Движение персонала в эпоху КЭДО

Штат сотрудников всегда находится в динамике: одни поступают на работу, другие меняют должности и отделы, выходят на пенсию, увольняются. Все изменения профессионального состава организации — это и есть движение персонала.

Поле для цифровизации

Постоянные перемещения кадров создают море рутины для HR-специалистов: нужно оформлять трудовые договоры, выпускать приказы о приёме и увольнении, знакомить работников с регламентами и локальными нормативными актами.

Чтобы снизить экономические и трудозатраты, компании всё чаще переводят документы и процессы в «цифру». Ещё в ноябре 2021 года был принят 377-ФЗ, закрепляющий возможность ведения кадрового электронного документооборота (КЭДО).

Сегодня у предприятий есть всё необходимое для цифрового управления движением персонала: «зелёный свет» от Трудового Кодекса, зрелый рынок отечественных ИТ-решений, а также успешные примеры внедрения КЭДО в российских компаниях.

Движение кадров без бумаги

Выделяют две формы движения персонала в организации. Внешнее включает приём на работу или увольнение (уход в декретный отпуск, выход на пенсию), то есть то, что влияет на численность сотрудников.

Специалисты также могут перемещаться в рамках одной компании — это внутреннее движение персонала. Причинами могут быть:

• переход в другой отдел, вызванный сменой интересов работника или получением новых навыков;
• изменение разряда или категории после аттестации или подтверждения квалификации;
• карьерный рост, перевод на руководящую позицию.

Все эти процессы генерируют большое количество документов. К счастью, почти все из них закон позволяет перевести в цифровой вид. Для подписания некоторых из них потребуется усиленная квалифицированная или неквалифицированная электронная подпись (УКЭП или УНЭП).

Таким образом, на бумаге в обязательном порядке остаётся только приказ об увольнении. Для всего остального можно использовать ЭП, а приказ о приёме на работу можно не издавать вообще — это напрямую разрешает 377-ФЗ.

Движение персонала в организации по-новому

Избавиться от кипы бумаг, конечно, приятно, но вы пробовали переводить в «цифру» ещё и кадровые процессы? Рассмотрим, какие проблемы поможет решить масштабная цифровизация в этой сфере.

Персонал «под присмотром» системы

В отделе продаж или в маркетинге цифровыми инструментами уже никого не удивишь, при этом далеко не все кадровые службы перешли на HRM-системы (от англ. Human Resource Management — «управление человеческими ресурсами»).

Вот лишь несколько задач, которые сразу может закрыть HRM-система в области управления движением персонала:

• Ведение документов в электронном виде (КЭДО). В результате организация экономит не только на бумаге, но и на организации хранения и логистике.
• Онлайн-трудоустройство. ТК РФ разрешает оформлять новых сотрудников удалённо. Специалист получает доступ в личный кабинет, загружает фото документов для приёма на работу, подписывает трудовой договор электронной подписью.
• Отслеживание кадровых изменений. У работника истекает срок трудового договора? Система заранее оповестит об этом.
• Хранение документов в электронном виде в течение срока, предусмотренного законом — 75 лет и более.

Задание на оформление трудоустройства в HRM-системе

«Цифра» против текучести кадров

Учёт движения кадров — это не просто статистика ради красивых цифр. Без регулярного наблюдения за показателями в динамике невозможны долгосрочное планирование потребности в специалистах и грамотное управление текучестью штата.

Учёт движения персонала опирается на HR-метрики, среди которых:

• оборот кадров — все специалисты, которые поступили в компанию и были уволены за определенный период;
• постоянство коллектива — разница между количеством сотрудников на начало анализируемого периода и числом уволившихся работников;
• коэффициент текучести кадров — отношение числа уволенных к среднесписочной численности предприятия.

В каждой сфере есть свои нормы и средние значения этого коэффициента. Например, в розничной торговле текучка всегда выше, чем в банковском секторе или госучреждениях.

Мониторинг и визуализацию HR-метрик можно организовать в HRM-системе или уже внедрённой информационной системе работодателя. Программа возьмёт на себя сбор аналитики и отобразит её в формате виджетов текучести персонала, причин увольнений, индекса лояльности и т.д.

Ещё одна важная функция HRM — прогнозирование оттока сотрудников. Отслеживая лояльность, внутреннюю мотивацию, стаж работы и т.д., можно заранее просчитать риски избыточной текучести кадров.

Не тренд, а необходимость

Будущее управления движением персонала — это совмещение КЭДО и цифровизации кадровых процессов в одной многофункциональной HRM-системе. Такой подход не только снизит стоимость привлечения и удержания каждого работника, но и оптимизирует труд HR-специалистов.

 

Особенно цифровизация кадровых процессов актуальна для территориально распределенных компаний, а также для предприятий с большой текучестью персонала. Постоянный приём и увольнение работников создают огромный поток документов и требуют штата HR-специалистов. Цифровое взаимодействие снижает накладные расходы на кадровую рутину. Речь идёт не только о переводе документов из бумаги в электронный вид, но о цифровизации бизнес-процессов, чтобы исключить все однотипные и трудоёмкие операции.

Артём Пермяков
директор по развитию Directum