Directum в ООО «Газпром трансгаз Чайковский» — более 10 лет стабильной работы и развития

Цели и задачи проекта

Внедрение системы Directum началось в 2008 году с процессов в Управлении материально-технического снабжения и комплектации (УМТСиК).

На старте проекта стояли классические задачи — ускорение документооборота, повышение доступности информации и удобство работы с входящими и исходящими документами.

Также нужно было реализовать специфичные для холдинга требования:

1. Обеспечить контроль местонахождения документов и доведение их до адресатов в срок.
2. Организовать удобное взаимодействие с подразделениями и работу над общими документами.
3. Упростить формирование и отслеживание выданных поручений.

Первичное внедрение

Первыми и самыми активными пользователями Directum стали делопроизводители и секретари. Система позволила им упорядочить регистрацию всех видов документов и отойти от ведения бумажных журналов.

В процессе опытной эксплуатации были отработаны основные схемы движения документов. Работа с докладными и служебными записками, а также согласование приказов и распоряжений были полностью переведены в цифровой вид. Электронная подпись, которую широко стали использовать в компании, придала доверие электронным документам.

Сотрудники Аппарата управления получили оперативный доступ к документам за счет того, что все поступающие на предприятие документы сканируются и отправляются в работу в системе. Исчезла необходимость снимать дополнительные бумажные копии.

Поскольку документооборот предприятия достаточно велик, бывали случаи утери важных документов. С вводом в эксплуатацию системы Directum исключена потеря информации, сокращено время на поиск документов и гарантировано отслеживание местонахождения экземпляров.

Для вовлечения как можно большего числа сотрудников к работе в системе отдел кадров стал рассылать заявки на обучение и повышение квалификации через Directum, и это, несомненно, дало положительный результат. Кроме того, первое лицо компании, генеральный директор, также начал регулярно работать в системе, что существенно подстегнуло остальных сотрудников к использованию электронного документооборота. Благодаря постоянному оперативному контролю работ со стороны высшего руководства, резко сократился срыв сроков исполнения поручений.

Тиражирование системы

По результатам внедрения в УМТСиК руководство предприятия приняло решение о распространении системы Directum на всю структуру ООО «Газпром трансгаз Чайковский». На этапе тиражирования охвачены сквозные процессы — проходящие между несколькими филиалами:

• согласование служебных записок;
• согласование договорных документов;
• работа с заявками в инженерно-технический центр;
• согласование заявок на спецтехнику и авиатранспорт;
• оформление и согласование заявок в службу автоматизации, информатизации и телекоммуникации.

За счет интеграции с ERP-системой по договорным процессам автоматически создаются записи для отслеживания исполнения обязательств. Особенно важна в бизнес-процессах компании интеграция для согласования договоров, заключаемых на конкурсной основе (тендер, запрос котировок). Сроки согласования существенно сократились, а сам процесс стал максимально прозрачным и простым благодаря проработанной маршрутизации.

Тиражирование Directum завершилось в 2011 году. Тогда в системе стали одновременно работать порядка 1100 пользователей. При этом количество зарегистрированных пользователей превысило 2200.

Развитие и сегодняшний день системы

«В условиях жесточайшей конкуренции на рынке энергоносителей, необходимо в разы повысить внутреннюю эффективность — научиться максимально эффективно использовать все имеющиеся у нас ресурсы и выстроить систему непрерывных улучшений всех направлений своей деятельности».

Сергей Сусликов Генеральный директор ООО «Газпром трансгаз Чайковский»

За 10 лет система Directum плотно вошла в работку компании, активно используется сотрудниками бизнес-подразделений. А собственная команда ИТ-специалистов самостоятельно развивает функциональность, и уже разработала несколько технических, интеграционных и профильных решений. Одно из таких решений — согласование и учет рабочего времени отсутствия и переработки.

До внедрения решения на базе Directum учет отсутствия и переработки вёлся в бумажном журнале контроля трудовой дисциплины. Сотрудникам нужно было заполнять бланк заявления и подписывать ответственными сотрудниками. На протяжении всего года ответственные за журнал рабочего времени в подразделениях вручную вели учет по каждому работнику и подводили итоги по часам. Отчеты требовали значительных трудозатрат.

Автоматизация заявок сотрудников на выход из здания в рабочее время позволила полностью уйти от бумажного документооборота в учете отсутствия и переработки. Отчеты для руководителей отделов по каждому работнику или подразделению формируются по запросу сценарием и не требуют участия дополнительных сотрудников.

Благодаря регулярному обучению и сильной команде ИТ-службы компания постоянно совершенствует информационную систему, чтобы соответствовать стратегии развития холдинга и потребностям пользователей.