Планы изменения нормативной базы в части организации хранения электронных документов на 2018-2020 гг.
Алексей Микрюков, бизнес-аналитик DIRECTUM
О недостатке нормативной базы, в части организации хранения ЭД, говорится уже очень давно. Проблемы, которые в связи с этим возникают, также давно известны. Одна из основных проблем — обеспечение юридической силы документов при долговременном хранении.
Основные «игроки», от которых ожидалась активность в проработке вопросов и устранении пробелов в нормативной базе, казалось бы, давно определены — Росархив и ВНИИДАД. Но на протяжении уже многих лет ситуация принципиально не изменяется, вопросов меньше не становится.
Это не означает, что вообще ничего не происходит. Например, в 2015 году были утверждены всем известные «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях». Но они в первую очередь отражают практику работы с бумажными документами и не учитывают особенностей работы с ЭД, а, следовательно, вопросы остаются открытыми.
Почему так происходит? Как на практике решаются проблемы в условиях недостатка нормативной базы? Какие изменения планируются?
Все эти вопросы обсуждались на форуме ИНФОАРХИВ-ВЛАСТЬ 2017. Форум был посвящён проблемам хранения документов как на бумажных, так и электронных носителях. По итогам которого, сложилось впечатление, что инициатива в устранении пробелов нормативного регулирования перешла к Минкомсвязи России и Минэкономразвития России.
В связи с этим интересно посмотреть:
- В каких направлениях планируются работы и какие конкретно изменение можно ожидать в ближайшие 2-3 года — «Проект плана мероприятий раздела „Нормативное регулирование“ программы „Цифровая экономика Российской Федерации“».
- Сопоставить задачи, решаемые в плане мероприятий по программе «Цифровая экономика Российской Федерации» и задачи, решение, которых запланировано Росархивом в «Плане научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ на 2018 год».
Мероприятия по программе «Цифровая экономика Российской Федерации»
Мероприятия по программе «Цифровая экономика Российской Федерации», которые затрагивают тему хранения (в т.ч. долговременного хранения) ЭД в архивах организаций:
Разработка проекта федерального закона, направленного на установление унифицированных требований к универсальной (единой) усиленной квалифицированной электронной подписи, визуализации электронной подписи в электронном документе, уточнение правового статуса аккредитованного удостоверяющего центра.
Плановый срок принятия изменений: 12.2018 г.
Ожидается, что будут:
- закреплены унифицированные требования к усиленной квалифицированной электронной подписи
- установлены требования по визуализации электронной подписи в электронных документах
Разработка проекта федерального закона в части уточнения понятия электронного документа, определения процедур хранения документов, в том числе электронных, использования и хранения электронного дубликата (электронного образа) документа.
Плановый срок принятия изменений: 12.2018 г.
Ожидается, что будут:
- определены и уточнены понятие электронного дубликата/образа бумажного документа;
- определены и уточнены условия признания юридической силы электронного документа (в т.ч. в процессе его долговременного и постоянного хранения);
- определена структура электронного документа в том числе необходимого и достаточного набора метаданных для обеспечения долговременного и постоянного хранения электронных документов;
- установлены единые функциональные, технические и технологические требования к процессу передачи электронных документов из информационных систем на долговременное и постоянное хранение;
- установлены функциональные, технические, технологические требования к системе хранения, комплектования, учета и использования электронных документов;
- требования к процедуре идентификации и аутентификации субъектов при предоставлении им доступа к электронным документам, находящимся в режиме хранения; критерии и/или перечень документов, которые существуют только в электронном виде;
- принципы обеспечения юридической силы документов, полученных в результате преобразования из бумажной в электронную форму, а также из электронной формы в бумажную, в том числе с возможным последующим уничтожением исходного документа на бумажном носителе;
- требования к формату архивного электронного документа, устанавливающие, в том числе требования к процедуре преобразования электронных документов в архивный формат, а также виды электронной подписи на документах, передаваемых на долговременное хранение, в случае, если в федеральном законе они не установлены, либо в случае, когда требуемый вид электронной подписи целесообразно изменить;
- требования к порядку уничтожения электронных документов по истечении сроков хранения;
- требования к порядку преобразования электронных документов в новые форматы и/или переносу в новые информационные системы для обеспечения их сохранности;
- установлены требования к обеспечению соответствия систем хранения электронных документов требованиям по безопасности информационных систем, программно-аппаратных комплексов и программного обеспечения, устанавливаемым федеральным органом исполнительной власти в области обеспечения безопасности и федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в области противодействия техническим разведкам и технической защиты информации, а также требований по проведению контроля выполнения указанных требований по информационной безопасности, в том числе в форме аудита безопасности;
- возможность хранения документов по месту нахождения исполнительного органа и в иных местах, установленных Уставом либо иным локальным нормативным актом; возможность хранения корпоративных документов в электронном виде;
- установлены требования к процедуре передачи электронных документов организации на хранение в общероссийский архив электронных документов, либо в иной государственный (муниципальный) архив, имеющий соответствующие технические и технологические возможности;
- исключены коллизии в определении понятия «электронного документа» между ГК РФ и ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»;
- установлена обязанность организаций и государственных органов принимать документы в виде электронных документов и/или электронных дубликатов документов; исключена обязанность гражданина предоставлять уже выданные ранее гос. органом оригиналы (копии) документов, необходимые для предоставления государственных услуг.
Разработка проектов федеральных законов в части унификации правил подачи исковых заявлений, жалоб, ходатайств, а также иных заявлений и ходатайств в электронной форме, а также допустимости электронных доказательств.
Плановый срок принятия изменений: 05.2019 г.
Ожидается, что будут устранены правовые ограничения на электронный документооборот посредством:
- установления порядка электронного, в том числе автоматизированного, взаимодействия между участниками процесса, судами и Федеральной службой судебных приставов, а также иными органами и организациями при исполнении судебного решения
- унификации положений процессуальных кодексов в части возможности представления в суд доказательств в электронной форме (в т.ч. при совершении таких действий в сети «Интернет», по сетям подвижной связи и т.п.);
Разработка проекта федерального закона в части установления правового статуса электронных систем фиксации юридических фактов.
Плановый срок принятия изменений: 06.2019 г.
Ожидается, что будут
- определены функции электронных систем независимой фиксации юридических фактов как третьей доверенной стороны (в т.ч. с помощью технологий распределенных реестров и т.п.)
Коммментарии:
Кроме того, в проекте плана предусмотрены мероприятия, которые могут дать толчок к появлению большого количества документов, которые могут вестись в электронном виде. В частности, это:
- контракты
- финансовые и банковские документы
- конструкторская и эксплуатационная документация
- нотариальные документы
- товаросопроводительные документы и документы, опосредующие перевозку и прием и передачу товаров.
Таким образом уже существующая задача организации хранения ЭД в компаниях может получить дополнительный импульс. И готовиться к ее решению стоит уже сейчас.
При этом особенный интерес для лиц заинтересованных в решении задач долговременного хранения ЭД, в т.ч. для разработчиков информационных систем управления документами, представляет п.2. Хочется верить, что запланированные мероприятия будут проведены качественно и помогут уточнить требования и закрыть существующие пробелы в нормативной базе.
Планы Росархива
Теперь, рассмотрим «План научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ на 2018 год» Росархива. В план включено 11 тем. Наиболее интересными из которых, с точки зрения решения задач долговременного хранения ЭД, являются:
- Подготовка проекта Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях.
- Подготовка проекта «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков хранения» и инструкции по его применению.
- Подготовка аналитического обзора «Исследование международных стандартов и проектов международных стандартов ИСО и других материалов по управлению документами за 2017 год, определение целесообразности разработки на их основе соответствующих национальных стандартов Российской Федерации».
- Исследование и анализ зарубежной периодической литературы, материалов официальных интернет-сайтов, конференций, международных научных проектов по проблемам электронного документооборота и электронных документов.
Комментарии:
Особенный интерес представляют п. 1. и п. 2.
Выше уже говорилось, о том, что существующие «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов» практически не учитывают особенностей хранения ЭД. Возможно, что и эта ситуация будет исправлена.
Росархив указан в качестве одного из ответственных по «Разработке проекта федерального закона в части уточнения понятия электронного документа, определения процедур хранения документов, в том числе электронных, использования и хранения электронного дубликата (электронного образа) документа» по программе «Цифровая экономика Российской Федерации» и логично ожидать, что требования, которые будут сформулированы при подготовке проектов ФЗ найдут свое отражение в «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов». При этом настораживает отсутствие привязки этих работ к плану работ по программе «Цифровая экономика Российской Федерации».
Источник: ECM-Journal
