаний посредством устойчивого развития, роста эффективности деятельности, использования научно-технического потенциала. Компания Directum предоставляет интеллектуальные продукты для управления цифровыми процессами и документами.
20 лет
сотрудничества
30 000+
пользователей
20+
предприятий
пользователей
Посмотреть список компаний
| Наименование | Город | Группа | Пользователей | Описание |
|---|
Проекты цифровизации
предприятий ПАО «Газпром»
«Газпром трансгаз Томск» перешел на Directum
Свыше 3 тысяч пользователей
20 филиалов в 10 регионах России
Цифровизация ООО «Газпром добыча Надым»
Более 4000 пользователей в системе
В системе создается свыше 10 000 документов в месяц
Более 100 видов документов
Directum в ООО «Газпром трансгаз Чайковский» — более 10 лет стабильной работы и развития
2 780 пользователей системы
9 автоматизированных топ-менеджеров
Более 100 видов документов
Кейс «Газпром подземремонт Уренгой»: Идеальное управление закупками — миф или реальность?
Реализован полный цикл управления договорами
В системе ведется анализ, планирование закупок, подготовка к их проведению и осуществление самой процедуры закупок
ООО «Газпромтранс»: новый подход к хранению документов
Свыше 1500 докуметов каждый день отправляется в электронное хранилище
Более 6000 часов в год экономится на поиске и подборе документов
3 информационных системы интегрировано с элекронным архивом
Перевод процессов и документооборота в цифровой вид. Опыт «Газпром комплектация»
Ежегодно в компании проводится более 800 совещаний, а по итогам выдается до 2500 поручений
Интеграция с 4 информационными системами
Реализована корпоративная социальная сеть и кабинет работника товарного управления
Весь документооборот с контрагентами переведен в электронный вид
Цифровизация процессов
На основе 20-летнего опыта сотрудничества с дочерними обществами ПАО «Газпром» в Directum создано шаблонное отраслевое решение, учитывающее корпоративные стандарты работы с документами и подходы к управлению бизнес-процессами.
Компании группы ПАО «Газпром» проводят цифровую трансформацию, постоянно совершенствуют внутренние процессы, пилотируют и внедряют новые решения, в том числе интеллектуальные. Линейка готовых решений Directum предлагает расширение охвата бизнес-задач и рост эффективности.
Делопроизводство и контроль поручений
Процессы
- Работа с входящими документами;
- Работа с исходящими документами;
- Согласование приказов и распоряжений;
- Согласование служебных и докладных записок;
- Согласование протоколов;
- Контроль исполнения поручений, в том числе поручений ПАО «Газпром».
Результаты
- Оптимизация регистрации всех видов документов, отказ от бумажных журналов;
- Ускорение рассмотрения и согласования за счет сканирования бумажных документов и отправки в работу в электронном виде;
- Сокращение времени на поиск и доступ к документам в системе Directum с учетом разграничения прав;
- Исключение потери информации, так как отслеживается местонахождение экземпляров;
- Повышение эффективности цифровых процессов за счет использования электронной подписи и обеспечения юридической значимости электронным документам;
- Повышение исполнительской дисциплины, снижение срывов сроков поручений.
4000
пользователей
10000
документов в месяц
65%
доля цифровых документов
>100
видов документов
4000
пользователей
3000
задач в день
на
35%
ускорился процесс согласования
в
2
раза
повысилась исполнительская дисциплина
За последние пять лет количество документов, которые готовят с помощью системы электронного документооборота, выросло в два раза. Мы видим, что скорость согласования выросла практически на треть по сравнению с тем, что было раньше. Если пять лет назад на контроль ставились примерно 4 % поручений генерального директора, то теперь эта цифра достигла 20 % поручений, аисполнительская дисциплина выросла в два раза. Такие результаты не могут нас не радовать, поэтому как функциональные заказчики мы довольны решением.
Сергей Шумаков, помощник генерального директора ООО «Газпром трансгаз Томск
Узнайте почему компании отказываются от лишних этапов бизнес-процессов и оптимизируют взаимодействие с решениями Directum.
Оставить заявку на презентацию
Управление договорами и закупками
Процессы
- Работа с договорными документами;
- Формирование плана закупок, оформление и согласование заявки на включение в план закупок;
- Проведение закупочной процедуры;
- Подготовка спецификаций к позициям планов и дальнейшая передача в АСЭЗ (Автоматизированная система электронных закупок);
- Публикация в ЕИС (Единая информационная система в сфере закупок) или портал закупок;
- Cбор информации и выгрузка договоров и счетов в ПУР АСБУ (Подсистема управления расчётами Автоматизированной системы бюджетного управления).
Результаты
- Снижение ошибок при создании договорных документов при использовании типовых шаблонов с автоподстановкой и вычислением маршрута согласования;
- Ускорение формирования и согласования плана закупок за счет электронного взаимодействия сотрудников отделов, участвующих в договорном процессе: юридический отдел, отдел закупок, подразделение-куратор, бухгалтерия и финансовый отдел;
- Минимизация трудоемкости на подачу информации о закупках и договорах в АСЭЗ и в ЕИС;
- Упрощение контроля обязательств по договорам и сокращение ручных операций за счет интеграции с ПУР АСБУ и учетными системами («ИУС П Т», «ИУС П Д» «ИУС П ПХГ»).
Мы получили возможность подключить ERP-систему к СЭД. То есть у нас стерлась грань между учетом и документооборотом. Наверное, это самое большое достижение, которое можно отразить на данный момент. Исчезла граница между управленческим, бухгалтерско-финансовым и налоговым учетом и документооборотом. Сейчас все это стало «жить» в одной среде. Таким образом, процессы перестали разрываться и замкнулись, причем за короткий промежуток времени.
Евгений Кытин, заместитель генерального директора по общим вопросам «Газпром комплектации»
Управление заявками на командировки, служебный транспорт, обслуживание и др.
Процессы
- Согласование и контроль заявок сотрудников и структурных подразделений на выделение автотранспорта; направление в служебные командировки; оказание технической поддержки; и др;
- Формирование заявок по утвержденным правилам и шаблонам;
- Поддержка каталога внутренних процессов и правил согласования.
Результаты
- Ускорение обработки запросов структурных подразделений, за счет перевода в электронное взаимодействие и оптимизации процессов от формирования заявки до исполнения и контроля.
- Повышение контролируемости, возможности оптимизации на основе анализа статистических данных по процессу;
- Снижение нагрузки на систему за счет перехода на скрин-форму заявки и отказа от хранения документов в формате Word и PDF.
- Снижение затрат на содержание архивов из-за отказа от бумажных служебных записок.
>10000
документов переведены в формы и согласованы в электронном виде
>100
видов шаблонов настраиваются и генерируются автоматически
При внедрении Directum мы стремились охватить не только процессы общего делопроизводства, но другие близкие направления: планирование и отчетность по служебным командировкам, получение основания для издания распорядительных документов по личному составу, учет самих распорядительных документов по кадрам, согласование должностных инструкций и т.д.
Иван Федин, начальник ДОУ компании «Газпром добыча Надым»
Управление совещаниями
Процессы
- Планирование встреч и резервирование помещений;
- Проведение регулярных собраний по корпоративному управлению;
- Контроль поручений, выданных по итогам совещаний.
Результаты
- Удобное планирование — ведется единый реестр совещаний. По каждой встрече в системе создается карточка, где собрана вся информация об организаторах, участниках, о месте и форме проведения, приложены необходимые документы, генерируются напоминания о регулярных мероприятиях;
- Проще согласование занятости — совещания в системе можно синхронизировать с персональным календарем Outlook;
- Эффективная подготовка и ознакомление с материалами к совещанию — ведется в электронном виде, документы прикреплены к карточке совещания;
- Четкий контроль итогов: поручения генерируются из протоколов автоматически, доступен анализ на следующем совещании;
- Прозрачнее работа по поручениям на всех этапах от руководства до конечного работника.
100%
сотрудников работают в системе
>800
совещаний в год
на
30%
снизилось количество просроченных поручений
Личный кабинет работника и HR-процессы
Процессы
- Ускорение внутренних кадровых процессов;
- Контроль и учет выхода за территорию и превышения рабочего времени;
- Планирование и учет отпусков;
- Подключение неавтоматизированных работников к цифровым процессам;
Результаты
- Под рукой информация о местонахождении сотрудников: с удаленным доступом, на рабочем месте, на больничном, в командировке или в отпуске;
- Доступнее актуальная информация о замещениях, сроке отсутствия сотрудника и исполняющем его обязанности;
- Удобная подача различных заявок в электронном виде и отслеживание статуса через портал, в том числе с мобильного устройства без использования компьютера;
- Отказ от бумажного документооборота при учете отсутствия и превышения рабочего времени сотрудников за счет автоматизации заявок на выход/вход на территорию;
- Снижение трудоемкости подготовки отчетов для руководителей отделов по каждому работнику или подразделению; исключение участия дополнительных сотрудников;
- Получение расчетных листков в электронном виде за счет интеграции с системами управления персоналом и расчета зарплаты.
Управление документами СМК и локальными нормативными документами (ЛНД)
Процессы
- Организация каталога и архива ЛНД, документов СМК, в том числе стандартов, должностных инструкций, положений о подразделениях и др.
- Планирование разработки и актуализации ЛНД и документов СМК, формирование план-графика;
- Запуск регулярных процедур по экспертизе и актуализации;
- Ввод в действие, изменение или отмена документов.
Результаты
- Повышение удобства использования и поиска документов за счет перехода на электронный архив и реестр документов, связи с сопутствующими документами — приказами о внесении изменений в документы, листами изменений, списками ответственных и т.д.;
- Автоматическое формирование напоминаний и плана-графика актуализации;
- Гарантированное поддержание сведений об актуальности и составе ответственных за документ;
- Снижение сроков и трудоемкости согласования документов СМК и ЛНД;
- Упрощение подготовки отчетности и прохождения сертификации и аудитов, анализа рейтингов по используемости документов;
- Возможность контроля исполнения поручений, связанных с нормативными документами;
- Снижение рисков штрафов за использование недействительных ЛНД.
Интеграция различными ИУС, адаптация и самостоятельное развитие системы
Задачи
- Интеграция Directum с корпоративными учётными системами (ИУС П Т, ИУС П Д, ИУС П ПХГ);
- Интеграция с кадровыми системами;
- Использование единого репозитория Active Directory;
- Интеграция с корпоративным порталом;
- Разработка нестандартных решений и интеграции.
Результаты и кейсы
- Ускорение принятия управленческих решений за счет построения сквозных цифровых процессов: договорных, закупочных, снабжения и других;
- Оптимизация ввода данных и обеспечение целостности данных;
- Оптимизация хранения информации при широком использовании электронных подписей;
- Возможность быстрой адаптации под изменения
бизнес-процессов силами собственных разработчиков; - Примеры нестандартных интеграционных и собственных решений на базе Directum:
- Система управления инцидентами в Directum (ООО «Газпром трансгаз Сургут»);
- Электронное хранилище данных по транспортировке грузов интеграция с ИС «Транспортировка» (ООО «Газпром транс»);
- Регистрация входящих документов, поступивших по электронной почте (ООО «Газпром трансгаз Томск»);
- Интеграция перспективных сервисов IP-телефонии с Directum (ООО «Газпром Трансгаз Чайковский»);
Ускорены занесение и поиск
Круглосуточный доступ к документам
Безопасное хранение документов
Электронное хранилище документов сегодня — это только первая ступень оптимизации бизнес-процессов, в дальнейшем мы планируем его совершенствовать, учитывая, как текущие процессы, так и предстоящие изменения.
Анна Штоль, начальник Управления долгосрочного планирования и развития ООО «Газпромтранс»
Почему предприятия структуры Газпром выбирают Directum?
Набор готовых решений для внутренних процессов со строгими требованиями исполнительской дисциплины
Распределенная работа и решения для удаленных подразделений со слабыми каналами связи
Развитые интеграционные механизмы и опыт интеграции с системами SAP и типовыми ИУС
Поддержка типовых корпоративных процессов и стандартов отчетности ПАО «Газпром»
Защищенная работа с персональными и конфиденциальными данными
Заказать презентацию
Наш специалист свяжется с вами: расскажет о практике крупных проектов автоматизации,
возможностях системы Directum и ответит на ваши вопросы.
0
