«Дороги и Мосты» ускорили документооборот
с помощью ИИ-сервисов Directum RX

О компании

АО «Дороги и Мосты» (АО «ДиМ») — крупнейшая в России диверсифицированная компания на рынке строительства объектов транспортной инфраструктуры, входит в Группу компаний «Нацпроектстрой». Производственная база и технологический уровень организации обеспечивают полный спектр работ и услуг в инфраструктурном строительстве.

Предыстория проекта

Компания «Дороги и Мосты» каждый день получает большое количество входящей корреспонденции от партнеров, дочерних компаний, госорганов и других участников рынка. Также внутри организации постоянно формируются служебные записки, приказы, управленческие документы и т.д.

Раньше сотрудники Аппарата управления Генерального директора (АУГД) вручную регистрировали эти документы, проводили их первичную обработку и направляли в нужные подразделения. Но с ростом объема документооборота становилось всё сложнее.

Цели и задачи

Ключевая цель «Дороги и Мосты» — цифровизировать делопроизводство, чтобы сделать процессы эффективнее и повысить исполнительскую дисциплину.

Компании было важно решить следующие задачи:

1. снизить количество бумажных документов, чтобы сократить затраты на их хранение и курьерскую доставку, ускорить поиск и редактирование;
2. привести к единому стандарту подходы к делопроизводству внутри холдинга, повысить прозрачность и управляемость документооборота, снизить риски несогласованности действий между подразделениями и филиалами;
3. сделать процессы согласования более гибкими и масштабируемыми, настраивать маршруты документов в зависимости от типа, отправителя, темы и уровня ответственности;
4. упростить обмен документами внутри холдинга и с контрагентами;
5. принимать управленческие решения на основе достоверной информации.

Реализацией проекта занимался партнер Directum — «МайТэк».

Решение

Для цифровизации делопроизводства компания «Дороги и Мосты» выбрала платформу Directum RX со встроенным искусственным интеллектом. Проект проходил в несколько этапов:

• Внедрили решение «Делопроизводство», чтобы работать в электронном виде со служебными записками, входящей и исходящей корреспонденцией, поручениями, приказами и распоряжениями.
• Запустили и дообучили ИИ-сервисы.
• Интегрировали систему с 1С:ЗУП.
• Настроили сквозную мультидоменную аутентификацию с использованием Active Directory.
• Обучили сотрудников и провели опытно-промышленную эксплуатацию.

Настройка ИИ-сервисов

После внедрения интеллектуальных инструментов их дообучили на реальных документах. Точность распознавания реквизитов достигла 80%. Остальные 20% — это сложные случаи: рукописный текст, нечеткое качество скан-копии, нетиповые форматы документов и т.д.

Благодаря ИИ-сервисам время на обработку корреспонденции сократилось на 70%. Сотрудникам не нужно вручную вносить данные, они только проверяют и корректируют информацию. Это освобождает от рутинных операций, значительно экономит время и ресурсы с учетом того, что ежемесячно в компанию поступает более 5 тыс. документов.

Интеграция с 1С:ЗУП

Она требовалась, чтобы быстро и удобно перенести организационную структуру компании в другие системы. Интеграцию настроили с помощью стандартных сервисов Directum RX.

Мультидоменная аутентификация

Сквозная аутентификация на базе Active Directory и протокола Kerberos стала одним из самых методологически сложных этапов. В компании мультидоменная инфраструктура с нетиповой архитектурой, то есть пользовательский и бизнес-критичный периметр находится в одном домене, а прикладные и инфраструктурные сервисы — в изолированном сегменте.

Слаженная работа компаний «Дороги и Мосты» и «МайТэк» помогла качественно проработать архитектурное решение, обеспечить единый вход и защищенный доступ пользователей к системе.

Кросс-функциональное подчинение

В компании столкнулись с типичной для крупного бизнеса ситуацией: по формальной оргструктуре сотрудник подчиняется одному руководителю, но фактически по задачам и согласованиям отчитывается перед другим. Чтобы сократить ручную работу и избежать ошибок, команда внедрения:

• разработала вычисляемую роль «Руководитель по иерархии», которая определяется через поле «Головное подразделение». Это помогает безошибочно маршрутизировать поток задач и ограничивать участников согласования;
• добавила статичную роль «Руководитель высшего звена». В нее включили сотрудников, которых не нужно привлекать к согласованию по иерархии.

Обучение работе с системой

Когда все настройки завершились, пользователей познакомили с возможностями платформы Directum RX. В течение 5 дней обучение прошли более 1 тыс. сотрудников. Затем они осваивали новые инструменты. В процессе опытно-промышленной эксплуатации (ОПЭ) работники получили более 1,1 тыс. консультаций.

Итоги проекта

С помощью системы компания автоматизировала свыше 1,5 тыс. рабочих мест. Благодаря цифровизации процессы стали эффективнее:

• сформировалась единая точка входа для документации;
• на 70% сократилось среднее время обработки входящих документов за счет автоматизации процессов согласования, утверждения и архивирования;
• точность распознавания реквизитов с помощью ИИ составила 80%;
• повысилась прозрачность процессов — появился сквозной учет, автоматически формируются аудиторские следы, можно в реальном времени контролировать сроки поручений и отслеживать статус документов;
• сотрудники стали использовать меньше бумаги, компания экономит около 28 тыс. листов в месяц;
• сократились затраты на расходные материалы для офисной техники и аренду площадей для архива;
• за 1,5 месяца ОПЭ через систему прошло более 23,5 тыс. документов.

Планы по развитию

Точность распознавания фактов будет расти: ИИ-сервисы регулярно дообучаются на реальных примерах и документах.

Компания планирует развивать систему. Например, рассматривается предложение от сотрудников использовать ИИ, чтобы формировать ответы на типовые запросы.

Исполнитель

ООО «МайТэк» — аккредитованная ИТ-компания, партнер Directum c 2010 года. C 2014 года — Генеральный партнер, центр сертифицированного обучения и сертифицированный партнер-разработчик.